Робота з майстром форм.

Читайте также:

Правила запису багатокомпонентних умов

Запити - це об'єкт бази даних, який служить для отримання даних з таблиць і надання їх користувачеві в зручному вигляді. Особливість запитів полягає в тому, що вони черпають дані з базових таблиць і створюють на їх основі тимчасову таблицю. Застосування запитів дозволяє уникнути дублювання даних в таблицях і забезпечує максимальну гнучкість при пошуку та відображенні даних у базі даних

. Запити-вибірки здійснюють вибірку даних з таблиць відповідно до заданих умов. До цієї групи запитів відносяться наступні.

Запит до пов'язаних таблиць - дозволяє робити вибірку даних із зв'язаних таблиць.

Перехресний запит - відображає підсумкові дані з угрупованням їх по горизонталі і вертикалі, виводячи результати їх обробки у вигляді таблиць.

Запит з параметром - дозволяє користувачеві задати критерій відбору, ввівши потрібний параметр при виклику запиту.

Запит з обчислюваним полем - дозволяє розрахувати дані на основі інших полів з тієї ж рядки запиту.

Запит до критерію пошуку - дозволяє проводити відбір записів відповідно до заданого критерієм пошуку.

Запит з підсумками - виробляє математичні обчислення і видає результат.

Запити можуть бути створені на основі однієї або кількох таблиць. Багато табличні запити дозволяють отримати інформацію з декількох попередньо пов'язаних між собою таблиць.

2.Способи створення ієрархічних форм

Форма - це об'єкт БД, призначений для введення і відображення інформації. Форми дозволяють виконати перевірку коректності даних при введенні, проводити обчислення, забезпечують доступ до даних у зв'язаних таблицях за допомогою підлеглих форм. Структура реляційної бази даних в Access задається схемою даних, яка має ієрархічну структуру і називається канонічної реляційної моделлю предметної області.

Схема даних графічно відображається в окремому вікні, в якому таблиці представлені списками полів, а зв'язки - лініями між полями різних таблиць.

При побудові схеми даних Access автоматично визначає по обраному полю тип зв'язку між таблицями. Якщо поле, по якому потрібно встановити зв'язок, є унікальним ключем як в головній таблиці, так і в підпорядкованій, Access встановлює зв'язок типу один до одного. Якщо поле зв'язку є унікальним ключем в головній таблиці, а в підлеглій таблиці є не ключовим або входить до складовою ключ. Access встановлює зв'язок типу один до багатьох від головної таблиці до підлеглої.

Крім зазначених типів зв'язків в Access існують зв'язки-об'єднання, що забезпечують об'єднання записів таблиць не по ключовому полю, а в наступних випадках:

• зв'язуються записи в обох таблицях збігаються (зв'язки встановлюються за замовчуванням);

• для всіх записів першої таблиці, для яких відсутні зв'язку з другої таблицею, встановлюються зв'язки з порожньою записом другої таблиці;

• для всіх записів другої таблиці, для яких відсутні зв'язку з першою таблицею, встановлюються зв'язки з порожньою записом першої таблиці.

Забезпечення цілісності даних

При створенні схеми даних користувач включає в неї таблиці та встановлює зв'язки між ними. Причому для зв'язків типів один до одного і один до багатьох можна задати параметр, що забезпечує цілісність даних, а також автоматичне каскадне оновлення або видалення пов'язаних записів.

Забезпечення цілісності даних означає виконання для взаємопов'язаних таблиць наступних умов коригування бази даних:

• в підпорядковану таблицю не може бути додано запис, для якої не існує в головній таблиці ключа зв'язку;

• в головній таблиці можна видалити запис, якщо не видалені пов'язані з нею записи в підлеглій таблиці;

• зміна значень ключа зв'язку головної таблиці повинно приводити до зміни відповідних значень в записах підпорядкованої таблиці,

У разі якщо користувач порушив ці умови в операціях оновлення або видалення даних у зв'язаних таблицях, Access виводить відповідне повідомлення і не допускає виконання операції. Access автоматично відстежує цілісність даних, якщо між таблицями у схемі даних встановлено зв'язок з параметрами забезпечення цілісності. При введенні некоректних даних в зв'язані таблиці виводиться відповідне повідомлення. Access не дозволяє створювати зв'язку з параметрами забезпечення цілісності в схемі даних, якщо раніше введені в таблиці дані не відповідають вимогам цілісності.

