Читайте также:
|
· Первое, на что всегда обращается внимание, - стоимость и время создания документа. Стоимость и время, затрачиваемое на создание бумажного документа, превосходят (как правило, значительно) соответствующие показатели для электронных документов. Но у факторов времени и стоимости есть и положительная сторона - они служат естественными регуляторами, можно даже сказать - ограничителями общего количества исполняемых документов. В большинстве случаев на бумаге появляется только необходимый для данной организации документ. Причем достаточно высокого качества. Объем электронного документооборота уже сейчас избыточен и, к сожалению, очень быстро растет.
Пример: Менеджер уровня начальника отдела в средней производственно-сбытовой компании получает по электронной почте около сотни писем в день на служебные темы (исключая явный спам). Только половина из них имеет прямое отношение к его деятельности. Но каждое письмо требует, как минимум, прочтения, принятия решения и хотя бы короткого ответа. По две минуты на письмо - 200 минут в день. Из них 100 минут – потерянного времени. А на самом деле - много больше.
Пример: Пользуясь простотой и дешевизной исполнения электронного документа, менеджеры зачастую вместо того, чтобы решить тот или иной вопрос самостоятельно, предпочитают вынести его на обсуждение в рабочую группу или даже переложить решение на плечи руководства. http://abelomorov.livejournal.com/1542.html
· Бумажный документ, безусловно, уступает электронному в скорости доставки, удобстве архивирования и поиска, а также в обеспечении коллективного доступа.
· К достоинствам бумажного документа можно отнести его самодостаточность (для его использования не требуются никакие технические средства, подверженные сбоям, поломкам).
· «Безбумажный» документооборот имеет одно весомое преимущество, которое может склонить чашу весов в его пользу. Правда, к сожалению, это преимущество почти никогда не называется. Дело в том, что с помощью электронного документооборота довольно просто сделать принятие управленческих решений абсолютно «прозрачным», тем самым, повысив степень ответственности управленцев за принятые решения и исключив возможный произвол.
Термин «документооборот» может быть применен к любому виду деятельности, связанному с подготовкой и обработкой документов: архивному делу, законодательной деятельности, разработке конструкторской и технологической документации на изделия. Специфика документооборота в каждой из сфер неизбежно отражается на системах его автоматизации, в каждой области создаются специализированные программные продукты.
Обычно, говоря о системах управления документооборотом (docflow), имеют в виду офисное/канцелярское делопроизводство в плане осуществления управленческой деятельности - приказы, служебные записки, входящую и исходящую корреспонденцию. Системы docflow отвечают за хранение, поиск и представление информации различного типа (электронные документы, сканированные образы, факсы и т.д.). В качестве примеров таких систем можно привести такие продукты, как IBM Lotus Notes (IBM Corp.), DOCS OPEN (PC DOCS Inc.), Intranet: Docflow на платформе Microsoft SharePoint 2010, а также отечественные разработки типа "Эффект-Офис" (компания Гарант-Интернэшнл, г. С-Петербург), Fox Manager – ISO 9001 DocFlow (ООО НПФ Анна-Кю.Ри), 1С:Документооборот (1С).
Пример: С 1995 года активно работает независимый информационный портал DOCFLOW.ru http://www.docflow.ru/. На портале размещены материалы по теме электронного документооборота и смежным тематикам. Вниманию читателей представлены актуальные новости участников рынка, описания успешных внедрений, аналитические обзоры, каталоги компаний и продуктов. Ежегодно портал организует различные отраслевые мероприятия – конференции, выставки и форумы. Также вниманию пользователей предоставляются обучающие курсы ЕСМ Practitioner, в рамках программы освещены стратегии, инструменты и технологии для извлечения, хранения, организации, обеспечения сохранности и предоставления информации, необходимой в бизнес-процессах.
Основные преимущества использования docflow в организации:
1. Значительное упрощение технической стороны разработки документов и их публикации.
2. Ускорение доставки документов заинтересованным лицам.
3. Выход работы с архивами на качественно новый уровень, обеспечивающий быстрый и эффективный поиск документов.
4. Исчезновение ограничений на коллективный доступ к документу.
Со временем, при благоприятном развитиисистемы управления документооборотом вырастают в системы управления деловыми процессами (workflow). Системы управления деловыми процессами (workflow) более широкое понятие электронного документооборота, включающие в себя комплекс программ docflow. Т.е. электронный документооборот может реализовываться с помощью docflow-систем (более дешевый, простой в плане внедрения и освоения, но менее эффективный вариант). Workflow – новый уровень реализации электронного документооборота. Примерами систем управления деловыми процессам могут служить Windows Workflow Foundation (Microsoft), Proficy® Workflo (GE Fanuc Intelligent Platforms ),IBM Lotus Workflow (IBM Corp.) или Action WorkFlow (Action Technologies Inc.); отечественные разработки – система "Кодекс: Документооборот" (консорциум Кодекс, г.С-Петербург), Инталев:Бизнес-процессы (ГК Инталев).
