Определите потребности для акции и составьте бюджет

Принимая во внимание цели акции, ваша организация с помощью членов оргкомитета, должна определить, какие средства необходимы вам для организации мероприятия. Составьте список наиболее необходимых вещей, распределите работу по его исполнению среди членов оргкомитета. Когда это сделано, нужно составить бюджет, в котором четко отражены все ваши потребности, чтобы потенциальные спонсоры видели уровень подготовительной работы, которую провела ваша организация. Даже если вы надеетесь получить в чем-то помощь спонсоров (например - место проведения акции), важно знать стоимость этой услуги, чтобы просить финансовой помощи для покрытия расходов, если нет возможности получить ее бесплатно. Также бюджет позволит вашей организации узнать уровень спонсорской поддержки, которую вы смогли получить. Необходимые для акции вещи должны быть расставлены в списке согласно приоритету каждой из них, и в случае, если все они не по средствам вашей организации, что-то можно было бы отбросить. У вашей организации уже имеются ресурсы для организации проведения акции? Волонтеры? (танцоры, помощники, члены оргкомитета и т.д.)

Место проведения акции:

Принимая решение о месте проведения акции, нужно учитывать не только стоимость аренды и необходимые условия (танцевальный зал для представления, вместительность для 200 гостей), но и то, что хочет сообщить с помощью акции ваша организация и то, что должна, по вашему мнению, ожидать от нее публика. Помещение должно быть не только удобно для аудитории, оно должно идеально отражать лицо вашей организации: профессиональное, чистое, привлекательное. Решение о месте проведения мероприятия непростое, поскольку обычно для аренды идеального не хватает средств, но ваша организация должна учитывать все возможности, включая частные резиденции (для небольших мероприятий), общественные места, где вас могут принять в качестве гостей какие-либо важные персоны (например - резиденция американского посла), культурные центры, залы, театры, гостиницы и рестораны, дискотеки и музыкальные клубы и т.д.

Первой идеей "Перспективы" было убедить американского посла Коллинза разрешить в своей резиденции проведение акции в рамках Всемирной декады инвалидов с участием американских танцоров и организацией фотовыставки. Задачами этой акции являлось бы привлечение внимания к проблемам, связанных с инвалидностью и созданием доступной среды, а также начало проекта "Пандусы для России!" и установление репутации в бизнес-среде, то есть среди потенциальных спонсоров. Однако от этой идеи пришлось отказаться, тогда были найдены другие потенциальные спонсоры. Престиж, а вместе с тем наши ожидания от акции и цены на билеты упали. "Перспектива" наметила лучшие московские гостиницы и обратилась к ним с просьбой предоставить нам танцевальные залы. Отель "Аэростар" пошел навстречу и бесплатно предоставил нам свой танцзал.

Подход:

Для подхода к потенциальным спонсорам и тем, кто может поддержать акцию, организация должна принять важное решение в отношении подхода и определить конкретные моменты, в которых вы хотели бы получить помощь спонсоров. Для сбора средств (фандрайзинга) очень важна разница между призывами к бизнесменам "помочь бедным" или "оказать благотворительную помощь" и мероприятием, направленным на "улучшение жизни инвалидов путем создания доступной среды", долгосрочные инвестиции в проекты, цель которых - достижение международных стандартов. Такой подход позволит рассматривать обращение к спонсорам как приглашение для компаний и бизнесменов поддержать благородное дело, принять участие в нем, оказав финансовую поддержку. Для этого вы должны быть готовы доказывать важность и достоинства вашего проекта, ясно представлять цели акции и то, как вы хотите достичь их, а также документально подтверждать готовность вашей организации делать это.

Поиск спонсоров:

Поиск спонсоров, которые могли бы помочь вашей организации обеспечить необходимые для организации мероприятия условия, представляет собой письменные обращения с последующими телефонными переговорами и личными встречами. Напишите образцовое письмо с просьбой, которое можно изменять в зависимости от того, к кому вы обращаетесь. Всегда предлагайте (и в письме, и по телефону) больше информации о деятельности вашей организации и, если потребуется, рекомендательные письма. Когда вы пишете такие письма, помните, что вы не побираетесь, а предлагаете фирме или организации возможность помочь какому-то благородному делу. В случае "Перспективы" - помочь сделать Россию более доступной для инвалидов. Ключ к успешному поиску спонсоров заключается в том, чтобы ясно объяснить, кто вы такие, чем занимаетесь и почему ваша работа важна и полезна, а также как они могут помочь вам в достижении ваших целей. ОПРЕДЕЛИТЕ, К КОМУ ВЫ БУДЕТЕ ОБРАЩАТЬСЯ: Когда вы определили свои потребности, собирайте информацию о потенциальных спонсорах - авиакомпаниях, отелях, ресторанах, полиграфических фирмах и т. д. Позвоните в эти компании и узнайте имена и должности людей, к которым нужно обратиться с просьбой. Обычно это менеджеры. Напишите им письма, где не забудьте отметить, что вы перезвоните им через три дня после того, как отправили письмо (И СДЕЛАЙТЕ ЭТО!) Когда вы пишете письмо, помните, что оно должно быть специфическим! Что они могут для вас и почему они должны это делать? Например, "Мэрриотт Гранд Отель": Нужно разместить в отеле четырех танцоров, в том числе двух "колясочников" на четыре ночи. БУДЬТЕ УБЕДИТЕЛЬНЫ: "Мэрриотт Гранд Отель" - это новая гостиница с комнатами, доступными для инвалидов, поэтому есть шанс, что они захотят помочь и привлечь внимание к своей гостинице и ее оборудованию. БУДЬТЕ НАСТОЙЧИВЫМИ: Если менеджер говорит: "Вряд ли я сам могу вам помочь. Мне нужно поговорить с начальством", предложите, что вы перезвоните через несколько дней, когда они уже обсудят эту возможность. Спросите: "Будет ли удобно перезвонить вам в пятницу и узнать о вашем решении?" Заодно предложите им больше информации о вашей деятельности и мероприятии, которое вы собираетесь провести. Эта информация может быть полезна при принятии решений. Можно также попросить назначить время для личной встречи. НЕ РАССЧИТЫВАЙТЕ НА ОДНОГО СПОНСОРА: Определите несколько потенциальных спонсоров для основных потребностей и предложите им помочь вам: напишите, например, одинаковые запросы в 3-5 гостиниц, в последующих телефонных разговорах вы поймете, кто из них скорее склонен вам помочь. Некоторые скажут вам прямо: "Извините, мы не можем вам ничем помочь." Выясните в таком случае причину: это политика организации или вы обратились не к тому человеку? Чтобы не терять время и не создать о себе негативного впечатления, "идите по горячим следам" за наиболее "обещающими" людьми. Они могут быть не готовы или в состоянии помочь вам в этот раз, но если вы оставите о себе хорошее впечатление, они могут вам помочь в будущем.

В случае, когда невозможно найти 100 % спонсора для чего-либо, попытайтесь получить скидку и затем тем же способом (письма, телефонные переговоры, личные встречи) попробуйте найти спонсора, который смог бы оплатить оставшиеся расходы. Ясно и кратко объясните ситуацию, назовите необходимую сумму и попросите внести свой вклад. Например: нам нужно собрать 800 долларов для напитков и закусок для гостей. Не могла бы ваша компания дать нам половину этой суммы? Или, не могли бы Вы лично дать нам 100 долларов на это благородное дело?

Дата добавления: 2015-07-25