Письмо-обращение

Некоторые донорские организации, поток заявок в которые очень велик, просят перед отсылкой им окончательного варианта проекта обращаться к ним с письмом-обращением.

В этом письме Вы кратко излагаете суть своего проекта, где указываете, почему Вы решили обратиться именно к этому спонсору, доказываете способность Вашей организации исполнить предлагаемый проект, и называете запрашиваемую для проекта сумму с разбивкой её по основным статьям. Письмо должно быть подписано руководителем Вашей организации, а не тем лицом, кто писал проект, однако в качестве контактного лица следует указывать именно его. Не забудьте указать все возможные каналы связи (почтовый адрес, телефон, факс, электронную почту и другие координаты).

Для проектантов такое письмо – удобный инструмент проверки идей проекта. Предварительно изучите приоритеты спонсора. Ваше письмо должно чётко соответствовать им, а заявляемы Вами проект должен связывать приоритеты спонсора с Вашими.

Успешное письмо-обращение должно быть предельно кратким и вежливым. Две страницы текста должны быть настолько же информативными, насколько краткими. Избегайте деталей. Будьте точными и ясными в формулировках и предельно честными. Не забудьте вложить в смысл преданность проекту и немного страсти (не переборщите!) Укажите срок проекта, контактное лицо и его координаты.

Структура письма-обращения:

· Приветствие

· Вводный абзац

· Эффект проекта

· Сплочённость проектной команды

Вводный абзац должен быть конспектом проекта и необходимого финансирования. Исходите из того, что донор будет рассматривать его как аннотацию к проекту. Там, где это необходимо, рассчитайте затраты на проект, укажите число участников.

Эффект проекта: Сконцентрируйтесь на идее благотворительности проекта: покажите, что Вы будете работать не на нужды Вашей организации, а на нужды Вашего сообщества. Даже если Вы претендуете на получение финансирования для разработки новой базы данных, покажите, что эта база данных будет обслуживать не столько Ваших сотрудников, сколько послужит развитию той или иной сферы в жизни Вашего города, села, увеличит число внешних читателей, пользователей и т.п.

Сплочённость проектной команды: вместо обращения от первого лица используйте местоимение «мы», что продемонстрирует корпоративность, т.е. общность интересов в Вашей организации.

Если донорская организация требует, чтобы Вы сразу представили окончательный вариант проекта, то – если фонд не требует иначе (а об этом речь пойдёт далее) – содержание комплекта документации должно быть следующим:

1) Письмо/обращение в фонд/донорскую организацию

2) Титульная страница. Необязательная часть, но она придаст Вашему проекту презентабельности. Укажите на ней только название Вашего проекта, название Вашей организации, её адрес, дату направления Вашего проекта в фонд и программу/конкурс, куда Вы свой проект представляете.

3) Аннотация (реферат) проекта. Удобна для больших проектов с длинным описанием. Тем более что иметь такого рода документ очень удобно: Вы можете в любой момент использовать его как информационный листок или пресс-релиз.

Дата добавления: 2015-07-10