Административно-организационные функции секретаря

Прием посетителей

Выделяют четыре основных вида приема посетителей:

- Прием сотрудников компании по кратким текущим рабочим вопросам;

- Прием сотрудников компании для обстоятельной беседы по рабочим вопросам;

- Прием сотрудников компании по личным делам;

- Прием посетителей из других организаций.

Прием сотрудников компании по кратким текущим рабочим вопросам. Ежедневно в любой компании возникает масса рабочих вопросов, которые требуют быстрого решения. Эти вопросы могут быть решены в течение буквально нескольких минут, однако если подчиненный не имеет возможности согласовать их с руководителем, то его работа может просто затормозиться.

Кроме текущих вопросов в любой компании существуют вопросы не особо срочные, но при этом важные и требующие обстоятельного обсуждения. Эти вопросы не могут быть решены на ходу, за пару минут или по телефону. Для обсуждения таких вопросов руководителю нужно общаться с подчиненным не менее 20-30 минут, хотя чаще всего подобные беседы длятся около часа. Поэтому в режиме быстрого реагирования такие вопросы обычно не решают.

Посетители из других организаций можно условно разделить на два основных типа: деловые партнеры и «продавцы». Конечно, в организацию могут пожаловать и проверяющие органы, коих нельзя отнести ни к первой, ни ко второй группе. Однако это случается не так часто и требует отдельного обсуждения. В любом случае, если к вам пожаловали нежелательные гости, то первое, что необходимо сделать, – это поставить в известность руководителя. Следующее правило – не предоставлять абсолютно никакой информации до соответствующих распоряжений руководителя

Ведение разговоров по телефону

Телефонные переговоры можно условно разделить на два вида: вы отвечаете на звонок и вам надо позвонить (т.е. входящие и исходящие звонки). К основным правилам телефонного общения относится прежде всего вежливость, любезность, доброжелательный, спокойный тон, манера разговора без эмоций и амбиций. Спокойствие и вежливость следует сохранять даже тогда, когда собеседник раздражен или разговор вам неприятен. Неправильный тон беседы по телефону может повлиять на эффективность разговора, а в некоторых случаях принести вред фирме (организации). Секретарь обязан уметь слушать собеседника и проявлять интерес к тому, что тот хочет сказать. Разговор обязательно начинается с приветствия и представления, независимо от того, звонят ли вам или звоните вы. Если позвонили вам, вы снимаете трубку, здороваетесь и называете себя и организацию.

Телефонные сообщения обязательно записывают. Однако не старайтесь записать содержание разговора целиком, выбирайте только главное (фамилии, названия, цифры). Пользуйтесь сокращениями. После разговора перепишите набело, пока не успели забыть. Обязательно надо записать:

- дату и время звонка;

- фамилию, имя, отчество и должность звонившего;

- суть сообщения;

- по какому номеру перезвонить и когда.

Организация проведения презентаций

Презентации бывают следующих видов:

- Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

- Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.

- Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т.к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

- Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

- Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Презентации лучше всего проводить после обеда в 15-16 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет. Персонал компании выступает в роли "хозяев". На груди у работников должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Во время презентаций нагрудные карточки незаменимы. Они помогают гостям сразу выделить хозяев и обратиться к ним в случае необходимости. Подобные карточки помогают общению, так как в этом случае собеседникам не надо усиленно вспоминать имена и отчества друг друга. Если запланированные речи организаторов, гостей займут более 30 ми-нут, то необходимо подумать о том, где рассадить гостей. Если помещение не позволяет рассадить всех приглашенных, тогда следует ограничить время выступлений. Обычно открывает презентацию и ведет ее один из руководителей фирмы. Он также представляет других руководителей. Затем, как правило, следует сообщение о деятельности предприятия, его перспективах. Размер помещения должен соответствовать числу приглашенных. Если вы планируете застолье, то знайте, что служащие ресторанов имеют тенденцию накрывать в таких случаях больше столов, чем нужно, а это не в ваших интересах: пустые места за столами создадут впечатление неудавшейся презентации. Речевая подготовка презентации имеет очень большое значение в организации презентации, потому что от оратора и от того, как будет построена речевая часть зависит эффективность данного мероприятия.

Презентация помогает отдельным лицам и организациям приобрести благоприятную заметность и таким образом достичь своих целей (при условии ее эффективности).

Подготовка совещаний

Руководители достаточно часто организуют совещания, в подготовке и проведении которых принимает участие секретарь. Степень участия секретаря в подготовке совещания определяет руководитель. В любом случае с ним следует оговорить круг участников совещания, точную дату и место проведения, задачу совещания, его предполагаемую продолжительность, сумму денег, которую можно потратить на проведение мероприятия. После согласования текста извещения о совещании (письменного или устного) необходимо заблаговременно довести его до всех участников совещания.

Следует обратить внимание и на создание комфортных условий для проведения заседания (наличие напитков, стаканов, буфета и др.).

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Во время подготовки повестки дня необходимо определить: 1) тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем; 2) условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания, для определения цели совещания; 3) кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях).

Подготовка деловых поездок руководителя

Корпоративный секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. п. Корпоративный секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем.

Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. п.).

Для того чтобы руководитель отправился в командировку, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а). После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы.

Секретарь должен проконтролировать вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должен проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы. Во время отсутствия руководителя корпоративный секретарь обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам.

Планирование рабочего дня

Одна из важнейших задач секретаря - планирование работы руководителя в течение рабочего дня, недели, месяца, года. Чтобы намеченный план был выполнен, секретарь должен своевременно напоминать руководителю о предстоящих мероприятиях, ограждать его от воздействия факторов, мешающих плановой работе.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планированияПлан на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня. Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

¯ Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

¯ Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

¯ Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60: 40.

¯ Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.

¯ Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы. Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год).

Организация подготовки переговоров

Руководитель выступает в роли организатора, а корпоративный секретарь – главного помощника протокольных мероприятий. Содержательная сторона подготовки переговоров включает:

- предварительный анализ проблемы, диагностику сложившейся ситуации, анализ деятельности конкурентов, составление схемы ведения переговоров;

- формирование стратегии и тактики;

- определение возможных вариантов решения.

В соответствии с этим руководитель совместно с корпоративным секретарем подготавливает план деловых переговоров. Для их составления необходимо собрать, систематизировать, скомпоновать и отредактировать необходимые материалы. Возможно секретарь может прибегнуть к созданию рабочей группы для помощи при трудных и сложных переговорах.

Дата добавления: 2015-08-17