Квадрант ваших приоритетов

Чтобы выполнить это упражнение, вам придется наблюдать за собой и отслеживать все свои действия как минимум на протяжении двух‑трех дней – чтобы вы могли составить более или менее объективную картину того, на что тратится ваша жизнь. Как и в предыдущем упражнении, записывайте все, чем вы занимаетесь, с точностью до 15–20 минут.

Затем вам нужно будет взять лист бумаги, разделить его на четыре квадрата, проведя горизонтальную и вертикальную линии через центр. Левый верхний квадрат озаглавьте: «Важные и срочные дела», правый верхний – «Важные, но не срочные дела», левый нижний – «Срочные, но не важные дела», правый нижний – «Не срочные и не важные дела».

Теперь вам надо распределить весь список ваших дел за два‑три дня по этим четырем квадратам.

В первый квадрат важных и срочных дел поместите любую срочную, «горящую» работу, а также все то, что вам пришлось делать в разного рода критических ситуациях (таких, как поломки и аварии, требующие неотложного ремонта и устранения последствий, обращение за медицинской помощью из‑за болезни и т. д.), и прочие неотложные дела.

Во второй квадрат важных, но не срочных дел включите вашу обычную текущую работу, которая проходит в спокойном режиме (без аврала), все то, что вы делаете ради усовершенствования условий вашей работы, быта, жизни в целом (плановый ремонт, внедрение различных новшеств и т. д., все профилактические меры для предотвращения аварий и непредвиденных ситуаций, профилактические медицинские процедуры и обследования), а также отдых, необходимый вам для восстановления сил и здоровья.

В третий квадрат срочных, но не важных дел включите телефонные звонки, на которые вы вынуждены были отвечать, хотя они оказались не важными, мероприятия, встречи и разговоры в течение дня, без которых вполне можно было бы обойтись, и другие помехи, которые требовали вашей быстрой реакции, но при этом отвлекали от важных дел.

В четвертый квадрат не срочных и не важных дел поместите все разновидности пустого времяпрепровождения: компьютерные игры, пустое чтиво, бессмысленная болтовня по телефону и т. д. (Внимание: важно не путать такую пустую трату времени с отдыхом, который действительно необходим вам для восстановления сил и здоровья и относится к квадрату важных, хоть и не срочных дел.)

Вы получили квадрант ваших приоритетов. Теперь можно увидеть, какому из четырех его квадратов вы уделяете больше времени и сил. Не удивительно, если это окажется квадрат важных и срочных дел – именно так происходит у большинства людей. Но заметьте: когда вы вынуждены все время заниматься только важными и срочными делами – вы словно не принадлежите самому себе, потому что должны без конца реагировать на требование обстоятельств. Этот квадрат вынуждает вас быть реактивными, а не проактивными.

Задумайтесь, почему все ваше время и силы занимает именно этот квадрат? Ответ прост: потому что большинство из нас привыкли, что называется, «дотягивать до последнего» – касается ли это работы, собственного здоровья или ремонта. Мы ждем, когда «грянет гром», и лишь тогда начинаем аврально принимать меры, бросив все прочие дела. И чем больше дел мы затягиваем, тем больше нам приходится встречаться с различными неприятностями, которые имеют обыкновение идти по нарастающей и валиться как из рога изобилия. В итоге мы вынуждены крутиться как белка в колесе и жить в состоянии постоянного стресса. Такой ситуации можно избежать, если начать заранее планировать все то, что относится ко второму квадрату – важных, но не срочных дел. Вовремя делать работу, чтобы она не «горела». Вовремя заботиться о профилактике, ремонте, усовершенствованиях и новшествах. Вовремя обращаться к врачу – тогда, когда болезнь еще не свалила вас с ног.

Вам нужно сменить приоритеты. Начните прямо с завтрашнего дня заранее планировать важные, но не срочные дела, и именно их делать приоритетными для себя. Если вы будете вовремя уделять им должное внимание – то квадрат важных и срочных дел, выбивающих вас из колеи, будет сокращаться. В итоге вы обретете гораздо больше контроля над своей собственной жизнью. Вы будете гораздо больше уравновешены и сбалансированы, и ваша жизнь потечет ровно и гладко. Также обратите особое внимание на третий и четвертый квадраты. Если первый квадрат мы игнорировать не можем – он обычно требует нашего немедленного вмешательства, – то за счет третьего и четвертого квадратов можно высвободить немалые ресурсы времени. Эти квадраты очень коварны – они сильно мешают нашей эффективности. Единственный выход: научиться игнорировать дела, попадающие в эти квадраты.