Зазначимо, що встановлення між двома таблицями зв'язку типу один до одного або один до багатьох і завдання параметрів цілісності даних можливе лише за таких умов:

• зв'язуються поля мають однаковий тип даних, причому імена полів можуть бути різними;

• обидві таблиці зберігаються в одній базі даних Access;

• головна таблиця зв'язується з підлеглою по первинному простому або складеного ключа (унікальному індексом) головної таблиці.

3. Конструктор звітів

Звіт - це об'єкт бази даних, що призначений для виведення інформації з баз даних, перш за все на принтер. Звіти дозволяють вибрати з баз даних потрібну користувачу інформацію, оформити її у вигляді документа, перед друком переглянути на екрані. Джерелом даних для звіту може служити таблиця або запит. Крім даних, отриманих з таблиць, в звіті можуть відображатися обчислювані поля, наприклад, підсумкові суми.

Microsoft Access відображає у звіті дані із запиту або таблиці, додаючи до них текстові елементи, які спрощують його сприйняття.

До числа таких елементів відносяться:

Заголовок. Цей розділ друкується лише у верхній частині першої сторінки звіту. Використовується для виводу даних, таких як текст заголовка звіту, дата або констатуюча частина тексту документа, які слід надрукувати один раз на початку звіту. Для додавання або видалення області заголовка звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Заголовок / примітка звіту.

Верхній колонтитул. Використовується для виводу даних, таких як заголовки стовпців, дати або номера сторінок, які друкуються зверху на кожній сторінці звіту. Для додавання або видалення верхнього колонтитула необхідно вибрати в меню Вид команду Колонтитули. Microsoft Access додає верхній і нижній колонтитули одночасно. Щоб приховати один з колонтитулів, потрібно задати для його властивості Висота значення 0.

Область даних, розташована між верхнім і нижнім колонтитулами сторінки. Містить основний текст звіту. У цьому розділі з'являються дані, роздруковуються для кожної з тих записів в таблиці або запиті, на яких заснований звіт. Для розміщення в області даних елементів управління використовують список полів і панель елементів. Щоб приховати область даних, потрібно задати для властивості розділу Висота значення 0.

Нижній колонтитул. Цей розділ з'являється в нижній частині кожної сторінки. Використовується для виводу даних, таких як підсумкові значення, дати або номера сторінки, друкуються знизу на кожній сторінці звіту. У режимі Конструктора доступні такі властивості звіту, як Сортування і групування даних, які розташовані на панелі інструментів конструктора звітів і форм. У діалоговому вікні Сортування і групування можна визначити поле або вираз, за яким будуть згруповані дані, а також згруповані дані можна відсортувати за зростанням або спаданням. Access 2000 дозволяє групувати дані двома способами - за категоріями і. за діапазоном значень, що може бути як числовим, так і алфавітним.

Перехрестна таблиця.Призначення. Способи пубудови.

Перехресні запити є аналогами зведених таблиць у Excel.

В перехресному запиті(таблиці) відображаються результати статистичних розрахунків таких як суми, кількість записів, середні значення, тощо, виконані за даними одного з полів таблиці. Ці результати групуються по двох наборах даних, один з яких розміщується у лівому стовпці таблиці, формуючи таким чином заголовки рядків, а другий – в горішньому рядку, формуючи таким чином заголовки стовпців перехресної таблиці.

Алгоритм створення перехресного запиту

Здійснити процедуру підготовки перехресного запиту.

Вибрати поле або поля, значення яких повинні бути представлені в запиті як заголовки рядків.

Вибрати поле, значення якого повинно бути представлено у запиті як заголовок стовпчиків.

Вибрати поле, значення якого слід використовувати при створенні перехресної таблиці, тобто поле, значення якого заноситимуться на перехрещення рядків і стовпчиків таблиці. Вказати операцію, яку слід здійснити, якщо таке значення не одне. Значення може задаватися лише для одного поля.

У рядку Групповая операция вибрати статистичну функцію, яку буде використано у підсумковому стовпці при заповненні перехресної таблиці (наприклад, Sum, Avg, Count).

