Одноразовими називаються документи, які оформлюють одну господарську операцію. Наприклад, прибутковий касовий ордер, акт прийому (передачі) основних засобів тощо.

Нагромаджувальні документи – це такі, які дають змогу протягом дня, тижня, декади, місяця фіксувати однорідні господарські операції в міру їх здійснення. До них належать накопичувальна відомість про видаток матеріалів зі складу, лімітно-забірна картка тощо.

Нагромаджувальні документи значно скорочують кількість документів і є одним із засобів зменшення обсягу облікової роботи.

За технікою написання бухгалтерські документи поділяються на документи, які складають вручну або на ЕОМ.

Вручну складені документи являють собою паперові аркуші. Їх заповнюють чорнилами, хімічним олівцем або друкарською машиною.

При використанні ЕОМ документи пишуть автоматично за певними програмами.

За місцем складання документи поділяються на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні документи складаються підприємством відповідно до проведених ними операцій. Це акти про ліквідацію основних засобів, накладні, вимоги тощо.

Зовнішні документи надходять від інших підприємств, установ, організацій, осіб. До таких документів належать виписка з поточного рахунку банку, платіжне доручення, рахунок постачальника, товарно-транспортна накладна тощо.

8.2 Реквізити документів. Вимоги, які пред’являються до первинної документації.

Показники бухгалтерських документів називаються реквізитами.

Первинні документи (на паперових і машинозчитувальних носіях інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості, повинні мати обов’язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа, код, дата і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі), посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій.

При відсутності обов’язкових реквізитів, документ вважається неправильно оформленим і не має юридичної сили і облікового значення.

Такий документ не може бути підставою для запису господарської операції в облікові реєстри на рахунки бухгалтерського обліку.

До оформлення документів пред’являються слідуючи вимоги. Записи у первинних документах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання та запобігти внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню. Усі документи повинні складатися своєчасно, в них точно і ясно вказується текст та цифри.

Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витраченням) грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув’язка окремих показників.

Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачення грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам.

Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці – дату запису в обліковий реєстр, а при обробці на обчислювальній установці – відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку.

Усі касові документи, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов’язковому погашенню штампом або ручним надписом “одержано” або “сплачено” із зазначенням дати (числа, місяця, року).

У тексті та цифрових даних первинних документів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки в первинних документах, що створені ручним способом, виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифра. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом “виправлено” та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ із зазначенням дати виправлення.

У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.

Порядок виправлення помилок у документах, що створені машинним способом, встановлюється вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

8.3 Бухгалтерська обробка документів. Документооборот та його організація. Зберігання документів

Бухгалтерські документи складаються на підприємстві або поступають зі сторони. Документи – основа бухгалтерського обліку. Перед тим, як на підставі документу зробити запис в бухгалтерському обліку, вони підлягають бухгалтерській обробці, яка включає: перевірку документів, таксировку, групування, зведення та контировку.

Перевірка суті здійснених господарських операцій, відображених в документах, заключається в тому, що встановлюється законність самої операції, її відповідність діючим законоположенням, нормативним актам. Потім здійснюється арифметична перевірка документів, яка включає повторення тих же арифметичних дій, які були використані при визначенні цифрових даних особами, які склали той чи інший документ.

Наприклад, перевіряється правильність визначення вартості матеріалів шляхом помноження їх кількості на ціну, правильність підрахунку суми і в цілому підсумку.

Таксировка – це значить в документах проставити ціну для визначення вартості таксируємих матеріальних цінностей шляхом помноження їх ціни на кількість або визначення вартості виконаних робіт в нарядах на виконані роботи.

Групування документів здійснюється за відповідними ознаками, після чого складають накопичувальні та зведені відомості.

Контировка документів означає, що у спеціально відведених місцях або на вільному полі документів, бухгалтер зазначає коди кореспондуючих рахунків, на яких треба записати показники господарських операцій.

На підставі перевірених і опрацьованих документів дані про операції записують на синтетичних і аналітичних рахунках у відповідних облікових регістрах або вручну чи за допомогою комп’ютерної техніки.

Документи проходять значну кількість етапів. Рух документів від моменту їх складання на даному підприємстві або одержання зі сторони до використання для бухгалтерських записів і передачі в архів називається документооборотом.

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання первинних документів для записів у бухгалтерському обліку, наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств, установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документообороту на підприємстві, в установі повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів, виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються окремим підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером.

