Б) оборудование

Опишите отдельно имеющееся и необходимое для осуществления проекта оборудование и как оно будет использоваться в проекте.

Методы оценки/обратная связь

Разработайте методы внутренней и внешней оценки проекта. Методы внутренней оценки нужны Вам для корректировки проекта во время его выполнения. Методы внешней оценки необходимы грант-менеджеру для проверки продвижения проекта. Грант-менеджер может не согласиться с Вашей внешней оценкой, но представив их, Вы лишний раз убедите экспертизу в серьёзности Ваших намерений и Вашей высокой квалификации. Методы внутренней и внешней оценки могут совпадать. Опишите обратную связь в проекте (она может совпадать с методами оценки).

Для того чтобы оценка результативности проекта была реалистичной, можно использовать внешнюю и внутреннюю экспертизу. Если организаторы принимают решение провести внешнюю экспертизу проекта, то следует учесть затраты на этот вид работ. Сколько будет стоить экспертиза? Согласится ли приглашенный эксперт выполнить анализ результатов проекта бесплатно? Будет ли принимать внешний эксперт участие в подготовительной части проекта? Достаточна ли репутация и компетенция эксперта для задач, которые перед ним будут поставлены?

Если все же решено ограничиться своими силами, внутренней оценкой проекта, то необходимо заранее оценить, достаточна ли компетенция персонала для осуществления подобной работы? Будет ли эта оценка объективной?

Выбор внешней или внутренней экспертизы результатов проекта зависит от сложности работ по его реализации, социальной значимости, ресурсов и, наконец, философии организации.

Часто начинающие грантозаявители совершенно искренне недоумевают и задают вопрос: «а как же мы можем сегодня точно знать, какие в проекте получатся результаты? Наша жизнь, дескать, настолько нестабильна, что многое может случиться...»

Но характерной особенностью проектной деятельности является вполне прагматичный просчёт затрат и ожидаемых результатов. Результаты должны быть ясны до начала работ по проекту.

В ходе осуществления проекта ведется его мониторинг, цель которого - установить, способствует ли выполнение проекта достижению поставленных перед ним целей. Если нет, принимаются меры по возвращению проекта в нужное русло. Этот процесс носит название целенаправленного менеджмента.

Существует два вида оценки:

· оценка продукта.

· оценка процесса

Поэтому оценка результативности проекта может состоять из:

1) оценки результатов проекта (продукта, услуги, учебной программы). В этом случае важно планировать количественный и качественный анализ достижимости поставленных задач;

2) оценки процесса реализации проекта (особенностей осуществления проекта, стиля работы проектной команды, степени отклонения от задуманного плана работ).

Планируя оценку результативности проекта, важно:

1. Еще раз проанализировать задачи проекта.

2. Выявить целевую аудиторию проекта (исполнители и участники) и учесть их мнения и пожелания.

3. Определиться с тем, что будет доминировать в оценке процесс или результат.

4. Знать, нужно ли привлекать «посторонних» экспертов.

5. Решить, следует ли делать сравнительный анализ затрат и результатов в данном проекте.

6. Уточнить, каким образом будут собраны необходимые для оценки проекта факты, данные, мнения.

7. Выбрать методы анализа (статистический, интервью, анкетирование).

8. Определить форму, в которой будут подготовлены и распространены результаты экспертизы (отчет, брошюра, конференция).

ВНИМАНИЕ: Не планируйте оценку проекта на послепроектный этап!

Оценка должна быть постоянной, систематической и включена в проект. Это показывает, что Вы реально подходите к выполнению своих задач и знаете, чем они завершаются и каков их результат. Оценка – ещё и удобный инструмент управления проектом. Более того, это научит Вас улучшить управление ежедневной деятельностью Вашей организации и научить других, как управлять проектом.

Любая из вышеуказанных оценок может пригодиться Вам. А определит метод оценки тип Вашего проекта и его цели/задачи. Для любого из типов Вам необходимо определиться с тем, как Вы будете собирать необходимую для оценки информацию и как Вы будете затем её обрабатывать. Вы должны определиться и с тем, в каком виде Вы будете представлять оценку и её результаты, а также кому будет эта оценка и её результаты адресованы.

БЮДЖЕТ

Каждый пункт вашего штатного расписания, каждая единица оборудования и других затрат, требующих грантового финансирования, должны быть указаны в бюджете. Если Цены в Вашем регионе отличаются от средних или Вы запрашиваете нестандартное оборудование, если Вы в ходе проекта выполняете специальные виды работ, подтвердите цены на работы и оборудование приложением к бюджету калькуляций, прейскурантов и других документов.

БЮДЖЕТ ПРОЕКТА – это смета предполагаемых целевых расходов, необходимых для осуществления проекта. Следует учесть, что бюджет в заявке на грант – логическое продолжение проекта, его финансовое обоснование.

Бюджет проекта – один из самых важных документов, который позволяет оценить возможности финансирования проекта. Кроме того, бюджет дает возможность определить реалистичность поставленных в проекте методов и задач. Наконец, бюджет многое может рассказать о стиле управления персоналом, принятом в организации.

Приступая к подготовке бюджета проекта, требуется определить все возможные траты и расходы, выделить первоочередные и самые необходимые.