Возможно, это будет получаться не сразу. Но постепенно внедряя эти принципы в свою жизнь, вы станете максимально эффективным в достижении ваших целей.

На практике не всегда бывает просто отказаться от дел из третьего и четвертого квадратов: срочных, но не важных; не срочных и не важных. Все знают, как трудно не реагировать на навязчиво звонящий телефон, даже если вам заранее известно, что звонок не важный. Отказать себе в пустом времяпрепровождении тоже нелегко, если вы к нему привыкли. И все же надо учиться этому – если вы не хотите, чтобы эти пустые занятия буквально съедали вашу жизнь.

Другая трудность состоит в том, чтобы заставить себя выполнять дела из второго квадрата – важные, но не срочные. В самом деле: казалось бы, зачем за них браться, если «не горит»? И все же надо приучать себя к этому, если мы не хотим жить в постоянном состоянии стресса и цейтнота.

Как мотивировать себя на выполнение дел из второго квадрата? Как заставить себя игнорировать дела из третьего и четвертого квадратов?

Стивен Кови дает такой ответ на эти вопросы: дела из второго квадрата должны вас воодушевлять. Если они будут вас вдохновлять и наполнять энтузиазмом, вы будете браться за них с интересом и увлечением. Тогда вам будет совсем не трудно сделать второй квадрат приоритетным, а третий и четвертый вовсе отсечь. Ведь когда мы что‑то делаем с увлечением и энтузиазмом – нам очень легко отсечь все то, что мешает этому занятию.

Но как обрести энтузиазм и вдохновение, если речь идет об обычных, повседневных делах? Ответ прост: у вас должна быть воодушевляющая перспектива. Например, посредством этих дел вы стремитесь обеспечить себе и своей семье достойную, безопасную жизнь; создать что‑то, чего в мире не было до вас; дать людям больше свободы, радости и новых возможностей в жизни; принести в мир красоту и мудрость, и т. д.

Если вы занимаетесь по‑настоящему важными делами – в них непременно заложена подобная «сверхзадача», некий высший смысл. Найдите этот высший смысл в своих повседневных делах, и вы получите мобилизующую и вдохновляющую формулу, которая будет ежедневно наполнять вас силой, способной сдвигать горы.

Если же такого высшего смысла не обнаруживается – значит, вы на самом деле занимаетесь не важными делами, а тратите время на пустяки, что является непростительной беспечностью по отношению к своей единственной и не такой уж длинной жизни.

Когда вы найдете для себя вдохновляющую формулу, помогающую вам с энтузиазмом браться за дела из второго квадрата, в вашей душе, образно говоря, загорится большое пламенеющее «ДА!», которое вы говорите важным вещам в своей жизни. И тогда вам будет не так уж трудно научиться говорить столь же уверенное «НЕТ!» всему тому, что лишь отнимает ваше время и силы: ненужным встречам, мероприятиям, телефонным разговорам и т. д. Когда вас куда‑то приглашают – сразу же задумывайтесь о том, нужно ли это вам, вписывается ли это в ваши собственные планы. Или это нужно только другим людям, а вы из деликатности боитесь отказать? Даже если вас приглашают принять участие в деле, которое представляется вам вполне достойным и хорошим, но при этом никак не вписывается в ваши приоритеты, без сомнения говорите «нет».

...

Сказать «нет» – это на самом деле большая проблема для многих людей. Часто нам кажется, что если мы говорим кому‑то «нет» – значит, мы уже ссоримся с этим человеком, демонстрируем ему свое плохое отношение. На самом деле это не так. Надо просто научиться говорить «нет» мягко и деликатно, так, чтобы никого не обидеть – но при этом и не оправдываясь, чтобы не ставить себя в унизительное положение. Учитесь говорить «нет» именно так. Вы должны твердо знать, что не хотите никого обидеть. Все, что вы делаете, – это выполняете долг перед самим собой: вы просто не можете себе позволить жертвовать тем, что для вас важно, что придает смысл вашей жизни, ради того, что вам не важно и не нужно. А если даже кто‑то обидится – в этом нет вашей вины. Ваш страх перед этим не должен вас заставлять делать то, что вам не нужно и чего вы не хотите.

Когда вы определили свои приоритеты и сказали «нет» всему остальному, вам необходимо начать составлять конкретные планы своих действий. Начните с плана на ближайшую неделю.

...

