Изготовление конфиденциальных документов

Процедура приема черновика документа от исполнителя: а) получение руководителем участка изготовления документов от исполнителя бумажного черновика или учтенной дискеты (с бу­мажным экземпляром учетной карточки — описи документов, за­писанных на носителе) с черновиком подготовленного документа

или получение оформленного черновика по защищенной линии связи от компьютера исполнителя;

б) проверка наличия на черновике письменного разрешения на изготовление проекта документа, подписанного полномочным ру­ководителем;

в) проверка реального наличия на магнитном носителе (диске­те) черновика одного документа и соответствия его данным, ука­занным в бумажном экземпляре учетной карточки носителя, заве­рение соответствия росписями исполнителя и сотрудника участка;

г) проверка наличия всех реквизитов и частей документа, обо­значения фамилии исполнителя;

д)подсчет количества листов черновика;

е) внесение отметки о получении носителя (рабочей или стено­графической тетради, дискеты и т. п.) во внутреннюю опись доку­ментов, находящихся у исполнителя.

Процедура традиционной или автоматизированной регистра­ции черновика.

Традиционная регистрация проекта документа:

а) внесение исходных сведений о черновике в журнал учета черновиков и проектов документов;

б) резервирование машинописного номера (регистрационного номера этапа изготовления) проекта документа в контрольном журнале учета карточек подготовленных документов или опреде­ление этого номера по валовой картотеке учетных карточек (если на документ заполняются два экземпляра карточки); при исполь­зовании единой нумерации документов на участке изготовления и участке учета подготовленных документов — одновременное ре­зервирование аналогичного номера в контрольном журнале участ­ка учета подготовленных (изданных) документов;

в) проставление машинописного номера на титульном листе и(или) листах черновика (в электронный черновик документа учет­ный номер вносится с клавиатуры ЭВМ или автоматически), на чи­стом бланке учетной карточки подготовленного документа и в жур­нале учета черновиков и проектов документов;

г) изъятие листов черновика из спецблокнота и фиксирование изъятия каждого листа на корешке или в контрольном листе спецблокнота;

д)возврат спецблокнота исполнителю;

е) вкладывание в черновик или подкалывание к листам черно­вика пронумерованной учетной карточки подготовленного доку­мента;

ж)передача черновика документа для печати машинистке (опе­ратору ЭВМ) под роспись в журнале учета черновиков и проектов документов.

Автоматизированная регистрация проекта документа:

а) заполнение на экране ЭВМ учетной карточки подготовленно­го документа и внесение в карточку очередного единого порядково­го номера по участку изготовления и участку учета подготовлен­ных (изданных) документов;

б) автоматическое внесение новых сведений в электронную опись(контрольный журнал) учетных карточек подготовленных доку­ментов, проверка правильности внесенной записи;

в) проставление машинописного номера на листах черновика;

г) изъятие листов из спецблокнота, оформление изъятия на ко­решке (или в контрольном листе) спецблокнота, возвращение спецблокнота исполнителю;

д)распечатка на бумажном носителе страхового экземпляра учетной карточки подготовленного документа;

е) внесение отметки о распечатке в электронную учетную кар­точку документа;

ж)подтверждение подлинности бумажного экземпляра элект­ронной карточки росписью руководителя участка изготовления документов с проставлением печати и даты;

з) передача черновика для печатания оператору ЭВМ под рос­пись в бумажном экземпляре электронной учетной карточки;

и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи руководителя участка изготовления документов.

Процедура печатания и выдачи проекта документа исполнителю.

При традиционной регистрации проекта документа:

а) заполнение необходимых граф пронумерованной учетной карточки подготовленного документа;

б) печатание на пишущей машинке или с помощью персональ­ной ЭВМ текста и реквизитов документа с учетом требований госу­дарственного стандарта;

в) обозначение на нижнем поле напечатанного комплекта эк­земпляров каждого листа документа учетного (машинописного) но­мера;

г) обозначение на оборотной стороне последнего листа всех эк­земпляров документа учетного (машинописного) номера, грифа конфиденциальности, количества отпечатанных (изготовленных)экземпляров, при необходимости их целевого назначения, фами­лии исполнителя, индекса машинистки (оператора) и даты печата­ния (изготовления) документа;

д) передача отпечатанного проекта документа, черновика и учетной карточки руководителю участка изготовления доку­ментов;

е) проверка правильности и комплектности отпечатанного про­екта документа, его соответствия черновику;