Бюджет Вашего проекта может занимать всего одну страницу, поясняя затраты на Ваш проект в самом общем виде. Ваш проект может потребовать от Вас более подробного бюджета, в том числе и текстового пояснения к нему.

Бюджет должен отражать ценности Вашей организации. Работая в библиотеке, Вы, безусловно, предпочтёте книги автомобилю; работая в лечебном учреждении, Вы предпочтёте расходы на медицинскую деятельность расходам на приобретение художественного кинофильма.

Проверьте соответствие между описанием проекта, пояснениями к бюджету и самим бюджетом.

Очень многие организации закладывают в свой бюджет лишний компьютер или оплату труда ассистента. Если это не соответствует целям и задачам Вашего проекта, то фонд будет рассматривать это как ненужное раздувание бюджета.

Пожалуйста, направьте свои усилия на эффективное управление проектом. Если, например, должность Вашего исполнительного директора уже финансируется за счёт других источников, например за счёт государственного бюджета, то уж пять процентов своего рабочего времени он может выделить на управление проектом без дополнительной оплаты. Ваших постоянных специалистов тоже можно занять в проекте и их работу также оценить как дополнительный источник финансирования.

Если основное оборудование, запрашиваемое Вами в проекте, составляет основную часть Вашего бюджета, внимательно проанализируйте, не могли бы Вы использовать это оборудование совместно с другими организациями. Вполне вероятно, что Вы могли бы воспользоваться уже бывшим в употреблении оборудованием.

Если Ваш проект рассчитан на длительный срок, в бюджете при планировании заработной платы учтите инфляцию.

Внимательно проанализируйте требования донора по планированию заработной платы и не превышайте разумных и требуемых донором пределов. Смешно, если Ваш проект направлен на проведение инфраструктурных мероприятий, которые наверняка займут у Вас основную часть проектного бюджета, а заработная плата составит 70 – 90% Вашего бюджета. ФОНД НЕ УСЫНОВЛЯЕТ СОТРУДНИКОВ ВАШЕГО ПРОЕКТА!

Штатное расписание Вашего проекта должно указывать, сколько процентов рабочего времени каждый сотрудник Вашего проекта должен работать над проектом, и соответственно этому будет рассчитываться его заработная плата. ВНИМАНИЕ: если заработная плата сотрудника Вашего проекта на 100% финансируется за счёт других источников, и его основные должностные обязанности полностью совпадают с проектными, Вы не может планировать этому сотруднику дополнительную зарплату, напр. ещё 20% за счёт донорских средств даже в том случае, если он будет 20% своего рабочего времени посвящать работе над проектом. Однако Вы можете показать, что эти 20% – дополнительный источник финансирования. В этом случае заручитесь письмом поддержки от того, кто оплачивает 100% вышеуказанной заработной платы. Это будет очень хорошей демонстрацией поддержки Вашего проекта.

При расчёте зарплаты не забудьте про платежи и налоги, уплачиваемые Вашей организацией и каждым из получающих зарплату. Некоторые фонды соглашаются на включение в проектный бюджет платежей, которые организация или частные лица должны производить, иногда – нет. Будьте каждый раз внимательны и консультируйтесь с экспертами донора. Будьте также внимательны и следите за тем, от какого донора Вы получаете финансирование. Грантовые деньги, полученные от некоторых наиболее крупных благотворительных организаций, работающих на территории России, освобождены от ряда обязательных плат в бюджет и налогов. Некоторые из доноров разрешают включать в проектный бюджет даже накладные расходы, возникающие при исполнении проекта в организации. Это правило прежде всего действительно для государственных фондов, но в большинстве случаев не работает у частных спонсоров, которые предпочитают видеть в Вашем проектном бюджете «чистые» суммы.

Оплата услуг связи и транспортных расходов должна производиться по минимальным расценкам и в минимально необходимом объёме, в противном случае донор расценит это как искусственное раздувание бюджета. Однако если Ваш проект направлен на проведение публичных мероприятий, связанных с массовой рассылкой информационных материалов и публичными мероприятиями, в которых предусматриваются представительские расходы и специальный транспорт, то увеличение расходов по этим статьям с соответствующим серьёзным их обоснованием и при условии соответствия миссии донора, условиям отдельной программы/конкурса, Вы можете увеличивать эти статьи бюджета.

Не закладывайте чрезмерных расходов на проведение тренингов, семинаров и оплату работы внешних экспертов. Если у Вас есть собственные силы на проведение такого рода деятельности, зачем приглашать специалистов со стороны, которые, как правило, ещё и требуют зарплату, да ещё и достаточно высокую?

Не показывайте в бюджете копейки, напр., 1298 руб. 32 коп. или ₣353,25 или ₤235.23 или $476,78

Многие доноры, в основном зарубежные, просят рассчитывать бюджет в твёрдой валюте. В этом случае тоже не считайте всё с точностью до разменной монеты.

Не включайте в бюджет непредвиденные расходы, это свидетельствует о плохой подготовке проекта. Вы должны просчитать всё до мелочи: копирование, канцтовары, расходные материалы, транспорт и т.д.

Дата добавления: 2015-07-10