До передачі документів до архіву підприємства, установи документи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером як правило не більше одного року.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом, формують в окремі папки за ознаками архівного діловодства, переплітають і супроводжують довідкою для архіву.

Порядок зберігання документів на машинозчитуваних носіях визначається вказівками з організації бухгалтерського обліку з використанням ЕОМ.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ із зазначенням термінів зберігання матеріалів, затверджених Головним архівним управлінням.

Витяг із Переліку цих документів наведено у таблиці 8.1.

Таблиця 8.1

Витяг із Переліку типових документів, які створюються у діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням строків зберігання документів

Номер статті	Найменування документа	Строк зберігання документів	Примітка
На підприємствах, установах, документи, яких здають до державних архівів	На підприємствах, установах, документи, яких не здають до державних архівів
4.2 Бухгалтерський облік і звітність
	Бухгалтерські звіти і баланси організацій та пояснювальні записки до них:
	А) зведені річні	постійно
	Б) річні	постійно	10р
	В) квартальні	Зр*	Зр**	*При відсутності річних – постійно. **При відсутності річних – 10р
	Передавальні, розпо-дільні, ліквідаційні ба-ланси з додатками, пояснювальними за-писками до них	постійно	10р
	Протоколи засідань комісії з розгляду і затвердження звітів і балансів
	А) річні	постійно	10р
	Б) квартальні	Зр*	Зр**	*При відсутності річних – постійно **При відсутності річних – 10р
	Аналітичні таблиці з розробки й аналізу річних звітів і балансів	постійно	5р
	Листування з питань затвердження та уточнення балансів і звітів	Зр	Зр
	Листування з питань бухгалтерської, фінан-сової звітності	1р	1р
	Первинні документи і додатки до них, котрі фіксують факт вико-нання господарських операцій та є підс-тавою для бухгал-терських записів (ка-сові, банківські, ви-писки банків, наряди на роботу, табелі, акти на приймання, здаван-ня і списання майна і матеріалів, квитанції і накладні з обліку то-варно – матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.)	Зр*	Зр*	*За умов прове-дення ревізії. При виникненні супе- речок, спорів, су-дових справ – збе-рігаються до за-вершення конф-ліктних ситуацій
	Особові рахунки
	А) робітників і служ-бовців, студентів	75р”В”	75р”В”
	Б) отримувачів пенсій і державної допомоги	5р*	5р*	*Після завершен-ня виплати допо-моги і пенсій, разо-вої допомоги – 1р
	Розрахункові (розра-хунково-платіжні) ві-домості (в тому числі на машинних носіях)	5р*	5р	*При відсутності особових рахунків – 75р
	Інвентарні картки і журнали обліку ос-новних засобів	Зр*	Зр*	*Після ліквідації основних засобів
	Довіреності на одер-жання грошових кош-тів, товарно-мате-ріальних цінностей (в тому числі анульо-вані довіреності)	Зр	Зр
	Облікові регістри (Головна книга, жур-нали-ордери, розробні таблиці та ін.)	Зр*	Зр*	*За умови прове-дення ревізії. При виникненні спорів, судових справ – зберігаються до вирішення конф-лікту
	Допоміжні і конт-рольні книги, журна-ли, картотеки, касові книги, оборотні відо-мості	Зр*	Зр*	*За умови завер-шення ревізії. При виникненні спо-рів, судових справ – зберігаються до вирішення конф-лікту
	Книги обліку депо-нованої заробітної плати, журнали реєс-трації виконавчих листів	Зр	1р
	Журнали, книги реєс-трації рахунків, касо-вих ордерів, доручень, платіжних доручень та ін.	Зр	Зр
	Корінці, копії ордерів, рахунків-фактур, нак-ладних, квитанції че-кових книжок	Зр*	Зр*	* За умови прове-дення ревізії. При виникненні спорів, судових справ – зберігаються до ви-рішення конфлікту
	Реєстри рахунків до сплати	Зр*	Зр*	*За умови прове-дення ревізії. При виникненні спорів, судових справ – зберігаються до ви-рішення конфлікту
	Звіти, відомості про надходження, витрати і залишки дорого-цінних металів, алма-зів та виробів із них	Зр*	Зр*	*За умови прове-дення ревізії. При виникненні спорів, судових справ – зберігаються до ви-рішення конфлікту
	Документи про інвентаризації (прото-коли засідань інвента-ризаційних комісій, інвентарні описи, ак-ти, зіставлювальні ві-домості)	Зр*	Зр*	*За умови прове-дення ревізії. При виникненні спорів, судових справ – зберігаються до ви-рішення конфлікту
	Паспорти будівель, споруд*, устаткування	Зр**	Зр*	*Паспорти буді-вель, споруд, па-м’яток архітекту-ри, які перебува-ють під охороною держави, постійно **Після ліквідації основних засобів
	Акти ревізій фінан-сово - господарської діяльності підпри-ємств, організацій та документи, додані до них	5р	5р*	*За умови завер-шення ревізії. При виникненні спорів, судових справ – зберігаються до ви-рішення конфлікту

