Документальное оформление и учет поступления материалов

Операции по приобретению материально-производственных запасов возлагаются на работников отдела снабжения, которые ведут Журнал учета поступающих грузов. В нем содержится необходимая информация о поступлении грузов, включая согласие на оплату или отказ от акцепта.

Экспедитор должен получить в бухгалтерии доверенность по ф.№М-2. Применение доверенности по ф.№М-2 исключает необходимость ведения в организации Журнала учета выданных доверенностей. Доверенность должна быть зарегистрирована в момент выдачи экспедитору под расписку в Журнале учета выданных доверенностей. Доверенность подписывается лицом, на имя которого она выдана. Срок ее действия- до 15 дней.

Приемка поступивших на склад МПЗ осуществляется лицами, на то уполномоченными администрацией организации.

Лицо, уполномоченное на приемку груза, осуществляет получение материалов по количеству и качеству в строгом соответствии со стандартами, техническими условиями, действующими правилами перевозок на транспорте, иными нормативными документами и условиями договора. В частности, необходимо проверить наличие и исправность пломб отправителя на транспортных средствах, исправность тары, наличие маркировки грузов и соответствие ее данным, указанным в транспортном документе, комплектность груза, соответствие его качеству согласно эталонам (образцам).

Основанием приемки служат транспортные и сопроводительные документы отправителя.

Если данные сопроводительных документов груза соответствуют его фактическому наличию, работник склада выписывает в двух экземплярах приходный ордер (ф.№М-4), который подписывается также и экспедитором. Первый экземпляр остается на складе и в дальнейшем используется как основание к приемке материалов. Второй экземпляр передается экспедитору для отчета.

В некоторых организациях приходный ордер не выписывается, а на обратной стороне транспортного документа или счета поставщика работник склада ставит штамп с указанием количества принятых материалов, даты приемки и своей подписи.

При отсутствии сопроводительных документов или в случае несоответствия поступивших материалов по количеству и качеству, расхождения по ассортименту организация составляет акт приемки материалов (ф.№М-7) в двух экземплярах. Один является основанием для предъявления претензии транспортной организации или поставщику. Другой экземпляр передается в бухгалтерию организации для текущего учета МПЗ.

В том случае, когда поступившие материалы не соответствуют условиям договора, они принимаются складом на ответственное хранение и учитываются обособленно. Материалы, образовавшиеся при ликвидации основных средств, сдаются на склад по акту об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф.№М-35). Акт составляется в трех экземплярах за подписями представителей заказчика и подрядчика. Два экземпляра остаются у заказчика,. Из них один передается в бухгалтерию как основание для выписки счета на оплату подрядчику, а второй остается на складе для подтверждения совершенной операции по оприходованию указанных ценностей. Третий экземпляр передается подрядчику.

Материалы поступают на предприятие от подотчетных лиц, которые приобретают их за наличные деньги в розничной сети или у физических лиц. Основанием для их оприходования служит товарный чек магазина или акт о приемке. В акте указываются наименование, цена, количество материала, дата и место приобретения, а также паспортные данные продавца.

Работник склада на основании первичных документов о приемке материалов делает запись в карточку учета материалов (ф.№М-17), в которой ведется их количественный учет. Данный учетный регистр является основным источником формирования информации по движению на складе материалов по каждому наименованию, сорту, виду и размеру. Записи в карточку производят по каждой операции в день ее совершения с одновременным исчислением нового остатка.

В соответствии с графиком документооборота заведующий складом сдает в бухгалтерию отчет о движении МПЗ. После его проверки формируется информация о поступлениях их с учетом номенклатурных номеров, складов, материально- ответственных лиц, а также общая сумма издержек по приобретению в разрезе счетов первого и второго порядков. Данная выходная информация по приходу представлена в виде Ведомости прихода материалов по складам и Сводной ведомости прихода материалов по организации.

На основании этих учетных регистров осуществляется синтетический учет поступления материально-производственных запасов. В плане счетов для их учета предусмотрены следующие счета и субсчета:

Счет 10 "Материалы" субсчета к 10 счету и счета 15 "Заготовление и приобретение материалов" и 16 "Отклонение в стоимости материалов".

Организации, являющиеся плательщиками НДС, кроме того, обязаны вести счет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям". К нему открывается субсчет 19-3 "НДС по приобретенным материально- производственным запасам".

Принятые к акцепту платежные документы поставщика, и в первую очередь счет- фактура, должны быть зарегистрированы в Книге покупок. Данный учетный регистр используется в дальнейшем для составления расчета (декларации) по НДС.

Запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся на ее территории, учитываются на забалансовых счетах: 002"Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение" и 003"Материалы, принятые в переработку".

Учетная политика организации по постановке учета поступления МПЗ требует:

-четкого определения границы между основными средствами и средствами труда в обороте

-применение счета 10 с оценкой материалов на данном счете в сумме фактических затрат на приобретение

-применения счетов 10, 15, 16. При этом на счете 10 материалы должны числиться по учетной цене.

В состав средств в обороте принято учитывать предметы:

-со сроком полезного использования менее 12 месяцев

-другие предметы, определяемые организацией исходя из правил положений по бухгалтерскому учету.

