Читайте также:
|
Большинство документов, создаваемых таможенными органами и учреждениями, являются
информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
• АКТ
• ПРОТОКОЛ
• ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (Рапорт)
• ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА (Рапорт)
• ПИСЬМА
• СПРАВКА
• ДОКЛАД
• ТЕЛЕГРАММА
• МЕЖДУНАРОДНЫЕ ТЕЛЕГРАММЫ
• ТЕЛЕФОНОГРАММА
· ФАКСОГРАММА, и т.д.
Информационно- справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, либо быть принята к сведению.
Акт- справочно- информационный документ. Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.).
Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составите-лей (акты проверок, обследований, ревизий, испытаний изделий и т.д.) Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, уполномочен-ными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, под-тверждающих их полномочия.
Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом).
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.
Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.
В водной части указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом (председатель, члены комиссии).
В констатирующей части дается описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируются факты (события), изла-гаются выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы. При наличии приложений отметка о них указывается после текста.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его
составлении без указания должностей. С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом ставится согласующая отметка (с актом ознакомлены: подпись, дата).
При наличии замечаний акт визируется с отметкой: «Замечания прилагаются».
Акты оформляются на общем бланке, внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.
Протокол-документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы оформляются на бланках организации; на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная- слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Пишутся слова с большой буквы от начала левого поля. Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую в строчку, через 1 интервал. Фамилии приглашенных добавляются наименованием должности с включением названия организации.
Вводная часть протокола заканчивается ПОВЕСТКОЙ ДНЯ. Арабскими цифрами перечисляют вопросы повестки дня. Вопросы распола-гаются по степени важности и сложности. Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ -ВЫСТУПИЛИ- ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)- по каждому вопросу отдельно.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В данном случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагается к протоколу.
При выборах в протоколе указываются результаты голосования по
каждой кандидатуре.
Если к протоколу прилагается стенограмма, то об этом делается запись после первой части протокола: Заседание стенографируется. Стенограмма прилагается.
Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Протокол собраний, для ведения которых избирается президиум, подписывается председателем, секретарем и членами президиума.
Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывается дата начала и через тире - окончание заседания (12.01.2005-14.01.2005).
Номер протокола - порядковый номер в течение календарного года.
Докладная записка (рапорт) - информационно - справочный документ.
Документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоя-щую организацию. Содержит изложение какого-либо вопроса или факта, содержит выводы и предложения составителя.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки бывают информационные и отчетные (по результатам командировки и т.д.)
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними и внешними (направляются в вышестоящие или другие организации).
Внутренние записки оформляются на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5, подписывает их автор- составитель.
Внешние записки оформляются на общем бланке организации
формата А4, подписывает их руководитель организации.
Датой документа является дата ее подписания.
Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.
Текст докладной записки делится на две части. Первая-изложение фактов, послуживших причиной ее составления. Вторая- выводы, мнения организации или должностного лица.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.
Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляются отдельными работниками. Как и внутренние докладные записки, они могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителями, воспроизводятся те же реквизиты что и во внутренней докладной записке.
Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.
Письма
Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор).
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи таможенных органов и предприятий с внешними организациями. Письма превалируют над остальными документами.
Письмо- обобщенное название различных по содержанию документов
пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связью
электронной почтой и т.д. Существует много видов служебных писем:
• ПИСЬМА ПРОСЬБЫ
• ПИСЬМА-ОТВЕТЫ (ОТКАЗЫ)
• СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА
• ДОГОВОРНЫЕ ПИСЬМА
• ПИСЬМА НАПОМИНАНИЯ
• ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА
• ПИСЬМА ПРИГЛАШЕНИЯ
• ПИСЬМА ПРЕДЛОЖЕНИЯ
• ПИСЬМА РАЗРЕШЕНИЯ
• ПИСЬМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ
• ПРЕТЕНЗИОННЫЕ ПИСЬМА
• МЕЖДУНАРОДНЫЕ ПИСЬМА
• РЕКЛАМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА
• РЕКЛАМНЫЕ ПИСЬМА
• ЦИРКУЛЯРНЫЕ ПИСЬМА
• ГАРАНТИЙНЫЕ ПИСЬМА и т.д.
Письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, - требуют ответа.
Письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание, -не требуют ответа.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедитель-ным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
Письма служат средством общения с учреждениями, частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем- нибудь.
Письма адресуются в организацию, ее структурное подразделение,
конкретному должностному лицу, руководителю таможенного органа или организации.
Письмо оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр- на
бланке,(первый экз. отправляют адресату), второй- в дело.
К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста (через 1.5-2 интервала) пишется слово «Приложение» Если примечаний несколько, то они нумеруются арабскими цифрами,
отделяются друг от друга двумя интервалами.
Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается в таможенном органе или на предприятии.
На входящих письмах ставится отметка о поступлении в организацию и резолюция руководителя.
Отметка поступления состоит из элементов: краткое название организации; дата поступления, порядковый регистрационный номер.
Проставляется отметка в правом нижнем углу документа. Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют, ответственным за исполнение считается тот, чья фамилия указана первой.
Письма подписываются руководителями предприятий, руководителями структурных подразделений. Реквизит «подпись» включает элементы:
- наименование должности лица подписывающего документ;
- подпись;
- ФИО.
При подписании несколькими должностными лицами, подписи
располагают друг под другом в соответствии занимаемой должности.
Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:
- Уважаемый Игорь Леонидович!
- Игорь Леонидович!
Большинство писем продолжаются далее словами:
-в связи
-Согласно контракту от... №...
-Нами рассмотрены ваши предложения
-В соответствии с вашей просьбой
Письма могут заканчиваться фразами:
-Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной
-Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества
-Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей
-«С уважением» и т.п.
Сопроводительное письмо
Документ информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей.
Сопроводительные письма составляют в том случае, когда они содержат пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа.
Текст начинается словами: направляем, возвращаем, представляем на утверждение (согласование)....
Письмо приглашение
Цель письма - приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. Адресуется конкретному лицу, группе лиц, организации.
Письмо может содержать полную повестку для мероприятия,
фамилии докладчиков по вопросам о повестке дня, фамилию и
телефон ответственного за проведение мероприятия, способ проезда
и другую информацию.
В тексте часто используются обороты:
Приглашаем Вас на заседание...., Просим принять участие в работе семинара ……
Информационное письмо
В тексте письма сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организа-ций, продукцию.
Рекламное письмо
Письмо посылают конкретным адресатам. Содержит описание
Рекламируемых услуг, товаров,
Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами,
заказать товар.
Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце
текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.
Письмо-извещение
Письмо составляется для конкретного адресата. Часто оно является
ответом на запрос. Начинается словами:
«Ставим Вас в изветсность....», «Сообщаем Вам о переносе..»
Этот вид письма близок к информационному письму.
Письмо – подтверждение
Письмо уведомляет отправителя о получении документов, ценностей
(переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Ключевыми фразами письма являются:
Подтверждаем получение Вашего заказа...
Ростовская таможня не возражает против посещения студентами 1 курса РГЭУ таможенного поста Речной порт Ростов-на-Дону….
Подтверждаем телефонный разговор 20.08.2005 г. по вопросу поставки....
Направление писем подтверждений относится к обязательной
части деловых отношений. Оно позволяет снять вопрос с контроля,
исключает отправку письма-напоминания:
Уважаемый Алексей Иванович!
Подтверждаем получение оборудования для отдела.
Специалисты по установке и наладке должны прибыть в отдел 15 сентября 2005г.
Письмо-напоминание
Текст письма сообщает о приближении, ускорении или истечении
срока исполнения, какого-либо действия.
Письмо направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
Текст строится так: Напоминаем, что срок аренды помещения истекает 03.10.2005г.
Просим ускорить ответ на № 11-02/134 от 16.08.2005г. «О подготовке...»
Текст может быть представлен в виде трафарета:
Вам направлена претензия от__ №_ на переплаченную по
вашему счету от__ № ___ сумму в размере________.
Вторично просим перечислить указанную сумму на ваш
расчетный счет, не дожидаясь принудительного взыскания через суд.
Гарантийное письмо
В тексте письма адресату гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения, жилья и т.д.)
В письме организация-адресант берет на себя определенные обязатель-ства. Поэтому письмо имеет правовую функцию. Например:
«Просим изготовить ключи по образцу (20 штук) и выслать по указанному адресу. Оплату гарантируем».
Администрация библиотеки РФ РТА просит изготовить 10 (десять)
стеллажей для книг. Чертеж и размеры стеллажей прилагаем. Оплату гарантируем.
Приложение. Чертеж стеллажей на 1 л. в 1 экз.
Директор библиотеки подпись ФИО
Главный бухгалтер подпись ФИО
Письмо – претензия (рекламационное)
Такие письма посылают предприятия-покупатели в адрес организации-поставщика.
Заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе. В тексте указываются требования, предъявляемые автором претензии (заявителем); основание требований заявителя; если необходимо, подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.
Письмо-ответ
Текст такого письма носит характер, зависимый от инициативного
документа. Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, предложе-ния, требования.
Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ:
«На № от____». При отсутствии в инициативном документе (например, в письме частного лица) в ссылке указывается дата поступления входящего документа.
В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме.
В тексте используются фразы:
Мы не можем принять Ваше предложение из-за... К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем....Предлагаемые Вами сроки проведения....Ваше предложение отклонено по следующим причинам. