Профессиональные требования к различным категориям секретарей

Категории секретарей:

- секретарь-машинист

- секретарь стенографист

- секретарь незрячего специалиста

- ученый секретарь

- секретарь руководителя

- корпоративный секретарь

- секретарь на телефоне.

- личный секретарь

- технический сек­ретарь

- секретарь структурного подразделения

- секретарь-референт

- секретарь коллегии

Секретарь-машинист.

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Требования к квалификации.

Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Секретарь незрячего специалиста

Читает вслух незрячему специалисту или записывает для него на магнитофон различную информацию. Печатает информацию рельефно-точечным шрифтом Брайля, переписывает от руки или печатает на пишущей машине диктуемый незрячим работником текст. Под его руководством чертит схемы, таблицы, изготовляет макеты, пособия элементарной сложности, переносит информацию на машинные носители и обратно, систематизирует литературу, нормативно-справочную картотеку в личной библиотеке. Делает обзор периодических изданий. Просматривает служебную почту, адресованную незрячему специалисту, и знакомит его с ее содержанием. Заполняет по его указанию служебную и иную документацию. В процессе занятий, проводимых незрячим специалистом, чертит на доске или демонстрирует иным способом по его указанию схемы, таблицы, использует технические средства обучения. Сопровождает в служебных командировках. Выполняет иные технические функции по обеспечению и обслуживанию работы незрячего специалиста.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к ставку работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Секретарь руководителя

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Секретарь-стенографист

Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников, Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа..

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Секретарь на телефоне.

Секретарь должен владеть культурой телефонных переговоров. Их можно разделить на (входящие и исходящие). вежливость, любезность, доброжелательный, спокойный тон, манера разговора без эмоций и амбиций, от лица фирмы. должен начинаться с приветствия. быть кратким. Если при разговоре связь прерывается, связь возобновляет тот, кто звонил. Телефонные разговоры обязательно записывают. надо записать: дату и время звонка, ФИО и должность звонившего, суть сообщения, по какому номеру позвонить и когда.

Личный секретарь

Относится к категории технического исполнителя, имеющее высшее образов. Без предъявления к стажу или сред. профессиональный стаж не менее 2 лет, функции – организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя, ведение делопроизводства, организация приема посетителей.

Технический сек­ретарь

Начальное профессиональное образ., без предъявления к стажу работы или среднее общ. образов-е и специальная подготовка по установленным программам без предъявления требований к стажу работы, осуществляет техническое обслужив.

Секретарь структурного подразделения

Участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций - подготовка документов, получение, обработка и выдача информации и тд.

Секретарь-референт

Прежде всего фундаментального гуманитарного образования, а сегодня – свободное владение компьютером и одним, а определенных случаях и несколькими иностранными языками. (относится к категории специалистов, высшее образ. стаж работы 3г.).

Секретарь коллегии

Подготовка заседаний, собраний, совещаний, оформление документов.

Ученый секретарь

Необходима ученая степень доктора или кандидатских наук, наличие научных трудов, опыт научной и организационной работы не менее пяти лет.

Дата добавления: 2015-08-17