Секретарская служба

Значение и задачи секретарской службы. Ни одно предприятие, ни одна фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность.

Любой руководитель нуждается в секретариате, берущем на себя его организационное и информационное обслуживание.

На небольших предприятиях эту работу выполняет секретарь или секретарь-референт, в крупных фирмах может создаваться секретариат, состоящий уже из нескольких работников.

В процессе развития административных служб были попытки сокращения секретарского персонала и организации на предприятиях централизованных секретарских служб. Однако этот опыт оказался неудачным и лишь подтвердил необходимость наличия секретаря при руководителе. Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы (офиса). Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов.

Слово секретарь (от лат. secretarius) первоначально означало доверенное лицо. В настоящее время в словарях слово секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Секретари — основная и наиболее многочисленная профессиональная группа конторских работников. Учитывая, что секретарь является своеобразным символом офиса, его «лицом», требования к этой категории работников в последнее время значительно изменились. Современный секретарь — это профессионал в управлении, высоквалифицированный помощник руководителя, его референт. i Европейская ассоциация профессиональных секретарей определила, что главная роль секретаря состоит в знании существа деятельности руководителя и умении значительную часть его работы взять на себя.Такойсекретарь может принимать решения, давать указания и представлять своего руководителя в различных управленческих ситуациях. Конечно, секретарь не вмешивается в компетенцию руководителя, но обеспечивает и подготавливает непосредственную подготовку решений.

Совсем недавно малопопулярная и низкооплачиваемая профессия секретаря стала ныне одной из самых престижных в России. На рынке труда она имеет постоянный спрос, а высокая заработная плата привела к работе секретаря людей с высшим образованием.

Основные функции секретаря. Функции секретаря и секретарской службы можно условно разделить на две группы. К первой относятся работы, связанные с делопроизводством и документированием, ко второй— бездокументное обслуживание и обеспечение процесса управления.

Среди этих функций:

• документирование процесса управления;

• оперативное размножение документов;

• ведение делопроизводства;

• обеспечение быстрой передачи информации;

• ведение архива;

• организация информационного обслуживания;

• планирование рабочего времени;

• ведение контроля по закрепленным направлениям деятельности

• организация всех видов коммуникаций;

• организация совещаний и обеспечение их работы.

Этот перечень может изменяться и дополняться в зависимости от специфики и масштабов деятельности предприятия и сложивше­гося в нем разделения труда.

Требования, предъявляемые к секретарской работе. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков. Как правило, секретарь-референт должен иметь высшее образование, обладать хорошими коммуникационными способ­ностями.

Сфера профессиональных знаний современного секретаря до­вольно широка. Он должен знать:

1) правовые основы управления:

• административное, трудовое и хозяйственное право;

• законодательно-нормативные акты, определяющие порядо» работы организации, фирмы того типа, где он работает.

2) организацию управления:

• систему органов власти и управления в стране и своем регионе;

• принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных предприятий и объединений;

• отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

• задачи, функции и структуру предприятия, в котором работает, его связи по вертикали и горизонтали;

3)основы менеджмента;

4)основы социальной психологии;

5)основы этики и эстетики;

6)делопроизводство и методы создания и оформления документом

7)бездокументное обслуживание;

8) архивное дело.

Секретарь должен уметь пользоваться современными средствами компьютерной техникой, базой данных и информацией через Интернет.

Все это должно содержаться в должностной инструкции секретаря-референта.

Деловые и личные качества секретаря. Работа секретаря отличается

быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью оперативного их решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому при приеме на работу в должности секретаря предъявляются определенные требования к деловым и личным качествам кандидата на замещение этой должности.

К деловым качествам относятся профессиональные навыки, в числе которых, помимо специального образования и практического опыта, умение принимать решение самостоятельно, в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не предан своей фирме, организации.

На одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны, способность проявлять дипломатичность в деловых контактах с партнерами и клиентами.

И личных качествах важное место отводится умению адаптироваться, быстро переключаться с одного вида работы на другой и способности одновременно выполнять несколько поручений.

Немалое значение имеет любезность, вежливость и доброжелательность по отношению к посетителям и сотрудникам. Отличи­тельным свойством секретаря должна быть самоорганизованность, стремление к профессиональному росту, коммуникабельность. Внешний вид секретаря должен привлекать опрятностью, умением одеваться, учитывая деловую обстановку.

Секретарь первый, с кем встречается посетитель, он последний, кого видят, покидая офис. Деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря, могут быть проверены тестированием.

Коммуникационные сферы секретаря-референта. Служебные коммуникации

составляют значительную долю профессиональных обязательств секретаря. Эти коммуникации реализуются в различных формах и проявляются как в непосредственном общении, так и в общении при помощи средств связи (рис. 4.1).

Поскольку основным предназначением секретаря является ор­ганизацонное и коммуникационное обеспечение труда руководителя, то очень важна эффективность коммуникаций «руководитель — сек­ретарь».

