Читайте также:
|
I. Организация документооборота на предприятия.
С момент создания фирмы вся ее деятельность отражается в оформляемых документах. От Устава фирмы и бухгалтерского баланса до приказа о премировании – все документы играют важнейшую роль в деятельности фирмы.
От их своевременного создания и правильного оформления нередко зависит судьба всего дела. Спорные вопросы и конфликты, налоги и штрафы, проблемы авторского права, трудового стажа рассматриваются судами на основании документов. Аудиторы и налоговые инспекторы проверяют не только работу бухгалтерии фирмы, но и правильность оформления любых документов, регламентируемых правовыми актами.
При работе с документами необходимо руководствоватьсянормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам с учетом требований ГОСТ 6.30 – 97 «Унифицирование системы документации. Система организационно – распорядительной документации», типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ от 06.07.92, Гражданским кодексом РФ и КЗОТом РФ.
Это необходимо для того, чтобы документ был признан любым государственным органом.
Основные понятия делопроизводства:
Документ – носитель информации, текст или изображение, имеющее информационное значение.
Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами.
Дело – совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам и т. д.), помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.
Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение.
Степень совершенства технологической системы работ с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В крупных организациях, как правило, существует специальное структурное подразделение, главной задачей которого является централизованное документационное обеспечение управления. Называться оно может по-разному: управление делами, отдел документационного обеспечения (ОДО), общий отдел, канцелярия и т. п. В организациях, где объем документов не настолько велик, чтобы им занималось отдельное подразделение, делопроизводственные функции возлагаются на секретариат или секретаря руководителя организации.
В документационном обеспечении выделяют три основных группы документов:
- Входящие документы, поступившие в ОДО из внешних организаций;
- Исходящие документы, поступившие в ОДО из структурных подразделений для отправки во внешние организации;
- Внутренние документы, поступившие в ОДО из структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования внутри организации.
Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарь – референт должна принять к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с ответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение, разметку;
- регистрацию;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения;
- 
исполнение документов;
- подшивку документов в дела.
1. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все письма, за исключением личной корреспонденции и корреспонденцию с пометкой «Конфиденциально» (обрабатывается сотрудником, имеющим доступ к ней).
2. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов:
- направленные на рассмотрение руководителю предприятия;
- направленные непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
На рассмотрение руководства предприятия документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителей предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.
Обработка и передача документов исполнителями осуществляется в день их поступления. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию (исходящие документы).
- сортируют, упаковывают;
- оформляют как почтовые отправления и сдают в отделения связи.
Перед упаковкой необходимо проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. д.
Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подшивается работником службы и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщают и доводят до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
Дата добавления: 2015-12-07; просмотров: 208 | Нарушение авторских прав