В то же время за руководителем организации остается право установить для принятия к бухгалтерскому учету в составе средств в обороте меньший лимит стоимости предметов относительно предусмотренных нормативными документами.

При выборе организацией в качестве учетной политики счета 10 для оценки МПЗ в сумме фактических затрат на приобретение в журнале-ордере №6 делается запись: 10/60; 19-3/60.

Журнал ордер №6 открывается на месяц. В нем осуществляется синтетический учет операций с поставщиками, а также аналитический учет в части расчетов с ними по акцептной форме. Вначале записываются остатки непогашенной задолженности перед поставщиками, переходящие с прошлого отчетного периода. В отчетном месяце записи в данный регистр производятся на основании предъявленных поставщиками счетов- фактур и документов, подтверждающих приемку грузов на склад. Для каждого счета-фактуры в журнале-ордере №6 отводится отдельная строка, по которой записываются регистрационный номер, основные реквизиты и суммы, принятые к платежу, суммы зачета. Суммы, принятые к платежу, показываются развернуто по каждому элементу счета, составляющему покупную стоимость приобретенных материалов. Отдельно показываются суммы выявленной при приемке недостачи и суммы претензий по сортности, комплектности.

В процессе заготовления МПЗ могут иметь место ситуации, когда они поступают на предприятие без сопроводительных документов. Такие поставки принято называть неотфактурованными. Излишки, выявленные в процессе приемки грузов, также рассматриваются по отдельной строчке журнала-ордера №6. По неотфактурованным поставкам на основании данных документов склада о приемке осуществляется запись раздельно по каждой поставке с указанием буквы "Н" в графе "Номер счета-фактуры". Оприходование происходит по договорной стоимости с данным поставщиком, по учетной цене или цене предыдущей поставки. При получении счета-фактуры указанная выше запись сторнируется и делается обычная запись. Одновременно по строке, где указаны неотфактурованные запасы, в раздел "Отметка об оплате, списание или сторно по неотфактурованным поставщикам" проставляется номер строки, на которой произведена сторнировочная запись. Записи по неотфактурованным поставкам допускается отражать по мере поступления материалов или в конце месяца. В данном журнале-ордере предусмотрены соответствующие графы, подтверждающие факты оплаты с расчетного или прочих счетов в банке с указанием даты оплаты. Эти пометки об оплате делаются в течение двух месяцев с момента получения груза, в том числе и в части поставок, не подкрепленных документами. После истечения указанного срока неоплаченные или несписанные суммы и суммы по неотфактурованным поставкам без отметок о сторно записываются как входящие остатки на третий месяц отдельно по каждому счету-фактуре или заменяющему его документу. в дальнейшем отметка об оплате, списание или сторно производится уже в данном журнале-ордере, в котором на последней странице приводятся сводные данные за отчетный месяц о состоянии расчетов по счету 60"Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Суммы по счетам, по которым груз не получен в отчетном периоде, переносятся в журнал-ордер следующего месяца в графу "Сальдо на начало месяца за неприбывший груз" по каждой поставке отдельно. Сумма акцепта, как уже отраженная в прошлом отчетном периоде, в этом журнале-ордере не отражается. Груз, поступивший в отчетном месяце, числившийся на начало месяца в пути, сторнируется в графе "За неприбывший груз" по той строке, где было показано начальное сальдо. Указанное сальдо в конце месяца корректируется обычными или сторнировочными записями с учетом изменений в текущем месяце.

В синтетическом учете сумму ранее акцептованного счета поставщика на материалы, не поступившие к концу отчетного месяца, покупатель принимает к учету как материалы в пути: 10/60;19-3/60. В следующем отчетном периоде при поступлении этих ценностей на склад ранее сделанная запись сторнируется. После этого составляется обычная бухгалтерская проводка на приход в ситуации, когда учетной политикой принят вариант оприходования материалов по фактической себестоимости.

Если текущий учет приобретения МПЗ ведется по покупной цене, то расходы по погрузке, транспортировке, выгрузке и т.п. учитываются обособленно на отдельном аналитическом счете "Транспортно-заготовительные расходы" к счету 10 "Материалы":

10/60-по покупной цене, 19-3/60. Приобретение материалов через подотчетных лиц отражается в журнале-ордере №7 записью: 10/71 и 19-3/71. Когда под ожидаемое поступление материальных ценностей организация производит предварительную оплату, в журнале-ордере №2 на основании выписки банка составляется бухгалтерская проводка: 60- субсчет 2 "Расчеты по авансам выданным"/51. После получения указанных ценностей ранее произведенный аванс принимается к зачету в уменьшение кредиторской задолженности перед поставщиками: 60"Расчеты с поставщиками и подрядчиками" субсчет 1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по акцептованым счетам"/60 субсчет 2 " Расчеты по авансам выданным". Оставшаяся сумма обязательств погашается в обычном порядке.