ж) заполнение соответствующих граф в учетной карточке и роспись руководителя участка в карточке или журнале учета чер­новиков;

з) при изготовлении документа на дискете — внесение сведе­ний о нем в электронный и бумажный экземпляры учетной карточ­ки (описи документов) носителя, заверение записи в бумажном эк­земпляре карточки росписями руководителя участка и исполните­ля; при необходимости изготовление страховой копии документа на другой дискете;

и) проверка исполнителем комплектности и правильности изго­товления проекта документа, просмотр дискеты, если документ был изготовлен на этом носителе;

к) выдача исполнителю всех экземпляров проекта документа и черновика под роспись в учетной карточке подготовленного доку­мента;

л) передача учетной карточки (и дискеты со страховой копией проекта документа) на участок изданных документов (исходящий участок);

м) при журнальной системе учета документов — передача от­печатанного проекта документа и черновика на исходящий учас­ток для регистрации в журнале учета подготовленных документов;

н) при журнальной системе учета документов — выдача испол­нителю отпечатанного проекта документа и черновика под роспись в журнале учета подготовленных документов на исходящем участке.

При автоматизированной регистрации проекта документа:

а) печатание бумажного документа, оформление специфиче­ских реквизитов или изготовление документа на учтенной дискете;

б) передача отпечатанного документа и черновика руководите­лю участка изготовления документов;

в) при поступлении от исполнителя дискеты с подготовленным проектом документа (без черновика) или передачи готового проек­та документа по линии защищенной компьютерной связи — их ре­гистрация руководителем участка (без перепечатывания) с запол­нением указанных выше учетных форм;

г) проверка правильности и комплектности изготовленного проекта документа, его соответствия черновику;

д)заполнение соответствующих граф и зон электронного эк­земпляра учетной карточки подготовленного документа, простав­ление электронной подписи руководителя участка;

е) автоматическое внесение сведений об отпечатанном проекте документа в электронную опись документов, выданных конкрет­ным исполнителям;

ж)допечатка на принтере строки о выданном проекте докумен­та и черновике в традиционную внутреннюю опись документов, на­ходящихся у исполнителя; возвращение описи исполнителю;

з) допечатка на принтере информации, внесенной в электрон­ную учетную карточку, в бумажный экземпляр этой карточки, за­верение внесенных сведений росписью руководителем участка;

и) если документ изготовлен на дискете — внесение сведений о нем в электронный экземпляр учетной карточки (описи докумен­тов) носителя, автоматическая допечатка на принтере внесенной записи в бумажный экземпляр этой описи, заверение записи рос­писями руководителя участка и исполнителя; при необходимости изготовление страховой копии документа на другой дискете;

к) выдача исполнителю изготовленного проекта документа и черновика под роспись в бумажном экземпляре электронной учет­ной карточки; проверка исполнителем состава полученных доку­ментов, просмотр дискеты;

л) выдача исполнителю магнитного носителя (дискеты), содер­жащего черновик документа, вместе с бумажным экземпляром учетной карточки носителя (описью) и допечатанной в карточке отметкой об изготовлении проекта документа;

м) выдача исполнителю проекта документа, изготовленного с бумажного носителя на дискете, аналогично указанным выше пунктам;

н) передача исполнителю изготовленного проекта документа и черновика или возвращение ему зарегистрированного проекта до­кумента, полученных руководителем участка по линии, защищен­ной компьютерной связи, осуществляется также по этой линии связи с предварительной передачей исполнителем своей элект­ронной подписи, фиксированием ее в электронной учетной карточ­ке передаваемого документа и автоматическим внесением соответ­ствующей записи в электронную опись массива документов компью­тера исполнителя;

о) передача бумажного экземпляра учетной карточки подготов­ленного документа и электронной карточки на участок изданных документов;

п) уничтожение в базе данных компьютера участка изготовле­ния документов всех материалов по изготовлению данного доку­мента и самого документа, кроме записей в электронных описях;

р) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи руководителя участка изготовления документов.