5.Запит з зовнішнім об’єднанням

Ще одним типом спеціальних запитів є зовнішнє об'єднання, яке застосовується в багатотабличних запитах. При використанні запитів даного типу підсумковий набір записів формується не тільки за умови збігу пов'язаних полів базових таблиць, а й із записів однієї таблиці, що не мають відповідності в інший.

Створимо запит, що виводить інформацію про всіх студентів, з заборгованостями і без. У цьому запиті буде використовуватися зовнішнє об'єднання таблиць "Студенти" і "Результати" за збігом поля "Номер_С" з усіма записами таблиці "Студенти".

Для створення зовнішнього об'єднання необхідно змінити параметри об'єднання. Відкриємо запит "Заборгованість" в режимі конструктора. Клацнемо по лінії зв'язку між таблицями "Студенти" і "Результати" для відкриття діалогового вікна "Параметри об'єднання".

За замовчуванням в цьому вікні встановлений тип об'єднання "виведення тільки тих записів, для яких збігаються пов'язані поля". Інші типи об'єднання дозволяють виводити "всі записи головної таблиці і лише ті записи дочірньої, для яких збігаються значення пов'язаних полів" і "всі записи дочірньої і лише ті записи головною, для яких пов'язані поля збігаються". Виберемо третій тип зв'язку і клацнемо на кнопці "Ок". Після цього на лінії з'єднання таблиць з'явиться стрілка, що вказує на зовнішнє об'єднання. Збережемо модифікований запит (через "Зберегти як" ("Save as.."), щоб не затерти попередній запит) під ім'ям "Зовнішнє об'єднання по студентам".

6. Форми. Призначення, типи, структура форм, внутрішні взаємозв’язки. Методи створення.

Робота з формами може відбуватися в трьох режимах: у режимі Форми, в режимі Таблиці, в режимі констриктор. Вибрати режим роботи можна за допомогою кнопки Вид панелі інструментів Конструктор форм або за допомогою команди меню Вид.

Види форм. В Access можна створити форми наступних видів:

-форма в стовпець або повноекранна форма;

-стрічкова форма;

-таблична форма;

-форма головна / підпорядкована;

-зведена таблиця;

-форма-діаграма.

Форма в стовпець є сукупністю певним чином розташованих полів введення з відповідними їм мітками і елементами управління. Найчастіше ця форма використовується для введення і редагування даних.

Стрічкова форма служить для відображення полів групи записів. Поля не обов'язково розташовуються у вигляді таблиці, проте для одного поля відводиться стовпець, а мітки поля розташовуються як заголовки стовпців.

Таблична форма відображає дані в режимі таблиці.

Форма головна / підпорядкована являє собою сукупність форми в стовпець і табличною. Її має сенс створювати при роботі з пов'язаними таблицями, в яких встановлено зв'язок типу один-до-багатьох.

Форма Зведена таблиця виконується майстром створення зведених таблиць Excel на основі таблиць і запитів Access (майстер зведених таблиць є об'єктом, впровадженим в Access, щоб використовувати його в Access, необхідно встановити Excel). Зведена таблиця є перехресну таблицю даних, в якій підсумкові дані розташовуються на перетині рядків і стовпців з поточними значеннями параметрів.

Форма з діаграмою. В Access у форму можна вставити діаграму, створену Microsoft Graph. Graph є впроваджуються OLE-додатком і може бути запущений з Access. З впровадженої діаграмою можна працювати так само, як і з будь-яким об'єктом OLE.

Структури форми. Будь-яка форма може включати наступні розділи:

заголовок форми - визначає верхню частину форми і може містити текст, графіку і інші елементи управління;

верхній колонтитул - розділ відображається тільки в режимі попереднього перегляду і зазвичай містить заголовки стовпців;

область даних - визначає основну частину форми, яка містить поля, отримані з джерела даних;

нижній колонтитул - розділ відображається тільки в режимі попереднього перегляду в нижній частині екранної сторінки і зазвичай містить номер сторінки, дату і т. д.;

примітка форми - відображається внизу останньої екранної сторінки форми.

Форма може містити все-розділи або деякі з них.

Як і будь-який об'єкт бази даних, форма має властивості. Значення цих властивостей для всієї форми, її розділів або елементів управління задаються у вікнах властивостей відповідних об'єктів. Для відображення на екрані вікна властивостей потрібно натиснути кнопку Властивості на панелі інструментів Конструктор форм.

