Распределение работы среди сотрудников

В небольшой некоммерческой организации проведение крупной акции означает появление большой дополнительной нагрузки для сотрудников. Директор или человек, ответственный за проведение акции, должен оценить объем работы, составить рабочий план на период от "настоящего момента" до акции с конкретными сроками и распределить обязанности среди сотрудников. Очень важно определить заранее необходимость в дополнительных сотрудниках-консультантах и волонтерах и подготовить для них конкретные задания, которые нет возможности или времени выполнить самим. Если объем работ хорошо спланирован и есть много времени до мероприятия, тогда есть хорошая возможность обратиться к помощи волонтеров. Если их роль ясно определена и организована, тогда, как в случае с поисками спонсоров (см. ниже), люди могут быть рады помочь. Например, позвонив студенту-добровольцу, можно спросить: "Нам нужно запечатать и отправить 200 писем, могли бы Вы нам помочь в следующий четверг в 14.00?" Используйте помощь добровольцев в полной мере, потому что это тоже хороший способ рекламы вашей акции и деятельности в более широкой аудитории. Хорошо организовав задания для добровольцев, вы добьетесь, чтобы они чувствовали себя нужными, уважаемыми и долгожданными. Не забывайте благодарить их за работу, которую они делают для вас. В таком случае есть большая вероятность того, что волонтер захочет помочь и в следующий раз. Нашим студентам-волонтерам, кроме того, были даны бесплатные приглашения на вечер.

Создайте оргкомитет:

Есть отличный способ получить поддержку, а также усилить эффект от проведения акции. Это создание оргкомитета, в который вошли бы люди, занимающиеся различной деятельностью. Когда вы приглашаете людей в оргкомитет, начинайте со своих друзей и коллег, с людей, которых вы знаете и которым нравится ваша деятельность. Они, в свою очередь, могут предложить других кандидатов, которые хотели бы помочь в подготовке акции.

Оргкомитет может помочь вашей организации в ряде моментов: 1) определить цели акции и наилучшие способы их достижения; 2) определить аудиторию акции, составить список приглашенных; 3) помочь вам, используя свои связи и знакомства, найти потенциальных спонсоров для акции и вашей деятельности.

В идеальном случае собрания оргкомитета должны иметь ясную повестку дня, быть хорошо организованными, относительно короткими, регулярно (например, раз в месяц, два раза в месяц непосредственно перед акцией) проходить в удобном месте (например, в офисе одного из участников). Члены оргкомитета получают определенные задания по подготовке акции (например, каждый должен составить свой список потенциальных гостей вечера.) Если исходить из 200 потенциальных гостей, а количество членов оргкомитета - десять, то каждый предоставляет свой список из 20 человек. Можно сделать по-другому: одного из членов оргкомитета просят найти спонсоров для организации угощения гостей, а другого - найти подходящее место для проведения акции. Организаторы могут использовать оргкомитет для достижения своих целей, но наилучшим образом это получается тогда, когда ясно определены цели, нужды, аудитория, сроки. Важно также сделать участие в оргкомитете настолько удобным и приятным, насколько это возможно. Предложив чай или кофе членам оргкомитета, вы создадите более непринужденную обстановку для работы. И, естественно, члены оргкомитета, могут бесплатно пригласить на акцию кого-то из своих друзей.

Аудитория акции:

С помощью членов оргкомитета необходимо определить аудиторию акции: кого бы Вы хотели видеть на ней и почему? Например, "Перспектива" хотела начать новый долгосрочный проект по сбору средств и, следовательно, установить контакты и создать себе репутацию в бизнес-среде. Поэтому основной аудиторией акции были представители коммерческих структур, как российских, так и зарубежных. Определите аудиторию своей акции, проведите исследование, найдите информацию о контактах, именах руководителей (директоров, менеджеров) в бизнес-клубах или коммерческих палатах (например, Американская Торгово-Промышленная палата, "Т-б±рд", Российская Торгово-Промышленная Палата и т.д.) Найдите также информацию о компаниях, которые уже поддерживали благотворительные проекты в прошлом: благотворительность - это философия, и те, кто ей уже занимался, возможно, сочтут правильным выделять на нее деньги и в дальнейшем. Ваша организация для повышения престижа мероприятия может также пригласить знаменитостей и политических деятелей. Если цель Вашей акции - улучшить законы и получить поддержку правительства - Вы можете быть заинтересованы в том, чтобы привлечь внимание политиков и законодателей. В конце концов, Вы пригласите на акцию своих друзей и знакомых, своих друзей пригласят члены оргкомитета. Эти люди создадут позитивную и доброжелательную атмосферу, которая необходима для успеха акции.

Определите характер акции:

Чтобы определить характер мероприятия, Ваша организация должна иметь в виду, какими ресурсами Вы располагаете, на какую аудиторию рассчитываете. Определите основную мысль, которую вы хотите донести с помощью акции. "Перспектива" не только хотела привлечь средства, ее задачей было также привлечение общества к проблеме инвалидности и созданию "доступной" среды в России через средства массовой информации. Необходимо определить ключевые моменты: например, "доступность" и инвалиды в России. Таким образом, выступление американских танцоров на инвалидных колясках выглядело как доказательство создания "доступности" в США. "Перспектива" с помощью этого представления хотела привлечь внимание публики и объяснить проблему "доступности" как аспект развития свободы и прав для одного из слоев общества, способствовать движению по созданию в России "доступной" среды, а не только критиковать существующее положение.

Дата добавления: 2015-07-25