Учет поступивших пакетов и документов

В открытом делопроизводстве поступившие в фирму пакеты, конверты и другие почтовые отправления никогда не ставятся на индивидуальный учет, возможная утеря конверта с документами или некомплектность документа в конверте обычно не является предметом большого беспокойства. Иначе обстоит дело с поступа­ющими пакетами и конвертами, содержащими конфиденциальные документы. Задача правильной организации работы с пакетами и предотвращения реальной опасности несанкционированного озна­комления с документами в пути следования пакета или их утраты в результате вскрытия, утери, кражи пакетов, уничтожения или подмены документов становится актуальной. В основе решения этой задачи лежит выполнение комплекса технологических проце­дур, включающего: прием пакетов, учет пакетов, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов.

При выполнении указанного комплекса процедур осуществля­ются:

— вскры­тия пакета на пути его следования от отправителя до адресата;

— исключение случаев попадания в фирму пакетов и докумен­тов, принадлежащих другим организационным структурам, и раз­глашения их секретов;

— документированное удостоверение факта получения пакета с конфиденциальными документами от службы доставки с целью предотвращения утраты документов после вскрытия пакета;

— формирование исходной учетной базы для последующей ре­гистрации документов и фиксирования их местонахождения;

— учет документов, присланных во временное пользование (для согласования, ознакомления и т. п.);

— исключение возможности ознакомления работников службы КД с документами, составляющими особую ценность или имеющи­ми помету «Лично»;

— предотвращение утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов;

— контроль соответствия количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию;

— установление связи исходящего номера поступившего доку­мента с его регистрационным входящим номером и номером в пе­редаточной учетной форме (журнале);

— обеспечение проверки наличия документов, зарегистриро­ванных в пакетно-контрольном журнале (описи) учета пакетов.

Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия и незаконвертованные документы должны быть зарегистрированы в традици­онном или электронном журнале (описи) учета пакетов. Запись, сделанная в журнале, документирует факт доставки пакета или документа и является первоисточником, основанием для после­дующего контроля полноты состава зарегистрированных доку­ментов.

Графы журнала учета пакетов делятся на три зоны:

а) исходные сведения о пакетах (наименование и номер доставочного документа — реестра, расписки и др.; количество пакетов или незаконвертованных документов, экземпляров; подпись курь­ера, нарочного);

б) исходные сведения о документах (порядковый номер пакета или незаконвертованного документа; номер документа, указанный на пакете; откуда поступил документ; количество листов в доку­менте; входящий номер документа; подпись работника службы КД, подтверждающая получение пакета или документа, дата);

в) рабочие сведения (инвентарный или другой регистрационный номер документа; отметка о возврате ошибочно присланных доку­ментов; отметка об отправлении или возврате документов).

В фирме должен быть установлен порядок, при котором все паке­ты, конверты, а также незаконвертованные документы, поступаю­щие по любой линии связи (в том числе получаемые от посетителей), принимались бы только работником службы КД, а в некрупных фирмах — секретарем-референтом первого руководителя. Это связано, прежде всего, с трудностью выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции. Трудность состоит в том, что, как правило, на пакетах, конвертах и часто на самих до­кументах отправителем не ставится гриф конфиденциальности. Это объясняется не только сугубо индивидуальным подходом к при­своению информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа.

Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предваритель­ное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспон­денции фирмы выполняются указанным выше работником, хорошо знающим структуру фирмы, функции структурных подразделе­ний и сотрудников, состав конфиденциальной информации. Вскры­ваются все конверты (кроме имеющих помету «Лично»). Поступив­шие электронные документы первоначально вводятся в предвари­тельный массив компьютера этого работника с целью выполнения указанных выше процедур. Введение электронных документов, а также электронных аналогов бумажных документов до регистра­ции сразу в рабочий массив компьютера не допускается.

Изъятые из пакетов, конвертов поступившие документы работ­ник делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо помету ограничения доступа и не имеющие такой пометы. Документы вто­рой группы сравниваются с перечнем сведений, отнесенных к ка­тегории конфиденциальных. При совпадении содержания или его элементов, темы поступившего документа с одной из позиций пе­речня сотрудник ставит на документе гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности, срок его действия и условия снятия, указанные в перечне. Внесенные сведения заверя­ются росписью руководителя службы КД. Документы, отнесенные к категории конфиденциальных (в том числе электронные, факси­мильные и др.), вносятся в журнал (опись) учета пакетов с целью включения их в первичную систему обеспечения безопасности ин­формационных ресурсов фирмы. Документы, не содержащие кон­фиденциальных сведений, передаются для дальнейшей обработки сотруднику службы открытой документации. Если документ по­ступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда документ не входит в число конфиден­циальных для данной фирмы. Гриф может быть изменен лишь в сторону повышения уровня конфиденциальности. Фирма обяза­на защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридиче­ских и физических лиц, установивших с ней деловые контакты.

Следовательно, учет пакетов, конвертов и незаконвертованных документов является важным элементом обеспечения гарантиро­ванной сохранности поступивших документов и начальным этапом формирования их учетной базы.

Учет пакетов и незаконвертованных документов в технологи­ческом аспекте тесно связан с учетом поступивших (входящих) конфиденциальных документов. Учету подлежат все зарегистри­рованные в журнале (описи) учета пакетов конфиденциальные документы независимо от предполагаемого периода их конфиденциальности.

Карточка учета входящего документа включает следующие зоны:

а) зона исходных сведений о документе (входящий номер и гриф конфиденциальности; дата поступления; исходящий номер доку­мента и дата; количество листов основного документа и приложе­ний; откуда поступил; вид документа и его краткое содержание);

б) зона сведений о месте хранения документа (индекс дела, номера листов дела, росписи, подтверждающие правильность отметок о подшивке документа; отметки о проверках наличия документа);

в) зона сведений о местонахождении (движении) документа (кому выдан; количество листов основного документа и приложе­ний; роспись в получении и дата; роспись за возврат и дата; сведе­ния о движении первого экземпляра карточки; отметка о проверке закрытия всех позиций карточки);

г) зона сведений об отправке документа (куда направлен доку­мент; количество листов основного документа и приложений; наи­менование и номер сопроводительного документа и его дата; рос­писи о проверке правильности отметок об отправке; отметка о воз­врате).

Традиционный или автоматизированный учет поступивших до­кументов полностью соответствует рассмотренному выше типово­му составу технологических процедур. Номер поступившего до­кумента проставляется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения..

в штампе «К вх. № ______» с указанием года регистрации. Во входящем штампе документа дополнительно фиксируется количество листов основного документа и приложений с указанием грифа их конфи­денциальности, например: «Количество листов: 1к + 5нк». При на­личии в полученном конверте нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.

Следовательно, результатом традиционного или автоматизированного учета поступивших конфиденциальных документов долж­но стать подробное фиксирование исходных сведений о документе в целях последующего формирования справочно-информационного банка данных по документам, а в отдельных случаях — банка электронных документов.

Дата добавления: 2015-12-07