Вікно властивостей виділеного об'єкта містить наступні вкладки:

Макет - за допомогою цих властивостей задається макет форми;

Дані - за допомогою цих властивостей задається джерело даних;

Події - містить перелік властивостей, пов'язаних з об'єктом;

Інші - перелік інших властивостей;

Все - перелік всіх властивостей.

Основні властивості форми:

підпис - дозволяє задати назву форми, яке буде виводитися в області заголовка;

режим за замовчуванням - визначає режим відкриття форми (проста, стрічкова, таблична форми);

допустимі режими - властивість, яка визначає, чи можна за допомогою команд меню Вид переходити з режиму форми в режим конструктора;

властивості смуги прокрутки, область виділення, кнопки переходу, розділові лінії, кнопка віконного меню, розмірів вікна, кнопка закриття, кнопка контекстної довідки, тип кордону - визначають, чи будуть виводитися ці елементи у вікно форми;

властивості дозволити додавання, разрещіть видалення, дозволити зміни - визначають, чи можна користувачеві редагувати дані через форму. Ці властивості можуть приймати значення Да / Ні;

введення даних - визначає режим відкриття форми і приймає значення Да / Ні. Режим Так - відкриття форми лише для додавання нових записів. Режим Ні - перегляд існуючих записів і додавання нових;

блокування записів - визначає способи блокування записів в режимі розрахованої на багато користувачів роботи з базою даних.

Для створення форм в Access використовуються наступні види.

Автоформа - автоматизоване засіб для створення форм трьох стандартних типів: у стовпець, стрічкова, таблична. При цьому у форму вставляються всі поля джерела даних.,

Майстер форм - програмний засіб, що дозволяє створювати структуру одного з трьох стандартних типів форми в режимі діалогу з розробником форми. При цьому у форму вставляються вибрані користувачем поля з джерела даних.

Конструктор форм - дозволяє конструювати форму користувачем у вікні конструктора форм.

Найзручнішим способом створення нової форми є наступна технологія: форма створюється з використанням автоформи або майстром форм, а потім допрацьовується в режимі конструктора.

Джерелом даних форми «є одна або декілька пов'язаних таблиць і / або запитів.

Зв'язаний (приєднаний) елемент керування приєднано до поля базової таблиці або запиту. При введенні значення в пов'язаний елемент управління поле таблиці поточного запису автоматично оновлюється. Поле таблиці є джерелом даних пов'язаного елемента управління.

Обчислюваний елемент управління створюється на основі виразів. У виразах можуть використовуватися дані полів таблиці або запиту, дані іншого елемента керування форми або звіту та функції.

Вільні елементи керування призначені для виведення на екран даних, ліній, прямокутників і малюнків. Вільні елементи керування називають також змінними або змінними пам'яті.

Всі елементи управління можуть бути додані в форму або звіт за допомогою панелі інструментів елементів управління, яка з'являється при роботі з формою або звітом.

7. Розрахункові поля у формах ACCESS.

Форми – це об"єкти, за допомогою яких у базу вводять нові дані, переглядають наявні, а також здійснюють редагування даних, розміщених у таблиці. Форма подібна до бланка чи карточки (рис. 4). Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці. Одна форма містить дані лише з одного запису.

Найпростішим обчислюваним полем є поле, в якому повинна виводитися поточна дата. Щоб створити таке поле:

Створіть вільний елемент керування типу Поле (Text Box) в потрібному місці форми.

Прямо в полі введіть вираз = Date (). Знак рівності обов'язковий.

Відкрийте вікно Властивості (Properties) для цього елемента і задайте для властивості Формат поля (Format) бажаний формат дати, наприклад Довгий формат дати (Long Date).

Встановіть довжину поля таким чином, щоб в ньому містилося необхідну кількість символів.

Змініть назву мітки цього текстового поля. Зазвичай для створення обчислюваних полів вибирають саме елемент управління Текстове поле, хоча це і необов'язково. Допускається використовувати для цього будь-які елементи управління, що мають властивість Дані (Control Source).

Саме у властивості Дані (Control Source) повинно бути задано вираз, який обчислює значення цього елемента. Введення виразу допускається прямо в елемент управління, як ми і зробили це в прикладі. Однак, якщо вираз досить довге, його незручно вводити прямо в поле. Можна ввести вираз в клітинку властивості Дані (Control Source) у вікні Властивості (Properties), а якщо вираз не поміщається в осередку властивості, просто натиснути комбінацію клавіш <Shiftl> + <F2> і відкрити вікно Область введення (Zoom). Ще можна скористатися Будівник виразів.