	Акти ревізії каси, стягнення податків та ін.	Зр	Зр
	Договори, угоди (гос-подарські, трудові) та ін.	Зр	Зр
	Договори про мате-ріальну відповідаль-ність	5р*	5р*	*Після звільнення матеріально відпо-відальної особи
	Документи з реєст-рації підприємств, ор-ганізацій різних форм власності	5р*	5р*	*Після ліквідації підприємств, орга-нізацій
	Розрахункові відо-мості внесків до різ-них фондів	Зр	Зр

Після закінчення зазначених строків зберігання, документи, які підлягають державному зберіганню, передають із архівів підприємств до державних, інші документи знищують, про що складають акт.

8.4 Інвентаризація як вид первинного спостереження та один з елементів методу бухгалтерського обліку

Інвентаризація є одним із елементів методу бухгалтерського обліку, яка виступає в якості обов’язкового доповнення до документації господарських операцій, важливим засобом контролю за збереженням ресурсів, капіталу, зобов’язань підприємств.

Інвентаризація виникла як самостійна процедура в ІХ ст. ще задовго до появи “Трактату про рахунки і записи”, який обґрунтував Лука Пачолі.

Інвентаризація передбачає перевірку фактичної наявності майна, коштів, зобов’язань і порівняння цієї наявності з записами на рахунках бухгалтерського обліку.

За допомогою інвентаризації підтверджують правильність та достовірність даних бухгалтерського обліку і звітності, встановлюють зміни майна, коштів, зобов’язань, які виникають між даними поточного обліку і фактичною наявністю.

По суті, інвентаризація є засобом виявлення таких змін у залишках ресурсів, які не підлягають поточному оформленню документами (наприклад, природні втрати, усушка, нестачі і лишки цінностей, їх якість і фактична наявність та ін.).

Одночасно під час інвентаризації виявляють залежалі, неповноцінні або браковані цінності, що дає можливість вжити заходи щодо виправлення їх дефектності та швидкого використання за призначенням.

У процесі інвентаризації перевіряють умови зберігання майна і організацію кількісного обліку їх на складах. Тому вона являється важливим засобом збереження майна підприємства.

Водночас під час інвентаризації перевіряють якість первинного обліку, документального оформлення операцій, що забезпечує контроль за роботою відповідальних осіб.

Порядок проведення інвентаризації та оформлення її результатів визначає Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена Наказом Міністерства фінансів України №69 від 11 серпня 1994 р.

Залежно від повноти охоплення об’єкта, розрізнюють повну і часткову інвентаризації.

Повна інвентаризація охоплює всі без винятку об’єкти господарювання. Таку інвентаризацію проводять перед складанням річної фінансової звітності.

Часткова інвентаризація охоплює окремі об’єкти.

Залежно від способу проведення, інвентаризації бувають суцільними, вибірковими та контрольними. Є ще обов’язкові і добровільні інвентаризації.

Для проведення інвентаризації створюється на підставі наказу керівника підприємства постійно діюча інвентаризаційна комісія у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, яка очолюється керівником підприємства або його заступником.

На підприємствах, де через великий обсяг робіт, проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників.

Постійно діюча інвентаризаційна комісія організує проведення інвентаризації, здійснює інструктаж робочих інвентаризаційних комісій, контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання та переробки в міжінвентаризаційний період, перевіряє правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо пересортиці цінностей в усіх місцях їх зберігання, розглядає письмові пояснення осіб, які допустили нестачу чи псування цінностей, або інші порушення і свої пропозиції щодо регулювання виявлених нестач та втрат з відображенням у протоколі. В протоколі мають бути наведені відомості про причини і про осіб, винних у нестачах, втратах і лишках та про вжиті до них заходи.