Успех таких коммуникаций определяет не только высокий про­фессиональный уровень секретаря, но и психологическая совмес­тимость с руководителем, умение постоянно поддерживать деловые отношения. Секретарь создает условия для нормальной и эффек­тивной работы руководителя, ограждает его от непроизводительных затрат рабочего времени, осуществляет планирование рабочего дня руководителя и обеспечивает выполнение запланированного. Сек­ретарь должен проявлять тактичное внимание к руководителю и за­боту о нем.

Секретарь в силу своих должностных обязанностей — связующее звено между руководителем и подчиненным ему персоналом. Поэтому именно от секретаря зависит создание и поддержание благоприятного климата в коллективе, главной задачей которого является выработка единой стратегии взаимодействия и организации эффективной со­вместной деятельности. Эффективным считается взаимодействие, при котором цели достигаются с наименьшими затратами времени и энергии, а само взаимодействие оставляет у его участников удов­летворение и желание сотрудничества. Такими целями руководству­ется секретарь, организуя контакты руководителя с подчиненными в виде еженедельного приема, различных бесед и совещаний, а также при передаче указаний и заданий.

Секретарь организует работу руководителя с посетителями, пла­нирует работу по их приему и готовит документы по каждому вопросу приема. Посещение руководителя осуществляется по предварительной записи. Секретарь должен хорошо знать, по каким вопросам посетители могут быть записаны на прием к руководителю, а по каким — к его заместителю. Секретарь ведет документирование результатов приема посетителей и контроль за исполнением принятых решений.

Секретарь обеспечивает внешние контакты руководителя — встре­чи с партнерами, телефонные переговоры, разнообразные деловые мероприятия и командировки. Секретарь берет на себя техническую сторону организации этих мероприятий. Все встречи с партнерами должны быть четко организованы — по телефону достигается дого­воренность о времени и цели встречи, подготавливается необходи­мая для этого информация, уточняется время и место встречи, обеспечивается транспорт и пр.

Подготовка и организация деловых поездок руководителя включает в себя разработку программы командировки, подбор нужных для нее документов,заказ гостиницы, решение транспортных проблем.

Программа командировки составляется вместе с руководителем. И программе указываются организации, отделы, лица и время встре­ча с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с кото­рыми предстоит встреча.

Секретарь-референт может подготовить документы для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки.

На секретаря фирмы часто ложится обязанность подготовки слу­женных командировок и сотрудников. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, ре­гистрирует их в журнале. По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подбирать необходимые докумен­ты для командировки.

Особое место в коммуникационной сфере секретаря принадле­жит телефонным переговорам. Можно сказать, что фирма для многих клиентов и партнеров начинается с того, как им ответили потелефо­ну в офисе. Работа секретаря с телефоном составляет значительную и ответственную часть его обязанностей.

Телефонным переговорам обязательно должен предшествовать подготовительный этап, включающий в себя следующие операции:

• установление именно того собеседника, который может решать нужные вопросы;

• установление его фамилии, имени, отчества, должности и номе­ра телефона;

• оставление плана беседы;

• подготовка необходимых для разговора информации и документов;.

• моделирование вариантов ответа на вопросы собеседника и возможных аргументов.

Обычная процедура служебного телефонного разговора должна иключать в себя определенные операции, к числу которых относятся:

1)момент установления связи, слова приветствия и представ­ление друг другу (первым должен представиться инициатор раз­говора);

2)введение собеседника в курс дела или суть проблемы, которая должна быть правильно сформулирована; очень важно, чтобы начало разговора было емким и энергичным;

3)обсуждение ситуации, ее аргументирование и комментарии, об­мен информацией оперативного значения;

4) ответы на вопросы;

5) заключительный этап (слова прощания) — по этикету эти слова первым должен произнести инициатор звонка.

При организации телефонных контактов руководителя секретарь должен знать список лиц, с которыми необходимо безусловно и не­замедлительно соединять руководителя, а на все остальные звонки секретарь отвечает самостоятельно или переадресует их заместите­лям руководителя в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Секретарь принимает и передает телефонограммы. Телефонограм­ма — это оперативное сообщение по телефону, текст которого обяза тельно документируется. В связи с этим следует знать правила состав­ления и оформления такого вида управленческого документа, как телефонограмма. Кроме того, при передаче текста телефонограммы сложные слова передавать при помощи разбивки по буквам, а пра­вильность записи следует проверять повторным чтением.

Рассмотренная в главе структура офиса включает функцио­нальные службы, характерные в основном для крупных и средних предпринимательских организаций и предприятий. В небольших организациях и малых предприятиях функции перечисленных служб выполняют обычно отдельные работники.

Контрольные вопросы

1. Что понимается под разделением и кооперацией управленческого труда как основы создания рациональной структуры аппарата

управления и четкого разграничения должностных обязанностей работников офиса?

2. Дайте оценку рациональности разделения труда и кооперации служащих путем исчисления коэффициента рациональности этих мероприятий.

3. Перечислите организационные формы документационного обеспе­чения управления.

4. Каковы функции и структура информационно-документационной службы офиса?

5. Расскажите о регламентации деятельности службы документа­ционного обеспечения управления. В чем заключается роль ин­струкции по делопроизводству как основного нормативного ак­та, регламентирующего технологию работы с документами в офисе?

6. Каковы состав, структура, задачи и функции других служб офиса?

Глава 5

Дата добавления: 2015-12-07