Документи особового складу

Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т.д. До цієї належать: заяви, автобіографії, характеристики, резюме, анкети, особові картки, особові справи, трудові книжки.

Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання (наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія), адміністрація зобов'язана вимагати пред'явлення диплома чи іншого документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов'язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи.

Документацію по особовому складу ведуть із моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу) й виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

Заява — це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, навчання, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Розрізняють два основних види заяв:

1) особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

6 службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об'єднання), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

Заяви бувають простими, якщо їх текст стосується одного питання і не супроводжується додатком, і складними, якщо заява включає декілька питань або додаток, який становить собою перелік документів, що засвідчують чи підтверджують викладені в заяві факти.

За походженням розрізняють заяви

1. Зовнішні:

а) особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового квитка, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Реквізити заяви

1. Адресат (кому спрямована заява).

2. Адресант (хто складає заяву).

3. Назва документа.

4. Текст.

5. Додатки (якщо потрібно).

6. Дата.

7. Підпис.

Вимоги до укладання та оформлення заяви:

1. За графічним зображенням заява становить лінійний запис, виконуваний укладачем від руки в одному примірнику на чистому аркуші паперу формату А4 або на трафаретному бланку.

2. Адресат (з великої літери праворуч) — посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

3. Адресант (без прийменника «від» з малої літери) — посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки в кінці останнього слова). Адреса і паспортні дані вносяться тільки в тому випадку, якщо мова йде про фінансову діяльність або з приводу працевлаштування.

Адресат і адресант пишуться у стовпчик у правому верхньому куті.

4. Назва документа (розташовується нижче, посередині рядка, симетрично до тексту, з великої літери без крапки в кінці – Заява)

5. Текст (з великої літери, з абзацу. Переважне вживання мають дієслова теперішнього часу, проте не виключається можливість уживання дієслів минулого і майбутнього часу, коли мова йде про події минулого, які відбулися до моменту мовлення, чи про дії, які заявник має намір здійснити в майбутньому).

6. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації. Оформляються так: До заяви додаю (тоді назви доданих документів ставляться у знахідному відмінку: довідку, автобіографію), або До заяви додаються такі документи (тоді назви доданих документів ставляться у називному відмінку: довідка, автобіографія) чи словом Додатки: 1...; 2...; 3....

7. Дата написання (ліворуч, переважно словесно-цифровим способом).

8. Підпис адресанта (праворуч).

Різновидами заяв також є заява-зобов'язання, позовні заяви, які подаються до суду, наприклад, позовна заява про стягнення аліментів та ін., які складають інші групи документів за призначенням.

Зразки:

Генеральному директорові АТ „Рогань”

п, Корнієнкові В, І.

Благіна Олексія Матвійовича

(мешкаю за адресою:

Харків-176,вул.Інститутська,15, кв.4,

тел. 145-870)

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду економіста з 10.02.2002.

Додатки:

6 копія диплома;

7 трудова книжка;

з) автобіографія;

- медична довідка (ф. 086);

- довідка з місця проживання;

- особовий листок з обліку кадрів;

- чотири фотокартки.

08 лютого 2002року (підпис)

Декану факультету харчових технологій

Мельничуку В.Д.

студентки гр.ПТЗ-05

Кругляк Надії Іванівни

Заява

Прошу продовжити мені термін складання зимової заліково-екзаменаційної сесії у зв’язку з погіршенням стану здоров’я.

До заяви додаю:

медичну довідку від лікаря.

10січня2005р. (підпис)

Автобіографія – (від гр. аutos – сам, bios – життя, graho – пишу – сам про себе пишу) - — це документ, у якому особа у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності від моменту народження до часу складання.

Автобіографія становить один із різновидів ділових паперів, що супроводжують процес складання трудового договору. Тому автобіографія належить до внутрішніх документів, що мають поширення в межах одного підприємства (організації, усіанови).

Є такі види автобіографій: • автобіографія-розповідь, котру складають в описовій (довільній) формі; • автобіографія-документ, в якій точно викладають факти; • автобіографія-документ спеціального призначення, у якій детально викладаються факти життя та діяльності як укладача, так і його родичів. Наприклад, зазначається точний термін (день і місяць) навчання чи роботи; причини зміни місця навчання чи роботи; дівоче прізвище (матері, дружини, матері дружини), теперішнє місце перебування родичів; паспортні дані укладача тощо.

На відміну від документів, що складаються за певною схемою розташування реквізитів, автобіографія практично не має постійних елементів, які утворюють основу показників і трафарету. Її складають у довільній формі, однак окремі елементи й реквізити в ній мають бути обов'язково.

Реквізити автобіографії

1. Назва виду документа (розташовується посередині рядка нижче верхнього поля (Автобіографія)).

2. Текст.

2.1. Прізвище, ім'я, по батькові автора (теперішні та колишні, якщо були зміни у Н. відмінку однини).

2.2. Число, місяць, рік народження (словесно-цифровим способом).

2.3. Місце народження (село, селище, місто (у Н. відмінку), район (у Р. відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у Н. відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження).

2.4. Соціальне походження.

2.5. Освіта й спеціальність за дипломом (повне найменування навчальних закладів (як

вони називалися на час навчання), назви спеціальностей, які отримали.

2.6. Трудова діяльність (повне найменування місць роботи та посад).

2.7. Останнє місце роботи (місце навчання), посада.

2.8. Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.

2.9. Нагороди, заохочення, стягнення.

2.10. Участь у громадському житті.

2.11. Родинний стан і склад сім'ї (без займенників). Якщо неодружені: батько, мати (прізвище, ім'я по батькові, рік народження, посада та місце роботи); сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім'ї (прізвище, ім'я по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада). Якщо одружені: дружина, чоловік (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання); діти (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

2.12. Паспортні дані, домашня адреса й номер телефону.

3. Дата складання (ліворуч словесно-цифровим способом).

4. Підпис (праворуч).

Вимоги до укладання та оформлення автобіографії:

1. За графічним зображенням автобіографія становить лінійний запис, виконуваний укладачем від руки в одному примірнику на чистому аркуші паперу формату А4 або на трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи вступають на навчання.

2. Всі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності (із зазначенням місяця й року) і таким чином, щоб можна було дістати уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

3. Опис кожного етапу життєвого шляху людини починається з абзацу з метою розчленувати тематично потік інформації.

4. Усі дати в тексті документа записуються словесно-цифровим способом.

5. Юридичної сили автобіографія набуває з моменту написання та подання за місцем вимоги й зберігається в особовій справі.

Зразок:

Дата добавления: 2015-07-08