Составление календаря

Важная часть тайминга – дополнительное планирование. Новостные видео, пресс-кит, брошюра, - все это чаще всего требует несколько недель или месяцев для подготовки. Создание определенных мероприятий также занимает определенное время. Специалисты пиар отдела должны также принимать во внимание все дедлайны для публикаций. Ежемесячные издания, например, собирают материалы для статей несколько месяцев. Популярные ток-шоу договариваются с гостями за 3 или 4 месяца.

Другими словами, пиарщики должны все заранее планировать. Существует такой вариант, как составление списков дел и расписаний «когда и что нужно делать» по конкретным датам.

Календари и расписания принимают различные формы. Самый простой способ – записывать все мероприятия и необходимые действия каждого сотрудника за каждый день в один большой месячный календарь. Список Гантта (Gantt) очень популярны для планирования проектов и могут быть просто созданы такими программами, как MS Excel. На самом деле, список Гантт – линейная матрица, с двумя сторонами. Слева – вертикальный список основных действий, сверху – горизонтальный список дней, недель, месяцев. Здесь можно указать такие вещи, как пресс-релиз, расписать в какой период его нужно написать, распечатать и разослать по СМИ. Ниже предоставлен пример списка Гантта.

Бюджет

Ни одна компания не обходится без бюджетного отчета. Обе стороны – и клиент и исполнитель, спрашивают «Сколько это будет стоить?». В большинстве случаев, используется обратный подход. Фирмы говорят сколько они денег готовы выделить на проведение пиар компании и просят отдел по связям с общественностью или же пиар фирму составить план, который отражает все запросы заказчика. Некоторые бюджеты уже обговорены, например:

· Frito-lay’s меняет масло: 1,7 млн$ на покрытие компании из 3 этапов

· Kodak: 160.000$

· Университет Лонгвуда: 900.000$

· Cranberry Marketing Board: 45000$

· Средние траты на запуск блокбастера: 300.000$,настолько большой из-за оплаты присутствия звезды на мероприятии

· Бой Тайсона и Хангера: 110.000$, и еще 300.000$ были выедены в качестве финансовой поддержки благотворительным организация, так же были затраты на 2,3 млн.$ на пожертвования.

Бюджет чаще всего делится на 2 составные части: 1.Оплата сотрудников, 2.Представительские расходы. Последняя получила сокращение ООР и включает в себя такие составляющие, как новостные выпуски, медиа киты, брошюры, видео и новостные релизы (VNRs), транспортные расходы и даже ксерокопии. В компании Кодака, например, 160.000$ был разделен на 70.000$ для сторонней пиар фирмы и 90.000$ на ООР. Однако, как правило, львиную долю бюджета забирает себе пиар фирма в качестве оплаты своих услуг. Из 100.000$, которые заплатит организация, 70% уйдет на оплату зарплат и административные ресурсы. Более подробная информация о доходах пиар фирм была представлена в главе№4.

Так же существует второй способ составления бюджета. С одной стороны – стоимость услуг за создание памфлетов, написание пресс-релизов. С другой стороны – реальные ООР за разработку дизайна, печать и доставку. Персонал компании, который и так оформлен на зарплату, чаще всего покрывает только ООР расходы. Хорошая практика – выделение 10% бюджета на непредвиденные расходы.

Дата добавления: 2015-11-14