VI. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию является завершающим этапом процесса делопроизводства.

Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов – создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов.

Значение и историческая ценность образующихся в деятельности каждого учреждения, организации и предприятия документов различны. Некоторые документы необходимы для оперативной работы с ними в течении ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственные устройства и общественную жизнь страны, имеют научно-историческое значение и должны постоянно храниться в государственных архивах.

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведении экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется:

1. положением об архивном фонде РФ;

2. основными правилами работы ведоственных архивов;

3. типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения;

4. номенклатурой дел производства.

Главной задачей комиссии является проведение ежегодного отбора документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится ЭК по "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденному руководителем Росархива 06.10.2000.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

Документы, поступившие из вышестоящих органов (инструкции, методики, правила, решения и т. п.), хранятся на предприятии до истечения их актуальности или замены новыми.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2004г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 г.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за, редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения (5 лет) истек.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 л., руководителей предприятия - постоянно.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: - документы, предназначенные для архивного хранения;

документы, подлежащие уничтожению;

документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

- переплести дело или прошить его в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнений крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.

Все дела, подготовленные для архивного хранения, делятся на две большие группы: -

- дела по основной (производственной) деятельности;

- дела по личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (цел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Опись составляется, как правило, на документы одного года, причем дела располагаются в ней по степени важности.

Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам, и опись состоит из годовых разделов, в которых дела, располагаются по степени важности.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: "Переписка за 1998 - 2000 гг. - 3 дела".

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив.

В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь – референт фирмы и отвечает за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т. д.

Предприятие может сократить срок хранения документов в свом ведомственном архиве до передачи их на хранение в случае:

- прекращения деятельности;

- нестабильности деятельности;

- отсутствие условий для хранения документов.

Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности и в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим) государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку.

По завершении экспертизы документы, отобранные для уничтожения, включаются в акт и по согласованию с ликвидационной комиссией уничтожаются.

В соответствии со статьей 21 "Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные лица, отвечающие за сохранность документов, несут уголовную, административную или иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Дата добавления: 2015-12-07