Обчислювані поля створюються найчастіше в табличних або стрічкових формах для відображення стовпця з якими-небудь обчисленими значеннями. Наприклад, вартість товару розраховується як значення виразу Ціна * Кількість. Для відображення таких розрахункових даних використовують два способи:

Перший спосіб заснований на тому, що форма будується на базі запиту, в який включають обчислювані стовпці. У формі створюється текстове поле, у якого в якості джерела даних вказується обчислюваний стовпець запиту. Поле блокується, щоб користувач не міг змінити дані в ньому, адже ці дані обчислюються в процесі виконання запиту.

У другому випадку форма може будуватися прямо на базі таблиці. У ній створюється текстове поле, в якому в якості джерела даних вказується вираз, наприклад = [Ціна за одиницю] * Кількість. При цьому у виразі необов'язково вказуються ті поля, які включені у форму, а будь-які поля базової таблиці.

8.Створення і редагування звітів у ACCESS.

Засіб «Звіт» — це найшвидший спосіб створення звіту, оскільки він формує звіт негайно, без залучення додаткової інформації. Звіт містить усі поля вихідної таблиці або запиту. Можливо, за допомогою засобу «Звіт» не буде створено остаточної версії потрібного звіту, але він надає можливість швидко переглянути базові дані. Цей звіт можна зберегти і внести належні зміни в поданні розмічування або конструктора.

В області переходів клацніть таблицю або запит, на основі яких потрібно побудувати звіт.

На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Звіт.

Access формує звіт і відображає його в поданні розмічування. Після перегляду звіту його можна зберегти та закрити вихідну таблицю або запит, які використовувалися як джерело записів. Наступного разу під час відкриття звіту в Access буде відображено оновлені дані з джерела записів.

9. Створення полів зі списком у формі.

Під час занесення даних у форму користувачеві іноді потрібно не вводити дані з клавіатури, а вибирати їх з інших таблиць чи навіть запитів. Для реалізації такої можливості зручно користуватися таким елементом управління, як вибір даних у полі зі списком чи у списку.

Список може містити фіксований набір значень або значення із заданого поля однієї таблиці. Дозволяє не вводити дані, а вибирати їх із списку.

Поле зі списком використовується так само, як і список, але займає менше місця в формі, оскільки список відкривається тільки після клацання на кнопці, що розкривається. Відмінність між списком і полем зі списком полягає в тому, що із списку можна вибрати лише значення, а в полі зі списком можна вибрати пункт списку чи ввести значення із клавіатури. Цей механізм забезпечує швидкість і точність введення даних.

Для того, щоб створити поле зі списком потрібно скористатися панеллю елементів керування з кнопками вибравши кнопку поле зі списком, клацнути на формі у точці вставляння. У вікні Майстра є доступні для вибору дві опції: Запомнить і Сохранить в поле. Якщо вибрати опцію Запомнить, то після вибору певного значення в полі зі списком, при переході на наступний запис це значення автоматично підставлятиметься і для даного запису, тобто для всіх записів можна встановити тільки одне фіксоване значення. Для того, щоб для кожного запису можна було встановити окреме значення, спершу слід створити порожні поля в деякій таблиці, в яких зберігатимуться вибираємі дані. Потім, при створенні поля зі списком, вибираємо опцію Сохранить в поле і вибираємо необхідне поле. Тепер при виборі в полі зі списком певного значення, воно автоматично заноситиметься у відповідне поле і зберігатиметься там.

Робота з майстром форм.

Викликати Майстер форм можна кількома способами. Один з них - вибрати Майстер форм у вікні діалогу Нова форма і клацнути на кнопці ОК. Відкриється вікно діалогу Створення форм, в якому необхідно відповідати на питання кожного поточного екрану Майстра і клацати на кнопці Далі. В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку >>. Например, выберем источник – таблицю Студенти і всі її поля, а потім необхідно клацнути на кнопці Далі. У цьому вікні треба вібрато Зовнішній Вигляд форми, Наприклад в один стовпець и клацнути Далі. Після вибору стилю форми (наприклад, офіційний), потрібно перейти в останнє вікно, клацнувши на кнопці Далі. В останньому вікні Майстра потрібно ввести ім'я форми і вказати подальші дії: Відкрити форму для перегляду і введення даних; Змінити макет форми.

