Использование сокращений в текстах документов

Современную деловую письменную речь трудно представить себе без употребления специальных слов и общепринятых сокращений.

В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:

1) почтовые сведения:

область - обл. (при названии)	деревня - д.(при названии)
район - р-он (при названии)	отделение- отд.
город - г. (при названии)	почтовый ящик – п/я
село - с. (при названии)

2) наименование должностей и званий:

профессор - проф.	помощник - пом.
заведующий - зав.	член-корреспондент - чл.-корр.
заместитель - зам.	академик - акад.
инженер - инж.	исполняющий обязанности - и.о.

3) названия документов:

государственный стандарт - ГОСТ	технический план - техплан
специальный заказ - спецзаказ

4) денежные единицы:

рубль - р. (руб.)	копейка - к. (коп.)
тысяча - тыс.	миллион - млн.
миллиард - млрд.

например: 2000 руб. 80 коп., но 2000 р. 80 к.

5) текстовые обозначения:

прочее - пр.	другой (другие) - др.
смотри - см.	и тому подобной - и т.п.
часть - ч. (при цифрах)	и так далее - и т.д.
глава - гл. (при цифрах)	страница - с. (при цифрах)
пункт - п. (при цифрах)	таблица - табл. (при цифрах)
то есть - т.е.

6) названия единиц измерения (при цифрах):

метр - м	сантиметр - см
тонна - т	центнер - ц
миллиметр - мм	гектар - га
килограмм - кг	грамм - г
атмосфера - атм	час - ч
ампер - А	минута - мин
секунда - с

Официально узаконено множество сокращений наименований учреждений, организаций, предприятий. Некоторые из них настолько утвердились, что стали самостоятельными словами. Сокращенные наименования учреждений могут быть образованы:

1) по первым буквам полного наименования - МГУ (Московский государственный университет), РЭУ (Ремонтно-эксплуатационное управление);

2) по слоговому принципу - Минздрав (Министерство здравоохранения), Минфин (Министерство финансов);

3) смешанным способом - РНИИСтройдормаш (Российский научно- исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. При использовании всевозможных сокращений следует соблюдать ряд условий:

1. Сокращенные написания должны быть понятны читателю. Например, слова бук., бух., известны только специалистам (бук. - буксир, бух. - бухта). Однако документ, в котором специалист употребил слово в сокращенном виде (письмо, отчет, проект и т.д.), может быть предназначен для широкого круга лиц, поэтому такое сокращение следует заменить полным написанием или расшифровать сокращение в скобках. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

2. Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке, это слово не сокращается.

3. Названия ученых степеней, званий и профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

4. Сокращение не должно оказаться в таком контексте и в таком виде, в котором оно будет пониматься двояко. Например, слово господин принято записывать как г-н в середине предложения и как Г- н - в начале предложения (не Г. Иванов, Г-н Иванов. В первом случае Г. можно принять за инициал).

5. Насыщенность текста сокращенными написаниями "снижает" официальный тон документа. Например, неуместны сокращения типа Госдума, Избирком в официальном докладе или в выступлении перед массовой аудиторией.

6. Не следует из экономии времени и места сокращать такие слова и словосочетания, которые не принято сокращать (например, вместо обязательство - обяз., вместо командировка - команд.) или сокращать слово так, что его нельзя понять (например, об-о вместо обязательство).

7. Написание сокращений должно быть унифицировано в документе. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово район р., и р-н.

8. Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, а также слов миллиард, миллион, тысяча, рубль, копейка и т.п, если они употребляются без цифр и не в таблицах. Исключение составляют единицы физических величин в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

9. Нельзя заменять слова буквенными обозначениями. Неправильно: L рабочей части (следует: длина рабочей части) развертки 50 мм.

10. Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных размеров, видов, марок продукции одного названия должно быть одинаковым. Неправильно: 2,7; 4, 35; 3. Правильно: 2, 70; 4, 35; 3, 00.

11. Недопустимо использовать в тексте математический знак "минус" перед отрицательными значениями величин; его следует заменять словом минус. Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться "Словарем сокращений русского языка"/под ред. Д.И. Алексеева, И.Г. Гофмана, Г.В. Сахарова (любое стереотипное издание).

Дата добавления: 2015-07-08