Основные свойства систем workflow и их влияние на работу организации:
1. Наличие средств анализа деловых процессов. Такие средства позволяют описать существующие деловые процессы, проанализировать их, оптимизировать и автоматизировать, используя системы управления документооборотом.
2. Средства графического описания деловых процессов. Позволяют создавать описания процессов быстро, наглядно, с максимальным использованием ранее разработанных и проверенных описаний деловых процессов – возможно, созданных разными разработчиками.
3. Присутствие средств для проверки соответствия описаний процессов реалиям деловой практики в организации. Очевидно, что важно устранить максимально возможное количество ошибок до того, как новые правила работы будут внедрены в организации.
4. Инструменты документирования процессов. Специалист, получив задание, должен иметь не только все данные, необходимые для его выполнения, но и описание действий, которые надо предпринять для выполнения этой работы. Наличие средств документирования позволит сократить расходы на обучение, и поручать задание любому сотруднику, обладающему соответствующей квалификацией и навыками.
5. Элементы управления персоналом. Задание может быть направленно, как определенному специалисту, так и целому подразделению или организации. Есть возможность назначения заместителей для определенных исполнителей, что позволяет избегать остановки процессов в случаях планового или внезапного отсутствия основного исполнителя.
6. Мониторинг и контроль. Средства мониторинга позволяют в любой момент времени определить, на какой стадии выполнения находится тот или иной деловой процесс и кто является исполнителем задания. Средства контроля позволяют авторизованным сотрудникам просматривать списки заданий подчиненных, перераспределять задания с целью оптимизации загрузки исполнителей, а также получать извещения о нарушении сроков выполнения отдельных заданий.
7. Интеграция с прикладными программами. Очевидно, что система управления деловыми процессами будет внедряться не на пустом месте. В организации уже используются какие-то прикладные программы – от стандартных текстовых редакторов и электронных таблиц до специально разработанных приложений. Система управления документооборотом не ставит своей целью полную замену или устранение этих приложении, – скорее всего, эти приложения останутся неизменными. Важно предоставить инструментарий, который позволит использовать старые приложения в новой рабочей среде с минимальными затратами на программирование интерфейсов.
8. Соответствие стандартам. Это свойство особенно важно для тех организаций, которые опасаются зависимости от одного поставщика и стремятся к максимальному использованию преимуществ открытых систем. В сфере документооборота стандарты определяются Международной коалицией по документообороту – Workflow Management Coalition (WFMC). На сегодня Коалиция объединяет свыше 150 организаций – разработчиков и пользователей систем управления документооборотом.
Особенности документооборота в финансовом и бухгалтерском аспектах.
Характерной чертой финансово-хозяйственной деятельности является то, что почти каждая операция сопровождается оформлением документов: выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, сдача работ - актом приемки, выдача со склада - накладной. Эти документы - «первичные учетные документы» - далее могут обрабатываться: на них ставят подписи и печати, наносят отметки (штампы) об оплате или получении, регистрируют в различных книгах или журналах учета. Полностью оформленные первичные документы становятся подтверждением «фактов хозяйственной жизни». Извлеченные из документов показатели суммируются в различных отчетах.. В финале обработки первичные документы брошюруются и отправляются в архив бухгалтерии, где должны храниться в течение установленного срока.
Если брать не офисный документооборот предприятия в целом, а именно финансовую, бухгалтерскую документацию и рассматривать документооборот здесь, то можно отметить следующие характерные черты:
§ документы представляют собой не тексты, а установленного вида бланки с занесенными в них показателями - наименованиями, кодами, датами, числами;
§ финансовым, бухгалтерским и товарным документам не свойственно наличие нескольких редакций, наоборот, исправления обычно недопустимы;
§ для финансового документооборота характерно не столько последовательное прохождение одним документом различных этапов обработки (регистрация, визирование и т. п.), сколько последовательное создание на основании одного документа второго, на основании второго - третьего (на основании договора выписывается счет, на основании счета - накладная и т. д.).
Эти особенности учитывают системы автоматизации финансовой деятельности, рассматриваемые с точки зрения поддержки документооборота:
§ документы хранятся не в виде визуальных образов, текстовых или графических объектов, а в виде учетных записей в специальных регистрах системы, например, в журналах (журнал платежей, журнал складских операций и т. д.);
§ исчезает необходимость в создании и хранении формализованных описаний документов (формуляров): учетная запись, которая содержит все нужные для работы показатели документа, и является формуляром;
§ в состав системы включаются автоматизированные функции поддержки создания документов на основании других документов.