Після введення імені форми (наприклад, Студенти), вибору режиму: «Відкрити форму для перегляду і введення даних» та клацання на кнопці Готово, отримаємо наступну форму для введення і перегляду записів в таблицю Студенти.

11. Міжтабличні звзки у ACCESS, метод створення. Ключові поля таблиць

Зв'язок між таблицями встановлює відносини між співпадаючими значеннями в ключових полях. Достатньо часто поля, між якими встановлюється відповідність, мають однакові імена в обох таблицях. В більшості випадків з первинним ключем однієї таблиці, зв'язується зовнішній ключ другої таблиці. Найчастіше встановлюється таке відношення таблиць, при якому одному запису першої таблиці може відповідати декілька записів з однаковим значенням зовнішнього ключа з другої таблиці, тобто відношення «один до багатьом». Значення зовнішнього ключа в записі другої таблиці використовується для пошуку відповідних нею записів в першій таблиці. Наприклад, кожному запису в таблиці «Статті витрат». Міжтабличні зв'язки можна встановлювати і редагувати за допомогою вікна «Схема даних». При побудові бази даних бажано встановлювати такі зв'язки перед створенням інших об'єктів бази даних - форм, запитів і звітів. Міжтабличні зв'язки використовуються в Microsoft Office Access при створенні запитів, надають відомості для структури форм і звітів. Щоб наочно відобразити зв'язки, що існують між таблицями бази даних, перейдіть на сторінку «стрічки» «Робота з базами даних» і натисніть кнопку «Схема даних». Якщо в базі даних немає зв'язків або це вікно відкривається вперше, буде відображено діалогове вікно «Додавання таблиці». У цьому вікні потрібно буде виділити всі таблиці, що цікавлять Вас, і натиснути кнопку «Додати». Якщо в базі даних є зв'язки, відразу буде відображено вікно «Схема даних». Якщо якась таблиця не була відразу додана в схему, можна додати її пізніше, викликавши вікно «Додавання таблиці» натисненням на кнопку «Відобразити таблицю». Натиснення кнопки «Всі зв'язки» відображає в схемі всі таблиці, що мають зв'язки. в'язок між таблицями на схемі представлений у вигляді лінії, проведеної від однієї таблиці до іншої.

12. Правила задання умов відбору даних у запитах.

У Access передбачена велика кількість варіантів відбору записів з бази даних. Розберемо деякі широко поширені умови відбору записів, використовувані в запиті.

Оператори

Оператор — це символ або слово, наприклад = або Проr, вказуючі виконання операції над одним або декількома елементами. Оператори дозволяють виконувати операції над елементами формули. Access дозволяє використовувати різних типів операторів для обчислень на аркуші:

арифметичні оператори — служать для виконання арифметичних операцій над числами (таблиця);

оператори порівняння — використовуються для порівняння двох значень. Результатом порівняння може бути логічне значення: або ІСТИНА, або БРЕХНЯ;

текстовий оператор конкатенації Амперсанд (&) — використовується для об'єднання декількох текстових рядків в один рядок;

оператори заслання — застосовуються для опису заслань на діапазони вічок.

Запит записів в певному діапазоні значень може виконуватися з використанням наступних операторів порівняння: = — рівно; > — більше, ніж; < — менше, ніж;

<> — не рівно;

>= — більше або рівно;

<= — менше або рівно.

Допустимо, вас цікавлять співробітники, зарплата яких перевищує 300 рублів. У рядок Умови відбору (Criteria) введіть: >300.

Як правило, оператори порівняння використовуються в числових полях або полях дат, але вони можуть застосовуватися і в текстових полях. Наприклад, якщо ввести в текстове поле умову відбору < 'П'то будуть вибрані значення поля, що починаються після букви «П».

Оператор LIKE

Якщо ви не упевнені в написанні якого-небудь слова, то можете використовувати оператора LIKE і підстановлювальний знак. Нагадаємо, що знак питання замінює один символ, а зірочка * — групу символів. Наприклад, вираження: LIKE П?Л виконує пошук слів, що починаються з букви П. Вираження: LIKE виконує пошук слів, співав, ліг, пів і тому подібне

Під вираженням мається на увазі будь-яка комбінація операторів, констант, значень текстових констант, функцій, імен полів (стовпців), елементів управління або властивостей, результатом якої є конкретне значення.

