Информационно-документационная служба офиса

Организационные формы документационного обеспечения управле­ния. Как уже отмечалось, документирование управленческой дея­тельности было одной из первых обособившихся и определившихся как офисная функций. С эволюцией административных служб и их функций можно предположить, что главенствующее место в них мо­жет занимать какая-либо другая функциональная служба, но доку­ментированию управления и организации работы с документами в любом случае следует уделять должное внимание.

На современном предприятии служба организации документаци­онного обеспечения управления (ДОУ) становится также настоящим информационным центром, а информационно-документационное обслуживание — главной обеспечивающей функцией управления, от которой зависят эффективность, оперативность и четкость дея­тельности любого предприятия.

Государственные нормативно-методические документы не регла­ментируют выбор организационной формы ДОУ. Это объясняется тем, что он зависит от многих факторов, характерных для условий работы данного предприятия — объема документооборота, степени технической оснащенности службы ДОУ, территориального размещения структурных подразделений предприятия, его структуры и др. Оценивая эти факторы, предприятие имеет возможность самостоятельно выбрать наиболее подходящую для него форму, определяющую оптимальную технологию работы с документами.

В научной и практической деятельности принято разделять три формы ДОУ — централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме обработка всех документов пред­приятия осуществляется в одном специализированном структурном подразделении (на крупном предприятии) или одним сотрудником (на небольшом предприятии). Этот участок работы является информационно-документационным центром предприятия, в котором выполняется полная обработка документов: получение, отправка, первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, организа­ция справочно-информационного обслуживания аппарата управле­ния, организация систематизации и хранения документов.

Централизованная форма ДОУ наиболее рациональна. Ее пре­имущество заключается в том, что она позволяет снизить затраты, улучшить организацию труда, обеспечить специализацию и взаимо­заменяемость работников, более производительно использовать технические средства.

Децентрализованная форма организации ДОУ предполагает, что каждое структурное подразделение предприятия самостоятельно про­изводит весь технологический цикл работы с документами. Подобная форма в наибольшей степени подходит для предприятий с террито­риально-разобщенными структурными подразделениями, а также, когда документирование имеет специфические особенности и долж­но осуществляться непосредственно в структурных подразделениях.

Смешанная форма организации работы с документами является наиболее распространенной. В этом случае часть операции выпол­няетсяi централизованной службой ДОУ, а другая их часть — децентрализовано в подразделениях предприятия.

Функции структура информационно-документационной службы офиса. Основными функциями информационно-документационной службы предприятия (организации) являются:

• внедрение и введение унифицированных форм документов предприятия;

• экспедиционная обработка, регистрация документов и инфор­мационно-справочная работа по ним;

• организация своевременного рассмотрения поступающих до­кументов;

• контроль правильности оформления поступающих на подпись документов;

• контроль исполнения документов;

• организация машинописного изготовления, тиражирование и копирование документов;

• разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хра­нения дел и оперативного использования документной инфор­мации;

• контроль правильности формирования и оформления дел в под­разделениях предприятия;

• организация работы архива;

• разработка мероприятий по совершенствованию форм и мето­дов работы с документами;

• повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;

• организация рабочих мест и условий труда работников служ­бы ДОУ.

Под структурой информационно-документационной службы понимается состав ее внутренних подразделений, их подчиненность и взаимодействие между собой, а также между службой и аппаратом управления.

На практике имеет место значительный разнобой в названиях и внутренней организации службы ДОУ. В качестве такой службы мо­жет выступать секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документации и т.п.

