Организационно-распорядительные методы управления

Хозяйственная самостоятельность предприятий торговли и соподчинение различных их звеньев в процессе хозяйственной деятельности невозможны без административной деятельности руководителей, иначе говоря, без прямых распоряжений, указаний, инструкций. Эти методы необходимы для построения аппарата управления организации и его нормальной работы. С помощью этих методов устанавливаются отношения управления, и определяется их содержание: место коллектива и отдельных работников в системе управления, их права, обязанности, ответственность, взаимосвязи, координация действий, оценка работы.

Организационно-распорядительные методы управления – это методы, осуществляемые посредством обязательных для исполнения директив, приказов и других предписаний. Их характерными особенностями являются:

− прямое воздействие на управляемый объект;

− обязательный характер выполнения указаний, распоряжений, приказов;

− строго определенная ответственность за невыполнение указаний и распоряжений.

Организационно-распорядительные методы управления действуют в неразрывной связи с экономическими и социально-психологическими методами. Восприимчивость коллектива к административным воздействиям зависит от того, дополняются ли они решением экономических и социальных задач.

Организующая, интегрирующая, координационная роль руководителя в системе управления обуславливает особое значение в его работе методов организационно-распорядительных методов управления. Эти методы опираются на власть руководителя, на его права, на присущую организации дисциплину и ответственность.

Успешное применение административных методов предполагает, прежде всего, что в организации разработана четкая структура, определены функции, права и обязанности ее подразделений. Без такого рода упорядочения административная деятельность руководителя будет затруднена. Если каждая служба специализирована, круг ее обязанностей известен, работники с ними знакомы, и она в общем виде подготовлена к их выполнению – распорядительство руководителя выражается в краткой постановке задач, определении сроков и т.п. Если же руководитель каждый раз должен подробно устанавливать, кому, что и как делать, то объем его работы резко возрастает.

Четкая организация предполагает, что разработаны положения об отделах и службах. Эти положения изучены и известны не только сотрудникам данной службы, но и всем другим подразделениям. Не меньшее значение имеет наличие четких должностных инструкций у исполнителей.

Административная деятельность будет также облегчена, если имеется общий план работы организации и схемы выполнения основных работ, отработаны процедуры принятия и реализации основных решений.

Для успешного администрирования необходимо наличие четкой трудовой дисциплины и высокой ответственности в организации. Если сложилась обстановка, при которой не остается без внимания ни одно нарушение дисциплины, если меры ответственности применяются регулярно, то распорядительная, организаторская деятельность руководителя облегчается. В другой же ситуации неизбежны многократные напоминания, контрольные проверки и т.д.

Руководитель должен ясно представлять, что меры, направленные на создание эффективно работающего аппарата управления – от подбора кадров до организации повышения квалификации кадров – имеют значение не только сами по себе, но и непосредственно влияют на то, какими организационно-распорядительными методами воздействия ему придется пользоваться и как их применять.

Чтобы избежать административной «перегрузки», надо не жалеть усилий на формирование делового климата организации. Все эти меры – на первых порах трудоемкие и не дающие немедленных результатов – впоследствии существенно облегчат работу.

Организационно-распорядительные методы управления делятся на две группы:

− методы правового воздействия, реализуемые на макроуровне;

− организационно-распорядительные методы управления на уровне предприятий.

2.1 Методы правового воздействия.

Методы правового воздействия, реализуемые на макроуровне, представляют собой ряд законодательных актов, принимаемых на федеральном и региональном уровне. Они определяют «рамочные» условия для функционирования предприятий, а именно: структуру органов государственного регулирования торговой деятельности, правовое положение предприятий и организаций торговли, порядок заключения и исполнения хозяйственных договоров и торговых сделок, правовую охрану собственности торговых субъектов, порядок разрешения споров торговых предприятий и организаций, правила торговли, защиту прав потребителей, формирование и порядок регулирования некоторых вопросов контрактной системы, вопросы, связанные с этической стороной деятельности предприятий и т.д. К ним относятся следующие нормативные акты.

1. Закон – нормативный акт, принимаемый представительным органом государственной власти Российской Федерации или ее субъектов. Различают федеральные конституционные законы, федеральные законы, законы субъектов Федерации.