Виконання стандартних обчислень нал значеннями поля

Одним з широко поширених методів аналізу табличних даних є використання наступних підсумкових функцій для полів з числовими даними:

Sum — обчислення суми значень поля;

Avg — визначення середнього значення поля;

Min — знаходження мінімального значення поля;

Мах — знаходження максимального значення поля;

Count — підрахунок кількості записів поля (може застосовуватися для всіх полів);

StDav — розрахунок стандартного відхилення поля;

Var — розрахунок зміни значень поля.

Виконання групових операцій

Стовпець підсумків може містити підсумкові дані для всіх записів таблиці або згрупованих за яким-небудь принципом. Наприклад, нас може цікавити максимальна або середня ціна товарів (поле Ціна) кожного типа (поле Тип), представлених в таблиці. Для використання підсумкових операторів у вказаному завданні виконаєте наступні дії:

у запитальній формі в рядку Вивід на екран (Show) поставте прапорці в полях: Тип і Ціна, яке використовуватиметься для обчислень;

виберіть в меню Вигляд (View) команду Групові операції (Totals) або jm-жмите однойменну кнопку на панелі інструментів;

встановите курсор в полі, над значеннями якого виконуватимуться обчислення, і виберіть у вічку Групова операція (Total) необхідну функцію;

у меню Запит (Query) виберіть команду Запуск (Run).

За допомогою запиту можуть бути підраховані сума (Sum) і середнє арифметичне, знайдені мінімальне (Min) і максимальне (Мах) значення в полі. Закінчивши роботу із запитом, можна зберегти його під яким-небудь ім'ям.

13.Текстові функції у ACCESS.

????????????????????????????????????????????????????????????????7

14.Функція IIF у ACCESS.

Ця функція повертає одну з двох частин в залежності від результату обчислення виразу.

Функцію IIf можна використовувати скрізь, де може використовуватися вираз. Функція IIf використовується для визначення, істинно або ложно інший вираз. Якщо такий вислів істинно, повертається одне значення функції IIf; якщо помилково, IIf повертає інше. Значення, що повертаються функцією IIf, встановлюються вручну. Функція IIf завжди обчислює аргументи еслі_істіна і еслі_ложь, хоча повертає лише один з них. В результаті цього можуть виникати небажані побічні ефекти. Наприклад, якщо при обчисленні аргументу еслі_ложь виникне помилка ділення на нуль, то функція поверне помилку, навіть якщо значенням аргументу вираження є Істина.

15.Запит з зовнішнім об’єднанням.

16. Конструктор запитів у ACCESS.

Запит можна створити за допомогою майстра або в режимі конструктора. Як завжди, найбільш простий спосіб побудови запиту передбачає використання майстра. Режим конструктора дозволяє задавати не лише умови вибору даних, але і порядок сортування. Запити зберігаються як окремі об'єкти і відображуються у вікні бази даних.

У вікні Створення простих запитів у списку, що розкривається Таблиці і запити виберіть таблиці і запити, поля яких використовуватимуться в запиті. У списку Доступні поля двічі клацніть імена використовуваних в запиті полів. Ці поля перемістяться в список Вибрані поля. Натискуйте кнопку Далі.

При створенні запиту по декількох таблицях в другому вікні положенням перемикача вам треба вибрати детальний (виведення кожного поля кожного запису) або підсумковий запит. Підсумкові запити містять поля, по яких групуються дані, і числові поля, по яких визначають, наприклад, сумарне, середнє, максимальне або мінімальне значення. У підсумковому запиті можна зробити підрахунок кількості записів в групі. Для додавання обчислень в результати запиту натискуйте кнопку Підсумки і виберіть потрібні поля або встановите прапорець Підрахунок числа записів в Підсумки.

Створення запиту в режимі конструктора

Створення запиту в режимі конструктора надає великі можливості в порівнянні з майстром простого запиту.