Частичная регламентация названия и структуры подобных служб дана в Основных положениях государственной системы документационного обеспечения управления. Согласно им в службу ДОУ мо­жет включаться следующий типовой набор подразделений:

• секретариат — осуществляет предварительное рассмотрение и подготовку к докладу руководителю поступающей корреспон­денции по принципиально важным вопросам;

• группа электронного документооборота;

• протокольное бюро (группа) — осуществляет подготовку нор­мативно-распорядительных документов, писем, справок, их со­гласование, проводит анализ справок и докладов, готовит по ним заключение;

• экспедиция — ведет прием поступающих документов, сорти­рует их, распределяет по структурным подразделениям, ведет количественный учет поступающих и отправляемых докумен­тов, доставляет их в подразделения, обрабатывает и отправляет исходящие документы;

• подразделение по учету и регистрации документов — регист­рирует входящие, исходящие и внутренние документы; фор­мирует и ведет справочно-информационный фонд, проверяет правильность составления и оформления исходящих и внут­ренних документов;

• копировально-множительное бюро — осуществляет копирова­ние и тиражирование документов и их учет;

• отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств — разрабатывает и внедряет мероприя­тия по совершенствованию службы ДОУ, разрабатывает орга­низационно-методические документы, инструкции и т.п., ти­повые (трафаретные) письма; разрабатывает номенклатуру дел, перечни документов со сроками хранения; организует повышение квалификации работников службы ДОУ;

• группа контроля — осуществляет все операции по контролю и исполнению документов;

• архив — отвечает за учет, прием и хранение документов (оформленных дел), инструктирует подразделения по оформ­лению дел, подлежащих сдаче в архив, контролирует правиль­ность формирования, хранения и использования дел в подраз­делениях; готовит дела к передаче на постоянное хранение.

Кроме названных подразделений в состав службы ДОУ могут кключаться отдел защиты информации (особый или первый отдел), Отдел групп приказов и многие другие.

Регламентациия деятельности службы документационного обеспече­ния управления. Регламентация проводится при помощи норматив­ных, организационных и распорядительных документов (положе­ние, инструкция, правила, приказы распределения обязанностей).

Инструкция по делопроизводству — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок ра­боты с ними.

Инструкция составляется с учетом специфики деятельности предприятия. Основой для индивидуальной инструкции является Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (1993).

Инструкция включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения.

Раздел «Общие положения» содержит информацию о сфере распространения инструкции, ответственности за ее соблюдение и методическомобеспечении деятельности службы. Здесь же устанавливаются должности сотрудников, отвечающих за работу с документами.

Раздел «Документирование» определяет вопросы деятельности предприятия, подлежащие документированию, перечисляет виды и разновидности документов, используемых в деятельности предпри­ятия. Там же определяются общие правила подготовки, визирова­ния, согласования и утверждения документов, их порядок изготов­ления и размножения, правила оформления и заверения копий и приложений, правила использования и хранения бланков, печатей, штампов. В этом же разделе дается описание работы исполнителей с документами.

В разделе «Организация документооборота» устанавливаются правила приема, обработки, распределения документов организации, их транспортировки, приема и передачи от одного подразделения к другому, основные инстанции движения различных групп докумен­тов, правила учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» определяет организацию и осо­бенности регистрации отдельных групп документов, методику запол­нения регистрационных форм, порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» рассматриваются принципы построения информационных картотек, порядок систе­матизации справочных массивов и обеспечение их доступности.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» ус­танавливает категории документов, подлежащих контролю, порядок их постановки на контроль, технику контрольных операций, обя­занности исполнителей, порядок обобщения контрольных данных, информирование руководителей о результатах контроля.

В разделе «Оперативное хранение документов» определяются правила хранения дел в структурных подразделениях, правила разра­ботки номенклатуры дел, формирование документов в дела, система индексации дел.

Раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» определяет по­рядок проведения экспертизы ценности документов, правила подго­товки дел к архивному хранению, требования к описанию докумен­тов и порядок передачи дел в архив.

Приложения содержат иллюстративный и справочный материал к отдельным разделам инструкции по делопроизводству; схемы документопотоков, примеры оформления отдельных видов документов, образцы регистрационных форм, перечни контролируемых документов, формы их учета и т.п.

В составлении инструкции по делопроизводству участвуют ра­ин пики службы ДОУ и архива. Она согласовывается с юридической службой и утверждается приказом руководителя предприятия. Другим важнейшим в деле регламентации деятельности службы ДОУ документом является положение о службе ДОУ предпри­ятия. Примерное положение о такой службе прилагается (приложение 4.1).

Дата добавления: 2015-12-07