Федеральные законы принимаются Государственной Думой, одобряются Советом Федерации, подписываются Президентом России и публикуются в официальной печати. Официальным опубликованием федерального закона считается первая публикация его полного текста в «Российской газете» или «Собрании законодательства Российской Федерации».Например, Гражданский кодекс РФ, первая часть которого была принята в 1994 г. и вступила в действие с 1995 года определяет состав и характеристику организационно-правовых форм предприятий в РФ. Вторая часть Гражданского кодекса, вступившая в силу с 1 марта 1995 года, регулирует договорные отношения.

Закон субъектов Российской Федерации – нормативный акт, принимаемый высшим представительным органом субъекта Федерации.

2. К актам федеральных органов государственного управления относятся Указы Президента и постановления Правительства.

Указы Президента РФ принимаются на основании и во исполнение федеральных законов. Указы президента являются подзаконными нормативными актами и не могут противоречить федеральным законам.

По текущим вопросам оперативного характера Президент имеет право принимать распоряжения, не являющиеся нормативными актами.

Например, в развитии рыночных механизмов торговой деятельности важную роль сыграл Указ Президента РФ «О коммерциализации деятельности предприятий торговли в РСФСР» от 25.11.91 г. Им предусматривалась реорганизация государственных (муниципальных) предприятий розничной торговли путем выделения из их состава структурных единиц (магазинов, мелкорозничной сети и др.). Данные структуры наделялись правами юридического лица.

Постановления Правительства РФ принимаются на основании и во исполнение федеральных законов, указов Президента РФ и являются нормативными актами.

Например, Правительство РФ Постановлением от 19.01.98 г. № 55 в соответствии с Законом «О защите прав потребителей» утвердило:

− Правила продажи отдельных видов товаров;

− Перечень товаров длительного использования, на которые не распространяется требование покупателя о безвозмездном предоставлении ему на период ремонта или замены аналогичного товара;

− Перечень непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размеров, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации.

3. Акты федеральных органов исполнительской власти – нормативные акты, принимаемые министерствами и ведомствами.

Наиболее значительный функцией принятия нормативных актов наделены лишь некоторые министерства и ведомства, к которым относятся Министерство финансов, Федеральная налоговая служба России, Государственный таможенный комитет, а также Центральный банк.

Например, Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37 утвержден «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». В этом справочнике содержатся характеристики массовых должностей общих для всех отраслей экономики.

4. Нормативными актами являются также акты исполнительных органов субъектов Российской Федерации.

Осуществляя управленческое воздействие, менеджер должен знать законы, обладать необходимой правовой культурой. Руководитель должен систематически повышать свою правовую культуру, чаще советоваться с юрисконсультом.

2.2 Организационно-распорядительные методы управления, реализуемые на уровне предприятий

По форме проявления в практике управления организационно-распорядительные методы на уровне предприятий делятся на методы организационного и распорядительного воздействия. В большинстве случаев эти две группы методов используются вместе, дополняя друг друга.

Методы организационного воздействия проявляются в основном в форме административных актов длительного действия – уставов, положений, инструкций, правил, регулирующих деятельность организации, подразделений, подчиненных. Такие административные акты на определенный срок закрепляют организационные структуры систем управления, регламентируют порядок, направление и содержание управленческого воздействия.

Организационное воздействие включает в себя организационное регламентирование, организационное нормирование и организационно-методическое инструктирование.

Организационное регламентирование - это установление правил, регулирующих деятельность предприятий, подразделений или исполнителей. Они обязательны для управляющей подсистемы. Организационное регламентирование деятельности трудовых коллективов или отдельных исполнителей в управляющей подсистеме осуществляется с помощью нижеследующих документов.

Устав – документ, определяющий структуру, функции и права предприятия. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. В уставе указывается наименование организации, дата, гриф утверждения (в случае частного предприятия указывается, кем оно зарегистрировано), содержатся объяснение назначения, цели предприятия (организации); описание основных задач, структуры, функций, организационных форм управления; определение финансовой и материальной базы; порядка представления отчетности и работы ревизионных органов; описание действий в случае прекращения работы предприятия и порядка его ликвидации.

Положения бывают следующих видов: о структурных подразделениях организаций; об отдельных должностных лицах (например, о заместителе директора по коммерческим вопросам), о проведении различных мероприятий (смотров, конкурсов и т. п.).