Результати контрольних перевірок інвентаризацій оформляються актом контрольної перевірки інвентаризації типової форми.

Реєстрацію проведених контрольних перевірок здійснює бухгалтерія у спеціальній книзі.

Відповідальність за організацію проведення інвентаризації несе керівник підприємства, установи.

У звітному році об’єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим згідно з законодавством.

Обов’язково інвентаризація проводиться у таких випадках:

- при передачі майна державного підприємства, установи в оренду, приватизації майна державного підприємства;

- перед складанням річної фінансової звітності;

- при зміні матеріально-відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);

- при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а також за приписом судово-слідчих органів;

- у разі пожежі, стихійного лиха або інших надзвичайних ситуацій;

- та в інших випадках.

Перед початком інвентаризації від матеріально-відповідальної особи беруть розписку в тому, що всі документи на оприбуткування і витрачення цінностей здано до бухгалтерії і ніяких неоприбуткованих чи несписаних цінностей не має. Такі ж розписки дають особи, які мають кошти на придбання або доручення на одержання цінностей.

Наявність цінностей при інвентаризації встановлюється шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру в присутності матеріально-відповідальних осіб.

Дані про фактичну наявність цінностей заносяться до інвентаризаційного опису (див. табл. 8.2).

Інвентаризаційні описи складаються в необхідній кількості примірників, один з яких вручається матеріально-відповідальній особі.

Одержані дані, що містяться в інвентаризаційному описі, співставляються з обліковими даними про залишки тих же матеріальних цінностей. Таке співставлення називають порівненням фактичних і облікових залишків і записують до порівнювальної відомості результатів інвентаризації (див. табл. 8.3).

Для усунення дублювання і спрощення процедури виведення результатів інвентаризації цінностей на складах доцільно відображувати їх в одному документі – інвентаризаційно-порівняльній відомості. У результаті співставлення облікових даних з фактичними можуть бути виявлені такі факти:

а) фактичний і бухгалтерський залишки співпадають;

б) нестача, коли фактичний залишок менше облікового;

в) лишки, коли фактичний залишок більше бухгалтерського.

Вартість лишків і нестач цінностей в порівнювальних відомостях наводиться відповідно до їх оцінки в облікових регістрах.

Щодо лишків і нестач інвентаризаційна комісія повинна мати письмові пояснення матеріально-відповідальних осіб.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність складання порівняльних відомостей, на підставі одержаних пояснень встановлює характер виявлених лишків, нестач, втрат і псування цінностей.

Таблиця 8.2

ВАТ “Мебля”

Підприємство, організація

Ідентифікаційний код ЕДРПОУ _____________ Код за УКУД __________

Інвентаризаційний опис №2 на 25.10 ______ р. товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться на складі і на відповідальному зберіганні комірника Іваненко Олександра Миколайовича. Інвентаризація проведена на підставі наказу (розпорядження) від 12 серпня ______ р. №31.

№№ з/п	Номенк-латурний номер	Найменування матеріалів	Розмір	Сорт або марка	Одиниця виміру	Фактична наявність	Ціна в грн.	Примітка
		Меблева тка-нина			м
		Лак			кг
		Фарба емалева			кг

Всього за описом порядкових номерів три з №01206 по №01208.

Голова комісії заст. керівника підприємства Андрейченко Миколай Степанович

посада, прізвище, ім’я, по батькові, підпис

Члени комісії інженер Тихонов Матвій Григорович

посада, прізвище, ім’я, по батькові, підпис

гол. бухгалтер Іванова Марія Іванівна

посада, прізвище, ім’я, по батькові, підпис

експедитор Міроненко Андрій Миколайович

посада, прізвище, ім’я, по батькові, підпис

Усі цінності, перелічені в інвентаризаційному описі, комісією перевірені і в моїй присутності прийняті на відповідальне зберігання.

Підпис матеріально відповідальної особи

25.10. _________ р.

Таблиця 8.3

ВАТ “Мебля”

Порівнювальна відомість №3

результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей

на 29.10 ________ р.

На підставі наказу (розпорядження) №31 від 25.10 _______ р. проведено інвентаризацію фактичної наявності товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться на відповідальному зберіганні завідуючого складом Івахненко Семена Михайловича

посада, прізвище, ім’я, по батькові

Знімання залишків:

почато 27.10 _______ р.

закінчено 29.10 _______ р.

