Реклама

Распространение информации о вашей организации чрезвычайно важно для проведения мероприятия. Если у вас нет времени для составления брошюры (буклета), одной хорошо составленной страницы с информацией о деятельности вашей организации и целях акции, будет вполне достаточно.

Пресс-релиз:

Для того, чтобы ваша информация была доступна большему кругу людей, ваша организация должна подготовить и распространить в средствах массовой информации краткий и ясный пресс-релиз по поводу предстоящей акции. Чем больше число СМИ и других контактов. Тем лучше. Будьте готовы посылать пресс-релизы дважды: за несколько дней до акции и затем накануне. Ответьте себе на вопрос: насколько существует вероятность того, что эта акция будет событием, про которое захотят рассказать СМИ? Особое внимание уделите СМИ, аудиторией которых является и аудитория вашей акции, а также тем СМИ, с которыми уже установлены контакты вашей аудитории. Используя контакты членов оргкомитета, а также проведя небольшое исследование, установите журналистов, которые уже писали (снимали) репортажи о подобных мероприятиях. Отправьте им личные приглашения и пресс-релиз. Освещение акции в прессе очень важно для установления вашей репутации. ВПЕЧАТЛИТЕ ЖУРНАЛИСТОВ своей подготовленностью: приготовьте для них пресс-киты, брошюры и т.п.

Пресс-кит:

Организация должна подготовить информацию о своей деятельности, а также о целях и задачах акции, и ясно и коротко изложить ее. Эта информация должна содержать ответы на все возможные вопросы о вас и вашем мероприятии: кто, что, зачем, как, где и когда? Хорошо составленный пресс-кит означает профессионализм вашей организации и помогает вам завоевать доверие потенциальных спонсоров, которые будут искать ответы на эти вопросы. Это также способствует тому, чтобы в прессе о вас написали в том ключе, в котором вы сами хотите.

Брошюры:

Можно разработать брошюру о деятельности и целях вашей организации, посвятив ее предстоящему мероприятию. Это другой способ ответить на возможные вопросы потенциальных спонсоров и гостей.

Объявления:

Определите, для кого и для чего эти объявления? Хотите ли вы пригласить широкую публику на вашу акцию или просто дать анонс о вашей деятельности? Текст объявления существенно зависит от целей, которые вы пред собой ставите. Точно также от этого зависят даты и конкретные издания (газеты, радиостанции, телеканалы и электронные СМИ), в которых вы размещаете эти объявления. В зависимости от типа мероприятия, объявление публикуется примерно за два месяца - две-три недели, а затем за неделю до акции. Для благотворительного бала, который требует большей подготовленности гостей, объявление должно публиковаться раньше.

Анонсы:

Анонсы могут рассылаться и развешиваться в общественных местах, электронных страницах, досках объявлений (в мэрии, библиотеках, церквах, школах, ресторанах, клубах и т. д.), в информационных бюллетенях, а также напрямую - в фирмы и организации с просьбой разместить на доске объявлений или передать своим коллегам. Анонсы рассылаются везде, где есть контакты с предполагаемой аудиторией акции.

Приглашения:

Приглашения должны рассылаться, по крайней мере, за 2-3 недели для большинства людей и, по крайней мере, за месяц для общественных деятелей и знаменитостей, чей график значительно плотнее, а затем о своем приглашении нужно напомнить. Если ориентироваться на важных гостей, то необходимо начинать заботиться об этом заранее и придавать этому не меньшее значение, чем поиску спонсоров. Также как и спонсоры, общественным деятелям необходимо представить ясную информацию о предстоящей акции, а также какую роль в ней вы отводите именно этому лицу, например: Посол Коллинз - привлечь внимание и завоевать репутацию в средствах массовой информации и среди высокопоставленных людей из бизнес-среды (аудитория, на которую ориентируется акция) и привлечь их к участию в акции. Присутствие на акции известного актера, артиста или политического деятеля, которые поддерживают усилия вашей организации, также привлечет к вам внимание СМИ. Знаменитостям нужно посылать именные бесплатные приглашения на мероприятие.

Билеты:

В зависимости от характера мероприятия ваша организация может организовать продажу билетов на него. Членов оргкомитета и волонтеров нужно попросить продать какое-то минимальное количество этих билетов. Билеты можно также продавать по телефону, обзванивая людей, которым вы прислали приглашения, а также людей, которые могли прочитать объявления. Важно иметь какой-либо принцип подсчета ожидающихся гостей, чтобы представлять это количество заранее, особенно если вы планируете угощение. Можно вести подсчет по проданным билетам или по присланным приглашениям. В последнем случае нужно предупредить, что билеты можно купить при входе, и получить подтверждение от приглашенного лица, что он это обязательно сделает. Ваша организация может составить список "забронированных" билетов, выделив подтвержденный список гостей из базы данных. Билеты должны включать название мероприятия и организатора, дату и время его проведения, а также название и адрес места его проведения.

База данных:

Когда вы собираете контактную информацию для составления списка гостей, вносите все координаты в базу данных для того, чтобы облегчить контакт с потенциальными спонсорами и людьми, которые могут поддержать вас, на будущее. База данных "Перспективы" состояла из основной контактной информации о фирмах, которые расположены в Москве и Новгороде, а также персонализированную контактную информацию, полученную при помощи членов оргкомитета и всех тех, кто присутствовал на акции. Все люди, координаты которых находятся в базе данных, получают информационный двуязычный бюллетень, в котором рассказывается о ходе проекта, который начался с акции "Перспективы".

Дата добавления: 2015-07-25