Инициатива - это ржавчина, разъедающая рабочий процесс.

* * *

Кто может прописать рабочий процесс?

Во-первых, сам руководитель. Эго легко сделать, когда хозяин точно знает, как должны работать все функциональные единицы компании. Таких случаев много.

Один мой знакомый работал в фирме, торгующей тепло-оборудованием. Переехал в Москву и открыл подобную.

Он быстро, пока не забыл, как все должно работать, прописал рабочий процесс отдела продаж и открыл новую фирму по поставке нагревательного оборудования. Нанял людей и заставил их делать все по инструкции. И, хотя первые полгода в фирме царила неразбериха, стабильно работающий отдел продаж держал ее на плаву.

Второй вариант - можно временно нанять специалиста на интересующую нас должность. Посадить рядом с ним человека, который по шагам будет записывать, что и как надо делать в тех или иных ситуациях. Можно нанять не одного, а двух или больше специалистов и сравнить, что они делают одинаково, а в чем разница. Потом вывести общий вариант и прописать по нему инструкции.

Особенно важно при таком подходе тщательно состыковать между собой этапы инструкций.

В-третьих, всю необходимую информацию можно найти в Интернете. Что интересно - сейчас много появляется на сайтах китайских компаний.

У одного бизнесмена весь бизнес построен на решении нестандартных проектов. В частности, недавно они взялись вытащить 600-тонную бандуру откуда-то из тайги и перенести ее в менее топкое место, чтобы там иробурить новую скважину. Самое забавное - они взялись за проект, думая, что установка разборная, а на деле оказалось, что нет. Как эту "дуру" туда доставили, никто объяснить не может. Проложить в болоте дорогу, способную выдержать такой вес, в отведенный срок невозможно. Мой знакомый уже почти решил на полученные за работу деньги купить другую установку и отдать ее клиентам. А старую бросить в тайге и забыть про нее. Но клиенты уперлись - нужна старая! В результате именно в китайском Интернете человек нашел машину на воздушной подушке, которая смогла-таки вывезти из тундры махину колоссального веса.

Можно покопаться в архивах Интернета, подрядив на такую работ у студентов 17-19 лег, которые способны найти бесценную информацию за 200 долларов. И даже перевести ее на русский язык - хоть с китайского.

В четвертых, можно заказать пропись рабочего процесса в фирмах. Это довольно удачный вариант, когда для создания прописи рабочего процесса руководитель нанимает независимых людей. Если фирма небольшая (до 50 человек), пропись можно сделать даже за несколько недель. Если больше 100 человек - то дольше. В любом случае, если учитывать, что это обеспечит два-три года безбедного и спокойного существования фирмы и ее руководителя, все это окупается довольно быстро.

Большинство руководителей говорят, что у них нет времени заниматься бизнесом вне бизнеса. И многие из них забывают, что в ситуации, когда приходится вытаскивать собственность из безвыходных положений, времени начинает не хватать даже на жизнь.

Можно позаимствовать кое-что у партнеров. Например, у одного есть фастфуд, удругого - аптека. Друг с другом они не конкурируют. Однако склады есть и у того, и у другого, и работают они по одинаковым принципам.

Найти аналогичные процессы можно в других фирмах.

У нас есть знакомый бизнесмен, жена которого регулярно устраивается работать главбухом именно в те фирмы, где он хочет что-то разузнать. Все внутренние дела компании жена обсуждает дома. И, хотя владельцы знают за ней такую особенность, ее все-таки приглашают на работу, так как она считается хорошим главбухом. А у знакомого товарища в результате работают несколько разнообразных бизнесов - от туристической фирмы до продовольственной компании.

Очевидно, что, если хозяин собирает разнообразную информацию из многих источников, он берет на себя ответственность за качество сшивки ее кусочков. В то же время, если собственник делает пропись работ от начала до конца сам, это занимает много его времени.

Если руководителю дороже делать всю эту работу самому, чем поручить ее кому-либо, стоит заказать ее консультантам. В конечном счете, все это вопрос соотношения "цена - качество", и в каждом случае сказать, какой вариант лучше, можно только после подсчетов.

На самом деле создавать рабочий процесс - это не секретная шпионская работа, это техническая, рутинная, черная работа. Признаемся честно: в своей фирме мы прописали процесс не сразу, а спустя полтора года. Потом три года подряд мы имели стабильное повышение дохода и прибыли. Четкая отработка процедуры снижает издержки: мы теряем меньше клиентов, к нам нет претензий.

В наш центр люди приезжают отовсюду. Наши местные клиенты удивляются: "Вроде бы у вас ничего особенного, а приезжие, повидавшие много других центров, хвалят вашу организацию". У нас действительно все очень четко прописано, по шагам. Все сотрудники спокойно работают, знают, что, пока они четко выполняют инструкции, претензии к ним не будет.

Еще один вариант решения вопроса - франчайза. Можно купить пакет документов, в котором уже все досконально прописано, и внедрить его положения в рабочий процесс.

Бывают, впрочем, и такие случаи - владелец покупает франшизу, а потом по ней не работает. По принципу: "Я все равно знаю лучше!"

Рабочий процесс - это профилактика. Знаете, пока человек ищет золотую пилюлю абсолютного здоровья, зарядка каждое утро на балконе на свежем воздухе - эго хорошо. Так что, заставить организацию работать по правилам - это так же естественно, как чистить зубы по утрам. Можно, конечно, тратить килограммы тонального крема и пудры, но, если понемногу следить за здоровьем каждый день, это обходится дешевле. Наши рекомендации - это, по сути, рекомендации к соблюдению внутреннего здоровья фирмы.

Так, в результате описанной выше работы мы имеем систему отбора людей и жесткие инструкции по функционированию фирмы. Но этого мало. Нам еще надо соединить одно с другим, людей и инструкции, - и только тогда получится организация. Есть инструкция, есть люди. Но у них может быть свое мнение по поводу инструкций, и оно зачастую расходится с их точным выполнением. И тут мы начинаем описанный процесс внедрять.

Дата добавления: 2015-08-27