При інвентаризації встановлено таке:

№ з/п	Номен-кла-турний номер	Найменування товарно-матеріальних цінностей	Оди-ниця вимі-ру	Ціна в грн.	Результати інвентаризації	Пересортиця	Відрегульовано за рахунок уточнення записів в обліку	Списані нестачі в межах норм убутку	Віднесено на винних осіб
лишки	нестачі	лишки	нестачі	лишки	нестачі
кіль-кість	су-ма	кіль-кість	сума	кіль-кість	сума	кіль-кість	су-ма	кіль-кість	сума	кіль-кість	сума	кіль-кість	сума	кіль-кість	су-ма
		Меблева тканина	м		-	-	0,5	37,5	-	-	-	-	-	-	-	-	0,5	37,5	-	-
		Лак	кг		-	-			-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
		Фарба емалева	кг		-	-			-	-	-	-	-	-	-	-	-	-

Всього на сторінці порядкових номерів три з № 01206 по №01208

прописом

Кількість в натуральних показниках

Бухгалтер Зуйкова М.П.

підпис

Висновки та пропозиції про покриття нестач та регулювання встановлених різниць комісія відображає у протоколі.

Інвентаризаційні різниці регулюються в такому порядку:

1. Убуток цінностей в межах встановлених норм природного убутку списується на витрати виробництва, обігу за рішенням керівника підприємства.

2. Взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущено тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворились за один і той же період, що перевіряється, та у однієї і тієї ж особи, яка перевіряється.

У разі, коли при заліку нестач лишками при пересортиці вартість цінностей, що виявилась у нестачі, більше вартості цінностей, що виявилась у надлишку, різниця вартості повинна бути віднесена на винних осіб.

Якщо конкретні винуватці пересортиці не встановлені, то сумові різниці

розглядаються як нестачі цінностей понад норми природного убутку.

3. Понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від розкрадання, нестач, знищення та псування матеріальних цінностей.

Якщо встановлено, що нестачі та втрати виникли внаслідок зловживань,

відповідні матеріали протягом п’яти днів після встановлення нестач і втрат

підлягають передачі до суду.

4. Понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей в тих випадках, коли винуватців не встановлено або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки діяльності підприємства.

5. Основні засоби, нематеріальні активи, запаси, грошові кошти і документи та інші активи, що виявилися у надлишку підлягають оприбуткуванню і зарахуванню на результати фінансово-господарської діяльності з послідуючим встановленням причин надлишку.

Протокол інвентаризаційної комісії про результати інвентаризації за пропозиціями про регулювання інвентаризаційних різниць затверджується керівником підприємства в п’ятиденний термін після закінчення інвентаризації.

Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня місяця звітного року.

Інвентаризація основних засобів і нематеріальних активів.

При інвентаризації основних засобів перевіряється наявність та стан інвентарних карток, описів та інших регістрів аналітичного обліку, технічних паспортів, іншої

технічної документації, документів на основні засоби, що здані або прийняті підприємством в оренду, на зберігання та у тимчасове користування.

При відсутності цих документів необхідно скласти і оформити належним чином нові.

При виявленні об’єктів, які не взяті на облік інвентаризаційна комісія повинна їх включити до інвентаризаційного опису, а оцінка цих об’єктів повинна бути проведена відповідно до сучасної вартості відтворення, а знос визначено за дійсним технічним станом об’єктів з оформленням відомостей про оцінку та знос відповідними актами.

Основні засоби вносяться до інвентаризаційного опису за найменуванням, із зазначенням інвентарного номера, виготовлювача, року випуску, кількості, первісної вартості та інших відомостей.

Основні засоби, що ремонтуються на інших підприємствах вносяться до інвентаризаційного опису на підставі документів про здання об’єктів у ремонт.

Орендовані основні засоби підлягають інвентаризації орендодавцем із складанням окремого опису, в якому дається посилання на документи, які підтверджують прийняття цих об’єктів на відповідальне зберігання або в оренду, та відомості про строк оренди.

Основні засоби, що не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню, включаються до окремого інвентаризаційного опису. Списання таких об’єктів здійснюється відповідно до діючого порядку.

Перед складанням річної фінансової звітності обов’язкова інвентаризація основних засобів проводиться не раніше першого листопада поточного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних засобів може проводитися один раз в три роки, а бібліотечних фондів – один раз в п’ять років.

До інвентаризаційного опису нематеріальних активів, вносяться дані про їх найменування і характеристику, первісну вартість, суму зносу, дату придбання і строк корисного використання.

