Административная служба и административная деятельность

Органом, осуществляющим администрирование на конкретном предприятии, является административная служба, функции кото­рой, по мнению Файоля, многочисленны. Именно административ­ная служба предвидит и подготавливает условия (финансовые, тор­говые и технические), в которых работает предприятие; именно она осуществляет управление персоналом и является инструментом, с помощью которого осуществляются взаимодействия как внутри са­мого предприятия, так и за его пределами.

Создание самостоятельных административных служб на пред­приятиях можно объяснить тем, что перегруженные работой предприниматели не могут одновременно руководить и осуществлять конторские исполнительские функции. Таким образом, админист­ративные службы возникли в процессе развития и усложнения процесса управления разрастающимися предприятиями. Проблема соз­дания административного органа возникает, когда руководи гель уже не в состоянии лично направлять и контролировать всю работу.

Особенностью административной деятельности является то, что сотрудники должны обладать целым рядом специальных характери­стик. Как правило, это облеченные доверием служащие, которым можно поручить работу, имеющую весьма конфиденциальный ха­рактер. С другой стороны, эта работа довольно часто может иметь рутинный, механический, повторяющийся характер.

Есть учреждения, в которых предоставление административных услуг — их основная производственная функция и административ­ные службы осуществляют главную, а не вспомогательную задачу. В качестве примера можно назвать банки и страховые компании.

Секрет разумно организованного и бесперебойно работающего предприятия заключается в правильном сочетании основных и вспомогательных функций. Только в этом случае административ­ные службы как вспомогательные органы могут функционировать на всех уровнях управления, начиная с самого высокого. На не­большом предприятии производственно-технические работы дают дополнительный эффект только тогда, когда общие усилия коор­динируются и когда связи расширяются благодаря деятельности административной службы, даже если она состоит всего из одного служащего.

Одной из трудностей деятельности административных служб яв­ляется то, что административная исполнительская деятельность осу­ществляется изолированной группой функций, входящей в состав основных служб, или самостоятельных подразделений. Каждая группа и каждая служба создают свои собственные конторские работы, свое делопроизводство.

Однако с того момента, когда предприятие достигает определеннойступени эволюции, становится целесообразным эти рассеянные по различным подразделениям вспомогательные виды деятельностисгруппировать в одну функцию и организационно оформить ее. Здесь представляется возможность увидеть процесс функционализации — создания новой функции. Это один из самых эффективных способов поднять значение новой функции, которой ранее пренебрегали, но в силу самых разных обстоятельств она начинает играть важную роль.

Преимущества функционализации представляют собой возмож­ность более четкого определения различных работ, поручения их соответствующему персоналу, концентрации этих работ в опреде­ленном месте, механизации операций и совершенствования оплаты труда в соответствии с его фактической производительностью. В ре­зультате одним из основных преимуществ и достижений функцио­нализации является улучшение координации и совершенствование структуры предприятия.

На высшей стадии функционализации административных служб функцию конторы предприятия следует рассматривать как совершен­но автономную, находящуюся на более высокой стадии развития и имеющую свои проблемы организации, персонала и др. В данном процессе функционализации содержится также начало стандартиза­ции и нормализации административной деятельности. Это необхо­димое и обязательное условие развития современного предприятия.

Характер административной деятельности. Когда впервые слышат об
административной службе, прежде всего представляют контору. Все
появившиеся в разное время термины — «контора», «администрация», «административные органы», «административный отдел»,
«служба» — для обывателя означают одно и то же. Но для предпринимателя и директора вопрос о роли административных служб более
сложен. С промышленной и научной революцией возникла гибкая и
подвижная система распределения функций, появилось множество
служб и отделов, возникли различные категории служащих. Это произошло потому, что в современном хозяйстве решение любой проблемы требует целой серии распоряжений, конкретных действий,
передачи информации, ее регистрации и получения различных сведений. Выявилась потребность в таком инструменте управления, который может сохранить мысль, не искажая ее. Таким вспомогательным средством служит административный документ, являющийся носителем направляющей мысли и распоряжений. Его роль движущей силы ощущается во всех отделах предприятия. Задача админи­стративных служб заключается в том, чтобы передавать решения посредством письменных документов, а иногда устно.

Деятельность административных служб характеризуется тем, что «...совершается кругооборот административной документации, кото­рый осуществляет связи и координацию, между различными служба­ми всего, что необходимо в высшей степени...» (Жан Обер-Крис).

Деятельность административных служб, по Кендэ, производится в следующих четырех главных направлениях:

1) регистрация информации, что выражается в создании и рас­пределении документов, необходимых для того, чтобы быть в курсе текущих дел. Такие документы закрепляют познание определенных фактов. В этом состоит деятельность клерка — «писаря»;

2) обработка данных о состоянии деятельности хозяйства, как выполняются его функции. Здесь осуществляется работа бухгалтеров, статистиков;

3) классификация и хранение результатов деятельности кон гор. Это функция организации и ведения архивов.

4) охват внутренней и внешней связи хозяйства, обмен идеями (письменные или устные). Здесь — роль руководителей и служащих.

Контрольные вопросы

1. Перечислите субъекты управления в развитой экономике и рас­кройте их функции.

2. Отметьте ключевую роль менеджера в управлении.

3. Дайте классификацию менеджеров.

4. Раскройте структуру бизнеса. Охарактеризуйте типы предприни­мательских фирм.

5. Объясните смысл администрирования как самостоятельной функ­ции предприятия и ее двойственный характер.

6. Охарактеризуйте структуру администрирования как важнейшей функции управления фирмой.

7. Обоснуйте необходимость создания самостоятельной администра­тивной службы на предприятии, фирме.

8. В чем заключается процесс функционализации?

9. Что представляет собой характер административной деятельности?
10. Осветите основные этапы развития административной службы.

ГЛАВА 2

ОФИС В СОВРЕМЕННОЙ СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

С развитием рыночных отношений в России интерес общества к проблемам организации офисов и их управления значительно возрос.

В дорыночные времена считалось, что офисы в основном вы­полняли вспомогательные функции, являясь второстепенной обла­стью управленческой деятельности.

В настоящее время роль офиса в современной фирме стала по существу ведущей независимо от объемов и направлений ее деятель­ности.

Одновременно значительное увеличение масштабов управленче­ской деятельности, а также расходов на содержание аппарата управ­ления требует вносить изменения в вопросы организации офисов для повышения эффективности конторского труда.

Большое значение при этом приобретает применение новейших информационных технологий, оказывающих существенное влияние на модернизацию офисов.

Существуют различные толкования самого понятия «офис»: и как «служба», «услуга», «обязанность», и как «место, где осуществляются деловые операции», и как служебное помещение, в котором заняты преимущественно служащие (клерки).

В деловой практике общепризнанным является определение офиса как аналога понятий «административная служба», «контора» и, если обобщенно, «аппарат управления». При этом современные офисы создаются и функционируют в различных сферах деятельности — хозяйственной, политической, общественной, социальной и пр.

Имеются некоторые различия в понимании офиса как центра административной деятельности. В частности, для представителей малого бизнеса офис видится в основном как помещение для деловых операций, а для представителей более крупного бизнеса офис — не только помещение, но и символ престижа фирмы, где грудится дос­таточно большой управленческий персонал.

Во всех случаях офис представляет собой обособленную админи­стративную единицу, организующую управление фирмой и оказы­вающую различные услуги информационного, консультационного и иного характера, используя труд квалифицированных специалистов.

Дата добавления: 2015-12-07