Упражнение 9

Составление плана на неделю

1. Составьте список самых важных сфер вашей жизни (например, семья, работа, приусадебный участок, здоровье, личное развитие и т. д.) и соответствующих им ваших жизненных ролей (например, отец, менеджер, садовод, личность и т. д.).

2. Составьте список важных дел на неделю по каждой из этих сфер. При этом следите, чтобы никакая из важных сфер не страдала: нельзя жертвовать ни здоровьем ради работы, ни личным развитием ради семьи, и т. д. Это значит, планируйте примерно поровну важных дел для каждой сферы, чтобы ваше время, силы и энергия распределялись между ними равномерно. Не планируйте больше, чем вы реально можете сделать.

Вот как, к примеру, может выглядеть этот план: Я – отец: научить сына решать задачи по математике; купить велосипед дочери.

Я – менеджер: изучить данные опроса потребителей для изучения спроса; провести собеседования с претендентами на должность помощника.

Я – садовод: высадить рассаду овощей; пройти семинар по выращиванию цветов.

Я – личность: пройти семинар личностного роста; посетить спортклуб и бассейн.

И т. д.

Если вы затрудняетесь определить, в чем состоят самые важные дела по каждой из важных для вас сфер, ответьте для себя на следующие вопросы:

■ Есть ли такое дело, которое, если начать делать его регулярно, привело бы к огромным позитивным переменам в моей личной жизни (работе, состоянии здоровья и т. д.)?

■ Если такие дела есть, то почему я до сих пор их не делаю?

■ Что мне нужно, чтобы начать их делать?

■ От каких дел из третьего и четвертого квадратов я могу отказаться, чтобы высвободить время для этих по‑настоящему важных дел?

Запишите в ваш план те важные дела, которые вы выявите в результате. 3. Оцените каждое из запланированных вами дел на предмет возможных последствий в долгосрочной перспективе. Принесет ли оно вам лишь сиюминутную пользу – или даст положительный результат в будущем? И не может ли так случиться, что сиюминутная польза обернется вредом в долгосрочной перспективе?

Довольно часто мы в жизни стремимся к сиюминутному положительному результату, не думая о последствиях. Например, решили за ребенка задачу по математике, на следующий день он получил пятерку, а в конце года провалил экзамен. Конечно, чтобы научить его самого решать задачи, потребуется больше усилий – но зато эти усилия окупятся в будущем.

Исключите из вашего плана все те дела, которые сейчас кажутся хорошими, но в будущем могут повредить. 4. Определите день недели и точное время, когда вы будете заниматься каждым делом и сколько времени на него потратите.

5. Выделите те дела, к выполнению которых можно привлечь других людей.

Определите, в каких делах вы должны быть исполнителем, а в каких можете выступить как руководитель. (Например, поручить ребенку самостоятельно сделать уборку в своей комнате или передать часть своих рабочих полномочий помощнику либо секретарю.)

6. Приступайте к выполнению плана. 7. Ежедневно каждое утро просматривайте свой план и при необходимости корректируйте его, постоянно проверяя все планируемое на соответствие своим приоритетам.

Составляя план и приступая к его выполнению, помните:

● По ходу дела план при необходимости можно менять и корректировать – но не в угоду суете и неважным делам.

● Нельзя ставить жестких временных рамок для дел, в которых кроме вас принимают участие другие люди – ведь в процессе общения могут возникнуть непредвиденные повороты, и вам потребуется больше времени, чем вы планировали. В этом случае будьте готовы отодвинуть другие дела.

● Привлекая к вашим планам других людей, не навязывайте им свое представление о том, как они должны выполнять свою часть работы: ставьте перед ними задачи, объясняя, что они должны сделать, но не диктуя, как им это делать. (Например, вместо того чтобы требовать от ребенка: вытри пыль, убери мусор и т. д., вы можете попросить его помочь вам сделать дом красивым и чистым. Пусть он сам подумает, как этого достичь, а если ему захочется, пусть обратится к вам за советом.)

Возьмите в привычку составлять подобные планы на каждую неделю. Выберите определенный день и определенное время, когда вы будете это делать – например, в воскресенье вечером или в понедельник утром, – и не отступайте от этого правила. В конце недели подводите итоги: что удалось сделать, а что – нет и почему.

Освоив первые два навыка высокоэффективного человека, вы стали программистом своей жизни и написали программу, а третий навык поможет вам расчистить свободное место в пространстве и времени вашей жизни, чтобы сделать работу этой программы максимально эффективной и запустить ее.

Дата добавления: 2015-10-31