У діалоговому вікні Новий запит виберіть в списку в правій частині вікна елемент Конструктор і натискуйте кнопку OK На екрані відображуватиметься вікно запиту в режимі конструктора і діалогове вікно Додавання таблиці яке дозволяє вибрати, по яких таблицях і запитах або їх комбінації буде створений новий запит. Вікно запиту розділене посередині по горизонталі. У верхній частині вікна відображують списки доступних в запиті полів всіх таблиць, в нижней — специфікація запитів. Кожен стовпець відображує поле, використовуване для виділення тих записів, які будуть включені в запит.

На вкладці Таблиці діалогового вікна Додавання таблиці вкажіть назва вихідної таблиці. Натискуйте кнопку Додати аби додати список полів цієї таблиці у верхню частину вікна запитів. Для додавання полий таблиці в запит можна двічі клацнути її ім'я.

При складанні запиту по декількох таблицях виберіть необхідні таблиці, а потім натискуйте кнопку Закрити. На екрані відображуватиметься вікно, що дозволяє виконати налаштування запиту в режимі конструктора. У нижній частині вікна відображує порожній бланк запиту, який призначений для визначення запиту або фільтру в режимі конструктора запиту або у вікні розширеного фільтру.

17.Методи забезпечення цілісності баз даних у ACCESS.

Мета використання цілісності даних полягає в запобіганні створенню відірваних записів і в забезпеченні їх синхронізації, щоб жоден із записів не посилався на записи, яких не існує. Цілісність даних забезпечується через увімкнення її для зв’язку таблиці. Після застосування цілісності Access відхилятиме будь-які операції, які можуть призвести до порушення цілісності даних для цього зв’язку таблиці. Програма відхилятиме як оновлення, так і видалення, які впливають на призначення посилань. Відомості про те, як забезпечити узгоджене змінення всіх пов’язаних рядків програмою Access під час оновлення й видалення посилань

Увімкнення або вимкнення цілісності даних

1.Натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть пункт Відкрити.

2.У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних.

3.На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати клацніть елемент Зв'язки. Якщо зв’язки ще не визначено, а вікно «Зв’язки» відкривається вперше, відображається діалогове вікно Відображення таблиці. У разі появи цього діалогового вікна натисніть кнопку Закрити.

4.На вкладці Конструктор у групі Зв'язки клацніть елемент Усі зв'язки.

Відображаються всі таблиці, які мають зв’язки, з позначенням їх лініями. Зауважте, що приховані таблиці (таблиці, для яких у діалоговому вікні Властивості встановлено прапорець Прихований) не відображатимуться, якщо в діалоговому вікні Параметри переходів не встановлено прапорець «Приховані об’єкти».

Для отримання додаткових відомостей про параметр «Приховані об’єкти» див. статтю Посібник з області переходів.

5.Клацніть лінію того зв’язку, який потрібно змінити. Вибрана лінія зв’язку виглядатиме товстішою.

6.Двічі клацніть лінію зв’язку

— або —

На вкладці Конструктор у групі Знаряддя клацніть елемент Редагування зв'язків.

Відображається діалогове вікно Редагування зв’язків.

7.Установіть прапорець Забезпечення цілісності даних.

8.Внесіть додаткові зміни у зв’язок і натисніть кнопку ОК.

Після забезпечення цілісності даних застосовуються такі правила:

У полі зовнішнього ключа зв’язаної таблиці не можна вводити значення, відсутні в полі первинного ключа первинної таблиці — така дія призвела б до створення відірваних записів.

Із жодної з первинних таблиць не можна видаляти записи, якщо цим записам відповідають записи в пов’язаній таблиці. Наприклад, не можна видалити запис про працівника з таблиці «Працівники», якщо в таблиці «Замовлення» працівнику призначено замовлення. Проте можна видалити первинний запис і всі пов’язані з ним записи однією дією, встановивши прапорець Каскадне видалення пов’язаних полів.

Не можна змінити значення первинного ключа в первинній таблиці, якщо це призведе до створення відірваних записів. Наприклад, не можна змінити номер замовлення в таблиці «Замовлення», якщо замовленню призначено позицію в таблиці «Відомості про замовлення». Проте можна оновити первинний запис і всі пов’язані з ним записи однією дією, встановивши прапорець Каскадне оновлення пов’язаних полів.

Дата добавления: 2015-10-29; просмотров: 384 | Нарушение авторских прав

<== предыдущая страница	\|	следующая страница ==>
Шаг 5. Формы и отчеты	\|	Начало работы с Access 2007

mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.054 сек.)