Организационная диаграмма

На слайдах PowerPoint можно размещать таблицы, диаграммы и другие объекты, разъясняющие содержание презентации. Иногда хорошо построенный график намного красноречивее нескольких десятков слов. В PowerPoint также доступны таблицы, которые полностью аналогичны таблицам Word (с ними вы встречались на занятии 7). Диаграммы и графики были рассмотрены при изучении Word и Excel. В следующих упражнениях вы познакомитесь с еще одним типом объектов Microsoft Office — организационной диаграммой. Такая оргдиаграмма представляет собой блок-схему из связанных прямоугольников и может обрисовывать, например, структуру организации или генеалогическое древо семьи.

Примечание

Чтобы разместить на слайде PowerPoint таблицу или диаграмму, воспользуйтесь соответствующими авторазметками или командами Диаграмма (Chart) и Таблица (Table) меню Вставка.

Упражнение 6. Добавление оргдиаграммы

Для добавления оргдиаграммы на слайд PowerPoint проще всего воспользоваться специальной авторазметкой.

1. С помощью клавиш Page Up и Page Down перейдите к седьмому слайду, имеющему заголовок Структура подразделения.

2. Выберите команду Формат > Разметка слайда (Format > Slide Layout). В области задач приложения в открывшемся окне Разметка слайда в разделе Применить разметку слайда (Apply Slide Layout) щелкните на авторазметке Организационная диаграмма (Organization Chart). На слайде появится местозаполпитель с подписью Вставка организационной диаграммы (Double Click To Add Org Chart).

Примечание

В предыдущих версиях Office для работы с организационными диаграммами требовался запуск специальной утилиты Microsoft Organization Chart. В Office XP функция построения организационных диаграмм встроена в PowerPoint.

3. Дважды щелкните на этом местозаполнителе. Откроется окно диалога Библиотека диаграмм (Diagram Gallery) с предлагаемыми типами диаграмм.

4. Выделите подходящий вариант, представляющий блок начальника и трех подчиненных, и щелкните на кнопке ОК. Диаграмма будет перенесена на слайд.

5. Щелкните на клетке верхнего уровня и введите текст: Суворов, нажмите клавишу Enter и введите: Директор.

6. Щелкните на блоке первого подчиненного и введите его фамилию и должность.

Примечание

Для добавления оргдиаграммы в документы Word или Excel выполните команду Вставка > Объект (Insert > Object), выберите в открывшемся окне диалога пункт MS Organization Chart и щелкните на кнопке ОК.

7. Аналогичным образом введите текст для второго и третьего подчиненных, например, как показано на рис. 14.14.

Рис. 14.14. Организационная диаграмма

8. Чтобы изменить уже введенный текст, щелкните на блоке и введите нужный текст. Исправив ошибки, щелкните за пределами блока.

9. Чтобы закончить редактирование организационной диаграммы, щелкните на слайде за ее пределами.

Упражнение 7. Добавление и перемещение блоков

Любой объект презентации можно изменять. Чтобы добавить в оргдиаграмму, созданную на предыдущем упражнении, дополнительные блоки, выполните следующие шаги:

1. В седьмом слайде презентации щелкните на оргдиаграмме, чтобы сделать ее доступной редактированию. В оргдиаграмме различаются несколько типов блоков. Они представлены командами меню Добавить фигуру (Insert Shape) панели инструментов Организационная диаграмма, которые выполняют следующие действия:

· Подчиненный (Subordinate) — добавляет блок на уровень ниже выбранного;

· Сотрудник (Co-worker) — добавляет блок слева или справа от выбранного (в зависимости от выбранной кнопки) на том же уровне подчиненности;

· Помощник (Assistant) — присоединяет блок к линии сбоку, ниже выбранного блока.

Рис. 14.15. Добавление и перемещение блоков

Давайте добавим помощника директора и двух подчиненных в производственный отдел.

2. Выделите блок директора, щелкнув на нем.

3. Выберите в меню Добавить фигуру команду Помощник.

4. Щелкните на блоке начальника производственного отдела.

5. Выберите в меню Добавить фигуру команду Подчиненный. Повторите шаг 5, чтобы добавить в производственный отдел второго подчиненного.

6. Щелкайте на вновь добавленных блоках и вводите необходимую информацию о работниках компании.

Примечание

Чтобы удалить ненужный блок, следует выделить его щелчком, а затем нажать клавишу Delete.

Блоки оргдиаграммы можно не только добавлять и удалять, но и перемещать, изменяя схему подчиненности. Пусть, например, отдел сбыта переподчинили производственному отделу. Давайте соответствующим образом изменим схему.

7. Поместите указатель на блок начальника отдела сбыта, нажмите кнопку мыши и перетащите блок поверх блока начальника производственного отдела. Отпустите кнопку мыши. Измененная оргдиаграмма показана на рис. 14.15.

Упражнение 8. Форматирование блоков

Оргдиаграмму, как и другие документы, можно форматировать, изменяя фон и рамки блоков, толщину соединительных линий и другие параметры с помощью кнопок панели инструментов Рисование.

1. Щелчком мыши выделите блок с фамилией Николаев.

2. Нажмите клавишу Shift и щелкните на блоках Курочкин и Неспешный, чтобы они тоже были выделены.

3. Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Цвет линии (Line Color) и выберите в открывшейся палитре черный цвет.

4. К сожалению, стандартная рамка слишком тонка, поэтому давайте сделаем ее немного потолще. Для этого щелкните на кнопке Тип линии (Line Style) и выберите в палитре линий двойную жирную линию.

5. Выберите в меню Выделить (Select) панели инструментов Организационная диаграмма команду Все соединительные линии (All Connecting Lines).

6. Щелкните на кнопке Тип линии панели инструментов Рисование, В раскрывшейся палитре выберите шестой снизу пункт. Теперь линии видны намного лучше (рис. 14.16). С помощью панели инструментов Рисование можно добавлять в оргдиаграмму дополнительные линии и прямоугольники, не вписывающиеся в иерархическую структуру блоков.

7. На панели инструментов Рисование щелкните на варианте линии с уступом в подменю Автофигуры > Соединительные линии (AutoShapes > Connecting Lines).

8. Нажмите кнопку мыши на прямоугольнике главного инженера.

9. Переместите указатель на прямоугольник с фамилией Николаев и отпустите кнопку мыши. Появится вспомогательная линия, символизирующая членство Николаева в комиссии главного инженера.

10. В оргдиаграмму можно добавлять и дополнительные надписи. Щелкните на кнопке Текст (Enter Text).

11. Щелкните в левом верхнем углу диаграммы и введите текст (Проект).

12. Выберите кнопку Выделение (Select) и методом перетаскивания скорректируйте положение новой Надписи.

Рис. 14.16. Форматирование блоков и вспомогательных элементов

13. Если полученная оргдиаграмма оказалась слишком маленькой, увеличьте ее, перетащив угловые маркеры рамки объекта, чтобы слайд стал примерно таким, как показано на рис. 14.17.

Рис. 14.17. Слайд с оргдиаграммой

Дата добавления: 2015-10-29