Раньше программное обеспечение, поддерживающее финансово-хозяйственную деятельность, - системы бухгалтерского, складского учета и т. п., - рассматривалось исключительно как средство автоматизации учетных функций, а не потоков документов. Однако изменение подхода позволило поднять их возможности на качественно иной уровень. В своем развитии эти системы прошли ряд этапов; если на первых порах они ограничивались лишь расчетными функциями, то затем стали включать в себя все более серьезные элементы документооборота. История применения компьютеров в финансово-хозяйственном документообороте позволяет условно выделить следующие их роли:
§ «арифмометр»: бумажный документооборот идет обычным порядком, компьютер используется для подсчета итогов по пачкам документов; итоги переписываются в бланки отчетов; вводимые данные в компьютере постоянно не хранятся;
§ «журнал учета»: в компьютер вводятся и сохраняются в виде учетных записей отдельные характеристики документов (сумма, количество, дата); компьютер используется для печати реестров документов, формирования установленных форм отчетности и справок;
§ «печатная машинка»: компьютер начинает использоваться для подготовки первичных документов - печати платежных поручений, счетов, актов и т. п.;
§ «посыльный»: компьютер используется для пересылки электронных версий документов бизнес-партнерам, в банки, государственные органы; бумажный документооборот при этом дублируется, но не отменяется;
§ «автомат по продаже»: компьютер через Интернет принимает заказ, выписывает счет, фиксирует оплату, инициирует исполнение заказа. На последнем этапе, по сути, имеет место переход от непосредственно электронного документооборота к электронному офису в более сложной трактовке.
Внедрение электронного документооборота на предприятии
Попытаемся определить порядок внедрения систем управления документооборотом в организации. Внедрение обычно начинается с анализа существующих процессов. Современные методики и средства позволяют представить деловые процессы в виде схем, причем с помощью соответствующих программных продуктов (Process Modeler) эти схемы впоследствии могут быть преобразованы в описания деловых процедур.
Схемы анализируются с прицелом на оптимизацию деловых процессов и соответствующие изменения в работе организации. Внедрение системы обычно происходит в два этапа. На первом (пилотном) система устанавливается и эксплуатируется в нескольких подразделениях. Пилотный этап позволяет определить большинство особенностей, присущих данной организации, подготовить администраторов процессов и дает возможность приобрести навыки обучения персонала. Администратор процессов оказывается в данном случае одной из центральных фигур – это специалист, в чьи обязанности входит контроль за "прохождением" процессов, их изменение в соответствии с меняющимися условиями работы, а также администрирование баз данных персонала, процессов и прикладных программ или управление работами такого рода. По окончании пилотного этапа система внедряется в остальных подразделениях организации. При этом существенно важными для успешного внедрения являются четкая постановка целей, сравнение достигнутых результатов с ожидаемыми и анализ причин несоответствия.
Современные тенденции в развитии офисной службы.
Если рассматривать общие тенденции, характерные для систем электронного документооборота, то можно выделить основные векторы развития:
· Во-первых, это постепенное перерастание электронного документооборота в системы управления бизнес-процессами и даже корпоративные ИС.
· Во-вторых, размытие границ между внешним и внутренним документооборотом. Ряд организаций активно применяет в своей работе CRM (полный цикл сопровождения потребителя) и SСM системы (полный цикл сопровождения поставщика). Кроме того, все заметнее влияние на организации электронной коммерции, особенно активно развиваются сектора B2B и B2C, многие бизнес-функции перемещаются в Интернет: интернет-магазины, Интернет-трейдинги, электроны платежи и т.д.
· В-третьих, в настоящее время на подходе переход от систем электронного документооборота к системам управления знаниями knowledge management. Системы управления знаниями решают вопросы создания на предприятии единого информационного пространства, организации групповой работы сотрудников для приобретения, представления и обмена знаниями, предоставления доступа к единой корпоративной базе знаний и создают условия для эффективного использования знаний сотрудников в общих интересах.
[1] Кстати построение пирамиды отчетности реализуется отдельным классом систем автоматизации финансово-хозяйственного документооборота.
Известно, что государственные организации регулярно готовят и представляют отчеты в вышестоящие ведомства. Это общая бухгалтерская отчетность, сведения о структуре, штатах и кадрах, а также отдельный для каждого министерства или комитета набор форм ведомственной статистической отчетности: в здравоохранении - о больных и их лечении, в образовании - об учащихся и преподавательской нагрузке и т.д. Дальше происходит следующее: вышестоящая организация на уровне муниципального образования, субъекта федерации или федерального министерства проверяет полученные отчеты на согласованность показателей (итог должен равняться сумме включенных в него строк, сравнительные показатели прошлого года - соответствовать прошлогоднему отчету и т. д.). Следующая важная процедура - сведение отчетов: отчеты собираются в группы по типам организаций (школы - к школам, больницы - к больницам) или по территориям, показатели отчетов суммируются по ячейкам, суммарные показатели вносят в те же самые бланки, только уже сводных отчетов. Сводные отчеты направляются в вышестоящую организацию следующей инстанции, где весь процесс повторяется.
Понятно, что проверить и свести сотни многостраничных отчетов - тяжелый труд. Но только для человека, а для компьютера - это идеальное занятие. Поэтому системы подготовки, проверки и сведения отчетности представляют узкий, отдельный класс систем автоматизации финансово-хозяйственного документооборота.
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 2164 | Нарушение авторских прав