Читайте также:
|
Документы хранятся во время их исполнения либо у секретаря, либо у их исполнителя в специально заведенных папках.
Папка (срочно) - исполняется первым. На утверждение. На подпись и т.д.
После исполнения документа он направляется в дело. В соответствии с номенклатурой дел.
Дело – это совокупность документов относящихся к одному вопросу или направлению деятельностью, помещенных в отдельную папку.
Функции формирования дел:
1. Оперативность
2. Сохранность документов
Раскладка документов в дело осуществляется секретарем либо ответственными лицами.
Происходит это систематически в течении всего года.
Дела хранятся в структурных подразделениях по месту образования документов.
Дела внутренние хранятся в секретариате руководства или канцелярии.
Основные правила:
В дела помещаются только исполненные документы. Документы, подшитые в дело, являются подменниками, либо заверяющие копии.
Включаются по 1 экземпляру. В дело подшиваются те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой.
В одно дело помещается не более 250 листов. Дела делятся на тома. В дело группируются документы одного календарного года. Исключение документы и дела в учебных заведениях, судебных и т.д., личные дела.
Плановая и отчетная документация помещается в дела по годам, к которому она относится по содержанию. В дела не подшиваются в акты, не подписанные руководителем. В ходе формирования дел идет обратная хронологическая последовательность сдача в архив документы меняют свою хронологическую последовательность, приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов личной деятельности.
Дата добавления: 2015-08-20; просмотров: 79 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Организация документооборота на предприятии. | | | Хранение дел. |