Інвентаризаційна комісія повинна перевірити обґрунтованість оприбуткування нематеріальних активів, тобто наявність документів, на підставі яких оформлені придбані майнові права і документів (довідок), що описують сам об’єкт нематеріальних активів або порядок його використання.

По всіх нематеріальних активах інвентаризаційна комісія перевіряє наявність розпорядчого документа підприємства про затвердження корисного терміну використання нематеріальних активів і норм амортизації.

Порядок відображення результатів інвентаризації основних засобів на рахунках бухгалтерського обліку подані в таблиці 8.4.

Таблиця 8.4

Типова кореспонденція рахунків з обліку результатів інвентаризації основних засобів

№ опер.	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит
	Нестача основних засобів
	А) якщо винна особа не встановлена
	Відображення суми нестачі у складі витрат звітного періоду	947 Нестачі і втрати від псу-вання цінностей	10 Основні засоби
	Відображення на позабалансовому рахунку суму нестачі	072 Невідшко-довані нестачі і втрати від псу-вання цінностей
	Б) якщо винна особа встановлена
	Списання зносу основних засобів	131 Знос основ-них засобів	10 Основні засоби
	Списання залишкової вартості ос-новних засобів	976 Списання необоротних ак-тивів	10 Основні засоби
	Сума, що підлягає відшкодуванню в розмірі балансової вартості основних засобів	375 Розрахунки за відшкодуван-ням завданих збитків	716 Відшкодування раніше списаних активів
	Сума, що підлягає відшкодуванню винною особою розраховується згідно Постанови Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 року №116 за формулою [(балансова вартість - амортизація) х індекс інфляції + ПДВ)]х2. На різницю між розра-хованою сумою нестачі та балансовою вартістю основних засобів	375 Розрахунки за відшкодуван-ням завданих збитків	719 Інші доходи від операційної діяльності
	Нарахована сума, що підлягає сплаті до бюджету	719 Інші доходи від операційної діяльності	642 Розрахунки за обов’язковими платежами
	Одержана сума відшкодування втрати до каси	30 каса	375 Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків

	Перераховано до бюджету належну суму	642 Розрахунки за обов’язковими платежами	311 Поточні рахунки в націо-нальній валюті
	Лишки основних засобів
	Оприбуткування основних засобів	10 Основні засоби	719 Інші доходи від операційної діяльності

Інвентаризація запасів.

При інвентаризації запасів встановлюється фактична наявність сировини, матеріалів, палива, покупних напівфабрикатів, тари, запасних частин, малоцінних та швидкозношуваних предметів зі строком експлуатації до одного року, готової продукції, товарів за кожним окремим найменуванням, кількістю, ціною.

Запаси, що надходять під час інвентаризації, приймаються матеріально-відповідальною особою в присутності членів інвентаризаційної комісії та вносяться до окремого інвентаризаційного опису “Товарно-матеріальні цінності, що надійшли під час інвентаризації”. У ньому зазначається дата надходження, їх постачальники, найменування, кількість, ціна і загальна сума.

На товарно-матеріальні цінності, що належать іншим підприємствам і перебувають на відповідальному зберіганні, складається окремий інвентаризаційний опис, в якому робиться посилання на відповідні документи, що підтверджують прийняття цих цінностей на відповідальне зберігання.

Тара вноситься в інвентаризаційний опис за видами, цільовим призначенням та якісним станом (нова, що використовувалася, що потребує ремонту).

На непридатну для використання тару під час інвентаризації складається окремий інвентаризаційний опис. ЇЇ списання проводиться відповідно до діючого порядку.

Перед складанням річного фінансового звіту інвентаризація запасів проводиться не раніше ніж першого жовтня.

Порядок відображення результатів інвентаризації запасів на рахунках бухгалтерського обліку подано в таблиці 8.5.

