Сохранение таблицы

1 Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов.

2 При первом сохранении таблицы введите ее имя в соответствии с соглашением об именах объектов Microsoft Access в диалоговое окно Сохранение и нажмите кнопку OK.

Сохранение копии таблицы с новым именем

1 Если таблица открыта и выделена, выберите команду Сохранить как. Если таблица закрыта, выберите таблицу, а затем команду Сохранить как.

2 В текущей базе данных в диалоговом окне Сохранение таблицы, введите имя таблицы в соответствии с соглашением об именах объектов Microsoft Access и нажмите кнопку OK.

Удаление таблицы

1 В окне базы данных выберите вкладку таблицы.

2 Выберите таблицу и нажмите клавишу DELETE.

Чтобы отменить удаление нажмите кнопку Отменить на панели инструментов.

Добавление поля в таблицу в режиме таблицы

1 Откройте таблицу в режиме таблицы.

2 Выберите столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец, и выберите в меню Вставка команду Столбец.

3 Установите указатель на заголовок столбца, дважды нажмите кнопку мыши и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Если в дальнейшем потребуется изменить определение поля, например, задать другой тип данных или определить условие на значение, эти действия следует выполнить в режиме конструктора.

Добавление полей в таблицу в режиме конструктора

1 Откройте таблицу в режиме конструктора.

2 Для добавления поля в таблицу выберите строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажмите кнопку Добавить строки на панели инструментов.

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3 Выберите столбец Имя столбца и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4 В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию (“Текстовый”) или выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся списке в ячейке столбца Тип данных.

5 В столбце Описание введите описание, помещаемое в это поле. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Ввод описания является необязательным.

Данные, используемые в поле таблицы

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее.

· Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.

· Сколько места необходимо для хранения значений в поле.

· Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.

В приведенной ниже таблице указаны все типы данных в Microsoft Access, их использование и размеры.

Тип данных	Используется	Размер
Текстовый	Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс.	До 255 символов хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов определите свойство Размер поля (FieldSize).
Поле MЕМО	Длинный текст или числа, например, пометки или описание.	До 64 000 символов.
Числовой	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используйте денежный тип). Для определения числового типа определите свойство Размер поля (FieldSize).	1, 2, 4 или 8 байт.
Дата/время	Даты и время.	8 байт.
Денежный	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной.	8 байт.
Счетчик	Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи.	4 байта.
Логический	Поля, содержащие только одно или два значения, таких как “Да/Нет”, “Истина/Ложь”, “Включено/Выключено”.	1 бит.
Объекты OLE	Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах.	До 1 гигабайта (ограничено объемом диска).

Создание поля

1 Откройте таблицу в режиме конструктора.

2 Для вставки поля выберите строку, над которой его необходимо поместить, и на панели инструментов нажмите кнопку Добавить строки.

3 В столбце Имя поля введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4 В столбце Тип данных нажмите кнопку мыши на стрелке и выберите нужный тип поля.

5 В случае необходимости установите другие свойства поля.

Изменение типа данных поля

1 Если таблица уже содержит данные, то до изменения типов данных и размеров полей, сделайте ее копию.

2 Откройте таблицу в режиме конструктора.

3 Выберите ячейку в столбце Тип данных поля, которое необходимо изменить, нажмите кнопку раскрытия списка, а затем выберите новый тип данных.

4 На панели инструментов нажмите кнопку Сохранить.

Предупреждение. Если в результате изменений данные будут потеряны, то до сохранения изменений на экран выдается сообщение об имевших место ошибках. Для отмены преобразований нажмите кнопку Отменить. Для сохранения изменений и продолжения работы нажмите кнопку OK.

Изменение имени поля в таблице

Изменение имени поля никак не влияет на содержащиеся в нем данные, но оно может повлечь за собой изменение других частей базы данных. Если какие-либо объекты базы данных содержат ссылки на поле, имя которого изменилось, то в них тоже необходимо внести соответствующие исправления.

1 Откройте таблицу в режиме конструктора.

2 Измените имя поля

Удаление поля из таблицы в режиме таблицы

1 Откройте таблицу в режиме таблицы.

2 Выберите область выделения поля столбца, которое необходимо удалить.

3 В меню Правка выберите команду Удалить столбец.

Примечания.

· Ссылки на удаленное поле, содержащиеся в других объектах базы данных, также необходимо удалить. Например, если в отчете содержится элемент управления, связанный с удаленным полем, то невозможно будет найти данные из этого поля, и на экран будет выдано соответствующее сообщение.

· Нельзя удалить поле, которое является частью отношения. Сначала необходимо удалить связи.

Определение связей между таблицами

После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, разработчик должен продумать, каким образом Microsoft Access будет объединять эти данные при их извлечении из базы данных. Первым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу.

2.3.1. Отображение окна “Схема данных”

1 Переключитесь в окно базы данных.

2 На панели инструментов нажмите кнопку Схема данных.

На экране появится окно схемы данных. Если макет связей был ранее сохранен, то он будет отображен на экране. В обратном случае появится диалоговое окно Добавление таблицы, в котором нужно выбрать таблицы или запросы для добавления в окно схемы данных.

Определение связей между таблицами

1 Закройте все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2 Переключитесь в окно базы данных.

3 Нажмите кнопку Схема данных на панели инструментов.

4 Если в базе данных не определено никаких связей, то на экран автоматически будет выведено окно Добавление таблицы (Рис. 5).

Рис. 5. Окно добавления таблицы

Если необходимо добавить таблицы до определения связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку Добавить таблицу на панели инструментов.

5 Дважды щелкните имена таблиц, для которых требуется определить связи. Затем закройте диалоговое окно Добавление таблицы.

6 Для связывания полей установите курсор мыши на связываемое поле первой таблицы, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор на связываемое поле другой таблицы.

В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), во второй таблице. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля.

7 В диалоговом окне Связи (Рис. 6) нажмите кнопку Создать.

Рис. 6. Диаалоговое окно Связи

8 В диалоговом окне Схема данных, связанные поля будут соединены линией (Рис. 7).

9 Для каждой пары таблиц, которые необходимо связать, выполните шаги 5-7.

Рис.7. Окно Схема данных

При закрытии окна схемы данных на экран будет выведено сообщение, нужно ли сохранять макет. Не зависимо от того, будет он сохранен или нет, связи, созданные в базе данных, будут сохранены.

Примечания

· Если необходимо просмотреть все связи, определенные в базе данных, нажмите кнопку Показать все связи на панели инструментов. Для просмотра связей только для определенной таблицы выберите таблицу, а затем на панели инструментов нажмите кнопку Показать прямые связи.

· Если в структуру таблицы необходимо внести изменения, щелкните таблицу правой кнопкой и выберите команду Конструктор таблиц.

· Допускается определение связей не только для таблиц, но и для запросов. Однако для запросов целостность данных вовсе не обязательна.

Дата добавления: 2015-10-29