Процедура перепечатывания отдельных листов и документа в целом:

а) получение от исполнителя отдельных листов или документа в целом для перепечатывания;

б) получение с участка изданных документов традиционной учетной карточки или электронной (на дискете или по линии защи­щенной компьютерной связи) и бумажного экземпляра электрон­ной учетной карточки подготовленного документа; внесение соот­ветствующих отметок в карточки и опись, контрольный журнал;

в) внесение отметок в учетные формы о перепечатывании от­дельных листов без изменения общего количества листов в доку­менте;

г) внесение отметок в учетные формы о перепечатывании отдель­ных листов с изменением общего количества листов в документе;

д) допечатка на принтере в бумажный экземпляр электронной учетной карточки соответствующих сведений, заверенных росписью руководителя участка изготовления документов;

е) заполнение новых учетных форм при полном перепечатыва­нии документа;

ж)внесение дополнений и изменений в электронную опись до­кументов, выданных конкретным исполнителям, допечатка необ­ходимых сведений в традиционную внутреннюю опись докумен­тов, находящихся у исполнителя;

з) выдача отдельных листов и документа исполнителю под рос­пись в бумажном экземпляре электронной учетной карточки;

и) возвращение традиционной или электронной учетной кар­точки и ее бумажного аналога на участок изданных документов;

к) уничтожение в базе данных участка изготовления докумен­тов всех материалов по перепечатыванию отдельных листов и до­кумента в целом, кроме записи в электронных описях;

л) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи руководителя участка изготовления документов.

Процедура снятия копий с документа, производства выписки и изготовления дополнительных экземпляров документа:

а) получение документа от исполнителя или от сотрудника со­ответствующего участка;

б) получение учетной карточки документа (традиционной или электронной и ее бумажного экземпляра) с соответствующего участка;

в) проверка наличия на документе разрешения полномочного руководителя на снятие копии или производство выписки, изго­товление дополнительных экземпляров документа;

г) внесение отметки о получении документа во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

д)выполнение на каждую копию или выписку операций про­цедур 2 и 3;

е) внесение отметки о снятии копии или производстве выписки в учетные формы основного документа;

ж)внесение отметки о дополнительно размноженных экземп­лярах в учетные формы основного документа;

з) внесение соответствующих отметок в основной документ;

и) внесение дополнений и изменений в электронную опись до­кументов, выданных конкретным исполнителям, допечатка необ­ходимых сведений во внутреннюю опись документов, находящих­ся у исполнителя;

к) выдача копии, выписки или дополнительно размноженных экземпляров исполнителю под роспись в традиционной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки выпис­ки, копии или основного документа;

л) возвращение исполнителю основного документа под роспись в учетной карточке документа или с уничтожением расписки;

м) возвращение сотруднику соответствующего участка учет­ных форм документов, а также основного документа и его учетной формы, если документ был получен не от исполнителя;

н) передача традиционной учетной карточки или электронной карточки и ее бумажного аналога, заполненных при изготовлении выписки или копии документа, на участок изданных документов;

о) уничтожение в базе данных компьютера участка изготовле­ния документов всех материалов по изготовлению копий, выписок и дополнительных экземпляров документа, кроме записей в элект­ронных описях;

п) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выпол­ненных операциях, проставление росписи руководителем участка изготовления документов.

Процедура передачи учетных карточек изготовленного доку­мента на участок изданных документов.

При традиционной регистрации проекта документа:

а) проверка соответствия сведений о подготовленном докумен­те в учетной карточке и контрольном журнале учета карточек;

б) проверка наличия росписи исполнителя в карточке за полу­ченный проект документа;

в) передача карточки сотруднику участка изданных документов;

г) уничтожение перепечатанных листов документа;

д)внесение отметки о новом местонахождении документа в конт­рольный журнал учета карточек.

При автоматизированной регистрации проекта документа: а) проверка правильности оформления электронной учетной карточки и ее бумажного аналога (распечатки), их соответствия;

б) проверка наличия росписи исполнителя за полученный про­ект документа в бумажном экземпляре учетной карточки;

в) проверка уничтожения в базе данных участка изготовления документов всех электронных документов и материалов, связан­ных с изготовлением документов, кроме записи в электронной опи­си учетных карточек документов и электронной описи документов, выданных исполнителям, внесение соответствующей отметки в бу­мажный экземпляр карточки, заверенной второй росписью;

г) уничтожение перепечатанных листов документа;

д)передача бумажного экземпляра электронной карточки со­труднику участка изданных документов, передача электронной карточки на компьютер этого участка;

е) внесение отметки о новом местонахождении карточки в элект­ронную опись учетных карточек участка изготовления документов;

ж)внесение в машинный журнал (протокол) обоих участков сведений о выполненных операциях, проставление росписей руко­водителей обоих участков.

Дата добавления: 2015-12-07