Современные способы трудоустройства и адаптация секретаря

Можно выделить несколько самых распространенных путей поиска работы, каждый из которых имеет ряд определенных преимуществ и недостатков.

Основные источники информации о работе:

- кадровые (рекрутинговые) агентства, биржи и ярмарки труда,

- городские службы занятости;

- друзья, знакомые, родственники;

- объявления в газетах и журналах;

- объявления по радио, на телевидении;

- Интернет;

- организации, предприятия и другие работодатели;

Собеседование

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее может последовать встреча с директором по персоналу, а потом и с президентом компании. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

Секретарь – лицо компании, поэтому, претенденты на эту должность должны выбираться тщательно. При выборе секретаря должно учитываться все – от профессиональных качеств до опрятного внешнего вида, умения придерживаться в одежде делового стиля и хорошей дикции.

Обучающая инструкция

Обучающая инструкции разрабатывается для самообучения секретаря при поступлении на работу. Она дает пояснения обязанностей и знание своих полномочий. Грамотно составленная обучающая инструкция может повысить эффективность работы как секретаря, так и организации в целом.

Разделы:

- общие положения;

- характеристика деятельности (требования к профессии, направления деятельности, деловые и личные качества, источники найма, адаптация, взаимоотношения);

- организация работы и условия труда (организация рабочего места, планирование рабочего дня, санитарные нормы, организация работы приемной);

- функции;

- применение компьютерных технологий;

- внесение изменений и дополнений;

- деловые и личные качества.

Деловые и личные качества

Деловые:

Профессионализм - умение работать на компьютере, знать хорошо основы работы с документами, архивное дело, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой, стенографировать.

Ответственность - секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Организованность - умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

Преданность профессии - любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства

Личные:

- Трудолюбие;

- Аккуратность;

- Добросовестность;

- Доброжелательность.

Адаптация

Адаптация работника - это приспособление человека к рабочему месту и трудовому коллективу. Процедуры адаптации персонала призваны облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь организации. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т.д. То есть специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы.

Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.

Для руководителя же информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции.

Этапы

Условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа.

Этап1. Оценка уровня подготовленности новичка. Это необходимо для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным.

Этап 2.Ориентация — практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации.

Этап 3. Действенная адаптация. Этот этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу и значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках данного этапа необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации.

Этап 4. Функционирование.Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1 — 1,5 лет работы.

34.3. Организация работы и условия труда секретаря руководителя.

Рабочее место должно соответствовать санитарно-гигиеническим нормам. Это способствует росту производительности труда. Поддержание чистоты рабочего места делает его привлекательным, повышает работоспособность, улучшает настроение. Озеленение служебного помещения благоприятно влияет на состав воздуха. Важнейшим фактором, влияющим на производительность труда, является освещенность рабочего места. Помещение, по возможности, должно иметь естественное освещение. Если свет слишком ярок следует опускать жалюзи.

Организация рабочего места включает выбор его правильной планировки. Рабочее место должно быть обустроено эффективно и компактно. Все необходимые для работы вещи должны быть под рукой. Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе корпоративного секретаря:

- письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п;

- компьютер, принтер, сканер;

- склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование,

- средства для хранения документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);

- средства связи;

- офисная мебель и оборудование.

Организация работы приемной

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы. Мебель для посетителей должна находиться в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой корпоративным секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.

Работа с посетителями

Организация приема посетителей – одна из важнейших функций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, – это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

Руководитель должен информировать секретаря-референта о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предварительной договоренности. Прием остальных работников руководитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о которых секретарь обязан информировать сотрудников. По желанию руководителя секретарь может вести предварительную запись работников.

Ни при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность, организацию.

Планирование рабочего дня

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам. Можно для этих целей использовать Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. В состав этой информационной системы, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот. При планировании работ корпоративный секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 до 12. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 16 часов. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня. Рабочий день корпоративного секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать. Но одними из главных правил являются:

- постепенное вхождение в работу;

- ритмичность труда;

- обязательное чередование труда и отдыха;

- смена видов деятельности;

- согласованность действий корпоративного секретаря и руководителя;

- обязательное планирование выполняемых работ.

Этикет

Деловой этикет в работе секретаря имеет первостепенное значение. Нежелательные или слишком назойливые посетители мешают работать, и именно секретарь призван избавить от контакта с ними своего начальника. Здесь потребуется умение делать это тактично, в вежливой форме, но категорически. Посетители бывают разными, иногда ведут себя неадекватно, но от секретаря требуется вежливое, ровное общение со всеми. Ни в коем случае нельзя вызывать конфликт.

От секретаря требуется умение вести разговоры по телефону. Не зависимо от собственного настроения и личного отношения к находящемуся на противоположном конце провода, разговаривать нужно вежливо, без эмоций. Передаваемая информация должна быть по существу: краткой и полной. Ответ на звонок начинается с названия организации или должности лица, под чьим руководством он работает. Ежедневная текущая работа должна планироваться с начала рабочего дня. Лучше делать записи о предстоящих делах, выделять то, что является главным, не терпящем отлагательств. Чтобы не вести долгие поиски нужных документов, должны быть заведены специальные папки, для их хранения.

Секретарь-женщина на своем рабочем месте не должна выглядеть вызывающе, так как она представляет организацию. Противопоказана яркая косметика, много украшений. Одежда допускается элегантная и модная, но в деловом стиле.

Корпоративная культура

Корпоративная культура – это совокупность господствующих в организации ценностных представлений, норм и образцов поведения, определяющих смысл и модель деятельности сотрудников независимо от их должностного положения и функциональных обязанностей.

Корпоративная культура включает в себя целый ряд компонентов:

- представление о миссии организации, ее роли в обществе, основных целях и задачах деятельности;

- ценностные установки (понятия о допустимом и недопустимом), сквозь призму которых оцениваются все действия сотрудников;

- модели поведения (варианты реагирования) в различных ситуациях (как обыденных, так и нестандартных);

- стиль руководства организацией (делегирование полномочий, принятие важных решений, обратная связь и пр.);

- нормы делового общения между членами коллектива и с клиентами;

- пути разрешения конфликтов (внутренних и внешних);

- принятые в организации традиции и обычаи (например, поздравление сотрудников с днем рождения, совместные выезды на природу и т. д.);

При этом данные компоненты должны приниматься и поддерживаться всеми членами коллектива (или подавляющим их большинством).

Некоторые руководители рассматривают корпоративную культуру как мощный стратегический инструмент, позволяющий ориентировать все подразделения организации и отдельных лиц на общие цели, мобилизовать инициативу сотрудников, обеспечивать лояльность и облегчать общение.

Дата добавления: 2015-08-17