Загальні вимоги до його укладання й оформлення

Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

1. Усі документи складаються відповідними повноважними органами або службовими особами відповідно до їх компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів.

3. Документ повинен бути достовірним. Інформація в документі – повною і доцільною, формулювання - лаконічним і зрозумілим (не двозначним).

4. Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов'язкове для всіх.

5. Бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

6. Відповідати своєму призначенню, назві.

7. Правильним є документ складений офіційно-діловою мовою.

8. Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

Дотримування цих вимог дає змогу оперативно втримати й обробити потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

Ознаки та групи класифікації документів

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

Найважливішою класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зо­крема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього і згідно з унормова­ними вимогами за ознаками класи­фікації та групами вирізняють такі види документів:

Ознаки класифікації	Групи
За найменуванням (назвою)	Автобіографія, акт, довідка, доручення, заява, інструкція, лист, протокол та ін.
За змістом і спеціалізацією	Загальні; з адміністративних питань; з питань планування оперативної діяльності; із питань підготовки та розподілу кадрів; спеціалізовані: з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку, постачально-збутові, зовнішньоторговельної та кредитної діяльності та ін.
За призначенням	Щодо особового складу: організаційно- розпорядчі, кадрово-контрактні; розпорядчі; довідково-інформаційні; договірні, господарсько-договірні; обліково-фїнансові, господарсько-претензійні, зовнішньоекономічні
За походженням	Службові (офіційні) - укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу це робити, для вирішення службових питань Особисті(приватні) - укладаються будь-якою особою для вирішення особистих (індивідуальних) питань
За місцем укладання	Внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено Зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами
За напрямом	Вхідні, що надходять до закладу, (спрямуванням) підприємства, фірми Вихідні, що адресовані за межі установи, організації
За способом виготовлення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації	Стандартні, трафаретні- укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо). Нестандартні, нерегламентовані, типові – певна частина даних готується заздалегідь (довідка, перепустка, типові листи, положення, інструкції тощо). Індивідуальні – укладаються за загальними правилами й формою, але автор-укладач довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення та ін.).
За ступенем складності	Прості– відображають одне питання чи один факт Складні- відображають два й більше питань чи фактів
За стадіями створення	Чорнові (робота автора над текстом документа) Оригінали (перший і єдиний його примірник. Може бути розмножений копіями. У юридичному розумінні оригінал і копія рівнозначні) Копії(є точним відтворенням оригіналу, має у верхньому правому куті позначку «Копія» і завіряється у певному порядку. Розрізняють три різновиди копій: відпуск - повна копія документа; витяг – копія, що відтворє частину документа; дублікат – другий прмірник документа, який виданий у зв’язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу. Дублікат має однакову із справжнім документом юридичну силу).
За терміном виконання	Звичайні безстрокові (нетермінові) – виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги Термінові – укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми й под. Дуже термінові – зі спеціальною позначкою терміну
За ступенем гласності (секретності)	Звичайні(несекретні) Для службового користування (СК) Секретні (С) Дуже (цілком) секретні (ЦС) – для обмеженого користування
За юридичною силою	Справжні– чинні, нечинні Підробні– фальсифікати
За терміном зберігання	Тимчасового зберігання(до 10 років) Тривалого зберігання (понад 10 років) Постійного зберігання
За технікою відтворення	Рукописні Механічним способом

Дата добавления: 2015-07-08