Груз, полученный как неотфактурованная поставка, должен быть оприходован в условной оценке: по договорной цене, цене предыдущей поставки. В этой же оценке данная поставка должна быть осторнирована при получении расчетно-платежных документов: 10/60 и 19/60. После этого делается обычная запись на приход материалов в сумме, которая приведена в указанных выше документах.

Претензии, предъявленные поставщикам при оприходовании поступивших материалов, независимо от их характера не освобождают покупателя от обязательств перед поставщиками до даты разрешения спора и отражается в учете записью: 76, субсчет 2 "Расчеты по претензиям"/60.

Отказ арбитражным или иным судом во взыскании сумм недостачи, ранее предъявленных поставщику или транспортной организации в виде претензии, оформляется проводкой:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы

Кредит счета 76 субсчет 2 «Расчеты по претензиям».

Если на стадии приемки материально-производственных запасов причина недостач установлена (естественная убыль; вина работников, в том числе подотчетных лиц, имевших отношение к заготовлению), то в таком случае общий размер потерь отражается в учете бухгалтерской записью:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В последующем сумма недостачи списывается по принадлежности исходя из содержания недостачи за счет организации(в пределах норм убыли):

Дебет счетов 20 «Основное производство»,

26 «Общехозяйственные расходы» и др.;

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», или за счет виновных лиц:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

На сумму оплаченного счета поставщика проводятся записи:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

Кредит счета 51 «Расчетный счет»,

Сумма НДС принимается к зачету с бюджетом при совокупности следующих условий:

-материальные ценности приобретены для производственной деятельности;

-указанные ценности оприходованы;

-произведены расчеты с поставщиками;

-есть счет-фактура поставщика;

-счет-фактура зарегистрирована в Книге покупок. Наличие этих условий дает покупателю основание сделать в учете запись:

Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»;

Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным МПЗ"

Сумма НДС по материально-производственным запасам, приобретенным для непроизводственных целей, не принимается к возмещению из бюджета, а закрывается следующей записью:

Дебет счета 29 «Обслуживание производства и хозяйства»;

Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

субсчет 3 «Налог па добавленную стоимость по приобретенным МПЗ»;

Не подлежит также возмещению из бюджета сумма превышения установленного предельного размера расчета наличными деньгами по приобретенным материальным ценностям:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»;

Кредит счета 19 «Налог па добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным МПЗ».

Когда в качестве варианта учетной политики при заготовле­нии производственных запасов используются счета 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонение в стоимости материалов», покупная стоимость заготовления материалов исчисляется на основании расчетных документов поставщиков, документов, приложенных к авансовым отчетам подотчетных лиц, и других документов, дающих основание рассматривать их как расходы по формированию фактической себестоимости приобретенных ценностей:

Дебет счетов 15 «Заготовление и приобретение материалов»,

19 «Налог па добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным МПЗ»; Кредит счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

71 «Расчеты с подотчетными лицами» и пр.

На сумму предъявленной поставщику претензии по недостаче и другим причинам составляется бухгалтерская проводка:

Дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами, субсчет 2 «Расчеты по претензиям»;

Кредит счета 15 «Заготовление и приобретение материалов».

В дальнейшем в целях исключения риска снижения стоимости сырья, материалов под влиянием инфляционных процессов в качестве варианта учетной политики может создавать резервы под снижение стоимости товарно- материальных ценностей за счет собственных источников:

Дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы"

Кредит счета 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей"

В следующем отчетном периоде сумма данного резерва подлежит восстановлению:

Дебет счета 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей"

Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "Прочие доходы".

Учет заготовления материалов, когда в качестве варианта учетной политики применяются твердые учетные цены, осуществляется по счету 10 «Материалы». Оприходование материалов в указанных ценах отражается записью:

Дебет счета 10 «Материалы»;

Кредит счета 15 «Заготовление и приобретение материалов».

Такая запись делается в управленческой бухгалтерии, доступ к информации которой весьма ограничен.

Наличие остатка на конец месяца по счету 15 «Заготовление и приобретение материалов» означает, что указанные ценности не оприходованы в связи с нахождением их на складе поставщика или в пути. В следующем месяце при поступлении материалов бухгалтерская запись суммы материалов, находившихся в пути, сторнируется и отражается в учете по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материалов». В конце месяца этот счет закроется счетом 16 «Отклонение в стоимости материалов».

Сумма превышения дебетового оборота по счету 15 «Заготовление и приобретение материалов» над кредитовым означает перерасход с отнесением разницы на счет 16 «Отклонение в стоимости материалов»:

Дебет счета 16 «Отклонение в стоимости материалов»;

Кредит счета 15 «Заготовление и приобретение материалов».

В обратной ситуации разница, выявленная по счету 15 «Заготовление и приобретение материалов», означает экономию по операциям снабжения:

Дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материалов»;

Кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материалов».

Поэтому в балансе по статье «Сырье, материалы и другие аналогичные ценности» (строка 211) фактическая себестоимость остатка этих ценностей будет состоять из стоимости по учетным ценам и дебетового остатка по счету 16 «Отклонение в стоимости материалов».

При наличии кредитового остатка по данному счету указанная учетная цена должна быть скорректирована в сторону уменьшения.

Дата добавления: 2015-08-02