Аналитические и технические функции секретаря руководителя.

Секретарь должен помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты. Корпоративный секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть. Составляя реферат, корпоративный секретарь не должен вносить какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики. В повседневной работе корпоративный секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную. Корпоративный секретарь должен обеспечить подготовку обзоров, докладов, выступлений руководителя. Корпоративному секретарю также следует уметь редактировать тексты документов, уметь работать с публикациями в прессе и специальной литературе.

К основным аналитическим функциям секретаря можно отнести следующие:

- подготовка обзоров, докладов, выступлений руководителя;

- редактирование текстов документов;

- работа с публикациями в прессе, специальной литературе.

Можно выделить несколько основных видов выступлений руководителя перед сотрудниками:

- на совещании об изменениях в компании (новая стратегия, реорганизация, введение новых систем, например, мотивации);

- презентация планов и перспектив развития, новых проектов;

- отчеты за период, подведение итогов;

- поздравления и приветственные речи на корпоративных мероприятиях;

- представление новых сотрудников коллективу.

Сервисные функции

Под сервисными функциями понимают организацию кофе-пауз, фуршетов, приемов.

Фуршет - это самый удобный вид приема как для гостей, так и для хозяев: на небольшой территории можно принять достаточно большое количество гостей. Здесь нет рассадки, никто ни за кем не ухаживает (все подготовлено для удобства гостей заранее). Обстановка свободная, демократичная, и главное здесь не еда, а общение. Это тот вид приема, где обзаводятся связями, знакомятся и общаются с приятными собеседниками по своему выбору. Естественно, не забывают о хозяевах торжества. Фуршет, как правило, следует за торжественной частью встречи гостей или бывает посвящен более или менее торжественному событию. Приглашения на фуршет рассылают заранее, могут использоваться другие виды связи. Обязательно указывают время начала и завершения приема (обычно они проводится в промежутке с 17.00 до 20.00). Если фуршет вечерний, форма одежды должна быть соответствующей, а степень торжественности определяется в зависимости от конкретного случая, если нет указаний в приглашении. В зависимости от количества приглашенных выбирается помещение (его можно арендовать). Так как этот прием проходит без рассадки гостей за столами, стулья и лишняя мебель убираются из зала, оформляется один или несколько больших столов. Столы покрывают скатертью или тканью, но обязательно должна быть оборка длиною до пола. В зависимости от формы и размеров помещения столы можно поставить в виде букв П, Ш или Т, при этом расстояние между столами и от столов до стен должно было не менее 1,5 м, чтобы гости могли свободно перемещаться. Если оформляется один большой стол, лучше поставить его на середину зала. Иногда при помощи коробок или дощечек по направлению к центру стола выкладывают ступенчатые площадки для блюд (эти площадки также покрывают скатертью или тканью). Такое оформление позволяет гостям увидеть всю еду, к тому же выглядит это торжественнее.

Дата добавления: 2015-08-17