Документальное оформление при использовании материалов

Основным направлением использования материалов является расход их на производственные нужды. Первичными документами по расходу материально-производственных запасов являются: лимитно-заборная карта (ф. № М-8), требование-накладная (ф. № M-I1) и накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15).

Лимитно-заборная карта выписывается экономической службой организации или другой службой (например, отделом снабжения), на которую возложено лимитирование отпуска материалов в двух экземплярах.. Один экземпляр передается на склад, а другой -цеху-потребителю. В зависимости от ситуации на рынке и финансовой устойчивости фирмы данный документ выписывается на месяц или более продолжительный период (квартал, полугодие). В последнем случае отпуск материалов за месяц сопровождается выдачей месячного отрывного талона, который является основанием для составления материального отчета цеха за месяц.

При каждом получении материалов на складе представитель цеха расписывается в экземпляре лимитно-заборной карты склада, а работник склада — в экземпляре цеха с указанием в обоих экземплярах даты, количества отпущенных материалов и нового остатка материалов. Лимит отпуска на отчетный период устанавливается с учетом производственной программы цеха и норм расхода материалов на единицу планируемой к выпуску продукции.

После использования лимита склад сдает лимитно-заборную карту в бухгалтерию. Возврат неиспользованных материалов из производства записывается в карту без составления дополнительных документов.

При отсутствии на складе материала соответствующего наименования и замене его на другой или в случае перевыполнения производственной программы и необходимости дополнительного сверхлимитного отпуска цех представляет необходимое письменное объяснение администрации предприятия о причинах подобной ситуации. По результатам рассмотрения сложившейся ситуации в случае принятия решения об отпуске может быть увеличен лимит или произведена замена материалов. В случае замены, кроме того, в лимитно-заборной карте будет сделана запись: «Замена, см. требование-накладную № _ от «__» _________ 200_ г.».

Требования-накладные (ф. №М-11) выписываются при операциях внутреннего перемещения материалов между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами, возврате из производства неизрасходованных материалов и т. п. Они оформляются в двух экземплярах: для цеха-сдатчика и склада. В дальнейшем оба экземпляра передаются в бухгалтерию в целях текущего учета движения материально-производственных запасов.

В организациях с незначительным количеством операций по приходу и расходу материалов учет их движения целесообразно отражать на складе непосредственно в карточках складского учета {ф. № М-17) без выписки необходимых оправдательных документов. В таком случае работник цеха при получении материалов расписывается в данной карточке, а в лимитно-заборной карте — кладовщик.

Отпуск материалов структурным подразделениям, находящимся за пределами территории организации, а также сторонним потребителям в соответствии с заключенными договорами или другими документами оформляется накладной на отпуск на сторону (ф. № М-15). Она выписывается в двух экземплярах, один из которых передается на склад как основание для отпуска, а другой — получателю.

Организация оперативно-бухгалтерского (сальдового) метода учета материально-производственных запасов

Правильно оформленная первичная документация по движению материально-производственных запасов и четкая организация документооборота являются основой их оперативно-бухгалтерского, или сальдового, метода учета.

Организация движения материалов определяется масштабами производства, сложившейся практикой постановки складского хозяйства. Последнее может быть представлено на предприятии в виде центрального склада и различных промежуточных складов в структурных подразделениях (участках, цехах, производствах). Важное значение имеет также состояние весоизмерительного хозяйства.

Материальные ценности должны быть размещены в соответствии с их специфическими свойствами:

— сыпучие грузы — навалом;

— горюче-смазочные материалы — в емкостях;

— электротовары — в ящиках;

— пиломатериалы — в штабелях;

— другие виды материалов -— в поддонах, ячейках и т. п.

В местах хранения к каждому виду материалов прикрепляется материальный ярлык с указанием номенклатурного номера материала, единицы измерения, цены и лимита наличия. Все это обеспечивает более четкую постановку оперативного учёта движения материальных ценностей, своевременный контроль за регулированием их оптимального запаса.

В карточках учета материалов (ф. № М-17) ведется количественный сортовой учет по каждому наименованию. Правильность записей в них периодически (раз в неделю, декаду) подтверждается подписью бухгалтера с указанием даты проверки в графе «Контроль (дата и подпись)». В этом сущность оперативно-бухгалтерского, или сальдового, метода учета материалов и основная его отличительная черта. Данная процедура представляет собой первую стадию текущего контроля со стороны бухгалтерии за правильностью ведения текущих операций по движению материалов. С ее помощью становится возможным исключить дублирование складского учета и учета в бухгалтерии по количеству и сумме.

Вторая стадия контроля осуществляется в бухгалтерии по данным Реестра сдачи документов, представляемого заведующим складом в двух экземплярах отдельно по приходу и расходу материалов. Периодичность представления такого отчета зависит от объема операций по складу: ежедневно, один раз в два-три дня или др., но в любом случае не позднее 1-го числа месяца, следующего за отчетным. Одновременно в бухгалтерию из структурных подразделений организаций поступает необходимая информация о наличии, поступлении и использовании материалов, представленная в материальных отчетах и приложенных к ним первичных документах. Первый экземпляр с приложенными к реестру первичными документами (приходными ордерами, актами приемки, товарно-транспортными накладными и пр.) остается в бухгалтерии под расписку бухгалтера на втором экземпляре, который возвращается заведующему складом.

Содержание реестра сдачи документов, являющегося по сути своей отчетом указанного лица, включает номера сдаваемых первичных документов, перечень и общее их количество с указанием даты и номера каждого документа. В графе «Количество приложений к основному документу» отражается количество листов счетов-фактур, платежных требований, спецификаций и т. п. Представленные в бухгалтерию при реестре первичные документы по движению материально-производственных запасов являются объектом тщательного контроля и сверки с имеющейся учетной информацией об их движении.

Вместе с тем сущность оперативно-бухгалтерского (сальдового) метода определяет и третья стадия контроля. По данным карточек учета материалов (ф- № М-17) в бухгалтерии составляется Ведомость учета остатков материалов на складе. Эти остатки таксируют путем умножения количества на цену за единицу. Последняя указывается исходя из варианта учетной политики по одному из методов оценки производственных запасов, рассмотренных нами ранее. Протаксированные остатки позволяют получить необходимые данные в разрезе отдельных учетных групп, по складу и каждому материально-ответственному лицу.

На складе с ограниченной номенклатурой запасов вместо карточек учета материалов допускается ведение учета материалов в Книге сортового учета, имеющей те же реквизиты.

Дата добавления: 2015-08-02