Структура текста положения о структурном подразделении организации состоит из таких разделов:

1. общие положения;

2. задачи;

3. функции;

4. права;

5. ответственность;

6. взаимоотношения.

Положения и другие организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, который содержит требования к оформлению данных документов.

Положение о структурном подразделении составляется его руководителем и утверждается руководителем организации. Он же утверждает положения, которые определяют статус временно организуемых комиссий, групп.

Деятельность отдельных исполнителей регламентируют должностные инструкции, в них определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, имеет обезличенный характер и объявляется сотруднику при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей).

Одним из видов организационного регламентирования является организационная структура управления, определяющая разделение труда в управляющей системе предприятий.

Организационное нормирование предполагает разработку организационных нормативов, определяющих меру, пределы развития определенных процессов. Нормативы подразделяются на технические (стандарты, схемы); технологические (последовательность выполнения каких-либо работ, например, составление и оформление документов); трудовые (тарифные разряды, ставки, продолжительность рабочего дня, нормы численности, обслуживания, управляемости).

Организационно-методическое инструктирование использует такие формы воздействия на объект управления, как методические указания, рекомендации и инструкции по выполнению отдельных управленческих работ. Инструктирование – это разъяснительная работа, направленная на доведение до исполнителей рациональных, более эффективных приемов работы, а также проверка знаний и умений исполнителей. Это наиболее мягкая форма административного воздействия.

В условиях рыночной неопределенности сложно регламентировать всю деятельность управленческих работников. В связи с этим требуется применение административных мер воздействия, направленных на устранение нарушений согласованности и ритмичности, пропорций торговых процессов, выполнение планов. Достижению этих целей способствуют методы распорядительного воздействия. Они отражают динамику процесса управления. Распорядительное воздействие – это прямое административное указание, которое имеет обязательный характер, адресуется управляемым объектам, воздействует на конкретно сложившуюся ситуацию. Методы организационного воздействия регулируют все стороны деятельности предприятия, организации и могут быть направлены на управляемую, управляющую подсистемы и на организацию в целом. Эти методы могут иметь различную степень регламентации и детализации. В отличие от организационного воздействия, направленного на формирование порядка функционирования системы управления, распорядительное воздействие имеет целью решение единичных вопросов. Формулировка распорядительного воздействия не допускает никаких других вариантов в выборе приемов выполнения этого действия, кроме предложенного. Задачей распорядительного воздействия является обеспечение четких действий управленческого аппарата, слаженной работы подразделений управления. В зависимости от содержания и уровня распорядительное воздействие оформляется в форме приказов, распоряжений, указаний.

Приказ – распорядительный документ, издаваемых руководителем организации в целях разрешения основных оперативных задач, стоящих перед данной организацией. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. В зависимости от содержания различают приказы по общим вопросам и приказы по личному составу.

Приказы по общим вопросам связаны с созданием, организацией, ликвидацией, переименованием, изменением масштаба деятельности организации или структурного подразделения, утверждением или изменением положений, инструкций, правил, планов, структуры. Приказами по личному составу оформляются назначение, перемещение, освобождение, поощрение, взыскание и т.д.

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем, для разрешения оперативных вопросов. Оно, как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Одной из форм распорядительного воздействия является устное указание руководителей всех звеньев управления. Чаще всего эту форму распорядительного воздействия используют руководителя низовых звеньев управления: начальники структурных подразделений, администраторы, заведующие секциями, складами.

Формы распорядительного воздействия связаны между собой, а также с формами организационного воздействия. Взаимосвязь форм распорядительного воздействия заключается в том, что одна из них может обуславливаться другой, быть ее продолжением, дополнением или конкретизацией.

С углублением разделения труда в управлении, более точным и четким его документированием посредством разработки положений о подразделениях, должностных инструкций, а также общего совершенствования управленческой деятельности необходимость в оформлении некоторых управленческих решений с помощью издания приказов, распоряжений отпадает.

Поэтому чем лучше в организациях осуществляется организационное воздействие в форме регламентирования, нормирования и методического инструктирования, тем реже приходится решать частные оперативные вопросы с помощью форм распорядительного воздействия.

Дата добавления: 2015-07-07