Создание базы данных. Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера

Введение

Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных – представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ) [1].

Программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними, называются «системами управления базами данных» (далее СУБД).

В мире существует немало различных систем управления базами данных: Paradox, FoxPro, Oracle и другие.

В состав широко известного пакета Microsoft Office входит СУБД Microsoft Access.

База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом. Например, это может быть список имен, адресов и номеров телефонов или расписание занятий с указанием преподавателя и времени начала занятия.

Большинство баз данных имеют табличную структуру. В табличной структуре единица данных определяется пересече­нием строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Для того чтобы легко усвоить понятие структуры базы данных, надо представить себе пустую базу, в которой пока еще нет никаких дан­ных. Несмотря на то, что данных в базе нет, информация в ней все-таки есть. Это структура базы, то есть набор полей. Они определяют, что будет записано в эту базу данных и в каком виде.

Каждое поле по смыслу должно быть связано с другими полями (например, поле содержащее фамилию и поле содержащее имя человека). Такой набор связанных полей называется отношением (англ. relation), а соответствующая база данных – реляционной, т. е. построенной на отношениях.

Если бы информация хранилась в базе данных, состоящей из одной таблицы, то для работы с ней можно было бы обойтись без специальных СУБД. На практике приходится иметь дело с более сложными структурами, которые образованы из многих связанных таблиц.

Рассмотрим пример работы малого предприятия, занимающегося прокатом компакт-дисков с компьютерными играми. Для того чтобы знать, кто какой диск взял, когда должен возвратить и сколько дисков каждого наименования осталось на складе, предприятию необходима база данных. Но если все сведения о покупателях и о дисках хранить в одной таблице, то таблица станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз когда гражданин Сидоров В.П. будет брать очередной диск, придется вписывать его домашний адрес, телефон и паспорт­ные данные. Так никто не работает. Это долго, трудно и чревато многочисленными ошибками.

Гораздо удобнее сделать несколько таблиц. В одной хранить сведения о клиентах со всеми их паспортными данными, в другой – сведения о выданных дисках, чтобы в любой момент узнать, что выдано клиенту и когда наступает срок возврата, а в третьей таблице – остаток дисков на складе, чтобы вовремя пополнять запасы. После этого отдельные поля таблиц связывают. Если из таблицы Прокат известно, что клиент НВП взял диск D001, то система управления базой данных мгновенно найдет в таблице Клиенты все паспортные данные этого человека, а в таблице Склад все данные об этом диске.

Разделение базы на связанные таблицы не только удобно, но иногда и необходимо. Например, для увеличения числа заказов менеджер фирмы, занимающейся прокатом компакт-дисков, решил поставить в общем зале компьютер, на котором каждый клиент может про­смотреть список имеющихся дисков с иллюстрациями из игр. Если база состоит только из одной таблицы, то вместе с информацией о дисках случайный посетитель получит доступ к информации о других клиентах фирмы. Вряд ли это понравится заказчикам. Такой мене­джер не только не приобретет новых клиентов, но и растеряет тех, которых имел.

Свойства полей

Поля – это основные элементы структуры таблицы. Они обладают набором свойств. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, хранящиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно, даже если номера телефонов записаны цифрами. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Очевидным уникальным свойством любого поля является Имя поля. При создании таблиц пользователю приходится самостоятельно задавать имена таблиц и полей в таблицах. При задании имен необходимо придерживаться ряда правил.

· Имена полей в таблице не должны повторяться, т.е. должны быть уникальными.

· Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.

· Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access (например, Name – имя).

· Имя поля не должно начинаться с пробела.

· Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (]).

Эти же правила действительны и для имен таблиц, а также других объектов Microsoft Access.

Типы данных

Вторым необходимым свойством поля является Тип данных. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

1. Текстовый – символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов.

2. Поле MEMO – предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно.

3. Числовой — числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений.

4. Дата/Время – тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год.

5. Денежный – тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков.

6. Счетчик – поле с номером, определяемый автоматически для каждой новой записи либо путем увеличения предыдущего значения на 1, либо случайным образом. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать двух миллиардов.

7. Логический – логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено.

8. Поле объекта OLE – содержит ссылку на OLE-объект (лист MS Excel, документ MS Word, звук, рисунок и т.п.).

9. Гиперссылка – дает возможность хранить в поле ссылку Интернет.

10. При выборе типа данных можно также выбрать значение Мастер подстановок, который запускает Мастера подстановок, создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Понятие ключевого поля

Для связи таблиц в базе данных (по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице), необходимо предусмотреть в таблице уникальные поля.

Уникальное поле – это поле, значения в котором не повто­ряются.

Для того чтобы Access автоматически следил за уникальностью данных, существуют ключевые поля. При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями Access работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Иногда ключевое поле называют первичным ключом.

Эти ключи настолько важны, что для них существует отдельное правило: каждая таблица в базе данных должна содержать первичный ключ. Без них невозможны создание связей и осмысленная работа с данными, повышается риск дублирования записей, а использование данных затрудняется.

Примечание. Иногда в таблице присутствуют данные по своим свойствам подходящие для ключевого поля (паспортные данные, ИНН), но это бывает не всегда. В Access чаще всего, для ключевого поля используется поле типа Счетчик.

Глава 1. Построение базы данных

Создание базы данных

Базы данных Access 2010 хранятся в виде файлов с расширением .accdb. Создание базы данных всегда начинается с разработки структуры ее таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно.

Дальнейшее изучение Access будет сопровождаться примером создания базы данных успеваемости студентов (далее база данных Успеваемость). База данных Успеваемость будет состоять из трех таблиц. В первой таблице будут храниться данные студентов, во второй – данные об оценках, в третьей – данные групп.

Задания:

Запустите Microsoft Access (Пуск / Программы / Microsoft Office 2010/ Microsoft Office Access 2010)

Создайте базу данных Успеваемость.

Для этого:

На появившейся вкладке Создать представления Backstage щелкните по кнопке выбора места сохранения новой базы данных (см. рисунок).

В окне Файл новой базы данных выберите место хранения файла базы данных – диск D: и свою папку, введите имя базы данных – Успеваемость и нажмите OK.

Нажмите кнопку Создать.

Дата добавления: 2015-10-29