Классификация документов. Классификация документов- это деление документов на классы по наиболее общим

Классификация документов- это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования, а именно:

Административная

Статистическая

Коммерческая и др.

К административной системе документирования по видам документов относят:

1.Оргагизационно-распорядительную документацию:

1.1. Уставы (предприятия, организации, кроме таможенных органов)

1.2. Структура и штатная численность аппарата управления

1.3. Штатное расписание

1.4. Правила внутреннего трудового порядка

1.5. Положения

1.6. Должностные инструкции

1.7. Инструкции

1.8. Приказы

1.9. Решения

1.10. Распоряжения

1.11. Указания

2.Информационно-справочную документацию:

2.1.Протоколы

2.2.Письма

2.3. Телеграммы

2.4. Телефонограммы (факсограммы, телексы)

2.5. Докладные записки, объяснительные записки (Рапорты)

2.5. Справки

2.6. Акты

3.По личному составу:

3.1. Приказы

3.2. Личные дела

3.3. Заявления

3.4. Трудовые книжки

3.5. Характеристики

3.6. Договоры и т.д.

Классификация документов проводится с целью повышения оперативности работы аппарата управления таможенных органов и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации, а также экономии труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации документов состоит в том, что она обеспечивает быстрый поиск документов в текущем делопроизводстве и повышает оперативность работы с ними.

Существует общая схема классификации документов:

По видам:

- организационно-распорядительные;

- справочно-информационные;

- по личному составу;

По форме:

- индивидуальные;

- типовые;

- трафаретные;

По содержанию:

- простые;

- сложные;

По происхождению:

- официальные;

- личные;

По месту происхождения:

- внешние;

- внутренние;

По срокам хранения:

- постоянно;

- свыше 10 лет;

- до 10 лет;

По гласности:

- секретные (ДСП, сов.секретно, конфеденциально);

- несекретные;

По средствам фиксации:

- рукописные;

- машинописные;

- графические;

- звуковые;

- фотокинодокументы;

По стадиям:

- черновики

- оригиналы (подлинники);

- копии;

- выписки;

По срочности:

- срочные;

- несрочные.

Дата добавления: 2015-07-10