Таблиця 8.5

Типова кореспонденція рахунків з обліку результатів інвентаризації запасів

№ опер.	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит
	Лишки виробничих запасів
	Оприбуткування запасів, раніше не облікованих	20, 22, 25, 26, 28 Рахунки обліку запасів	719 Інші доходи від операційної діяльності
	Нестача виробничих запасів
	А) якщо винна особа не встановлена
	Відображення суми нестачі у складі витрат звітного періоду	947 Нестачі і втрати від псу-вання цінностей	Рахунки обліку запасів
	Відображення суми нестачі на позабалансовому рахунку	072 Невідшкодо-вані нестачі і втрати від псу-вання цінностей
	Б) якщо винна особа встановлена
	Відображення суми нестачі у складі витрат звітного періоду	947 Нестачі і втрати від псу-вання цінностей	Рахунки обліку запасів
	Сума, що підлягає відшкодуванню в розмірі балансової вартості запасів	375 Рахунки за відшкодуванням завданих збитків	716 Відшкоду-вання раніше спи-саних активів
	Сума, що підлягає відшкодуванню винною особою розраховується згідно Постанови Кабінету Міністрів від 22 січня 1996 року №116 за формулою [(балансова вартість) х індекс інфляції + ПДВ + АЗ)]х2. На різницю між розрахованою сумою нестачі та балансовою вартістю запасів	375 Розрахунки за відшкодуван-ням завданих збитків	719 Інші доходи від операційної діяльності
	Нарахована сума, що підлягає сплаті до бюджету	719 Інші доходи від операційної діяльності	642 Розрахунки за обов’язковими платежами
	Отримано в касу суму відшкодування втрат	30 каса	375 Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків

	Перераховано до бюджету різницю між сумою відшкодування і балансовою вартістю запасів	642 Розрахунки за обов’язковими платежами	311 Поточні рахунки в націо-нальній валюті

Інвентаризація касової готівки та інших грошових документів.

Наявність коштів, цінних паперів, грошових документів (сплачених санаторно-туристських путівок, поштові марки та ін.) і бланків суворої звітності встановлюється інвентаризацією та оформлюється інвентаризаційним актом.

Готівка в іноземній валюті заноситься до актів інвентаризації із зазначенням назви і суми іноземної валюти, курсу Національного банку на день інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України.

Розписки на видачу готівки з каси та заяви касира про наявність у касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству до уваги не беруться.

В акті інвентаризації наявності готівки вказується фактичний залишок та залишок за даними обліку і визначається результат інвентаризації.

Інвентаризація коштів на поточних, валютних та інших рахунках, на акредитивах, а також заборгованості за позичками банків проводиться шляхом звіряння залишків сум за даними бухгалтерського обліку з даними виписок банку.

До окремого акту інвентаризації вносяться дані про довгострокові та короткострокові фінансові інвестиції в цінні папери (акції, облігації тощо), депозити, статутний капітал інших підприємств.

Інвентаризація цих коштів проводиться шляхом перевірки наявності цінних паперів; перевірки в засновницьких та інших документах даних про паї і вклади у статутний капітал спільно створених підприємств та депозити.

В акті інвентаризації розрахунків вказується найменування рахунків дебіторів, кредиторів, суми, строки визначення заборгованості і встановлюються особи, винні в недотриманні сплати і пропущенні строків позовної давності.

Для перевірки розрахунків з постачальниками, покупцями підприємство повинно обмінятись виписками з особових рахунків.

Виписки надсилають підприємства-кредитори своїм дебіторам. Дебітори зобов’язані перевірити одержані виписки в десятиденний термін, підтвердити суму заборгованості чи повідомити кредиторам свої мотивовані заперечення. Таким чином, в результаті взаємної перевірки заборгованості, на рахунках повинні залишатися погодженні суми.

Якщо при звірці розрахунків виникли розбіжності чи не з’ясовані розходження в розрахунках, які не вдалося усунути до кінця звітного періоду, кожна із сторін залишає в своєму балансі ті суми заборгованості, які підтверджуються документами і вважаються правильними.

Комісія визначає строк заборгованості по рахунках дебіторів і кредиторів і встановлює особи винні в недотриманні сплати і пропущенні строків позикової давності.

Порядок відображення результатів інвентаризації касової готівки на рахунках бухгалтерського обліку подано в таблиці 8.6.

Таблиця 8.6

Типова кореспонденція рахунків з обліку результатів інвентаризації касової готівки

№ опер.	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит
	Лишки грошових коштів у касі
	Оприбуткування коштів до каси	30 Каса	719 Інші доходи від операційної діяльності
	Нестача коштів у касі
	Відображення суми нестачі у складі витрат звітного періоду	947 Нестачі і втрати від псу-вання цінностей	30 каса
	Віднесення нестачі на матеріально відповідальну особу	375 Рахунки за відшкодування завданих збитків	719 Інші доходи від операційної діяльності
	Отримано в касу суму відшкодування	30 каса	375 Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків

Дата добавления: 2015-07-10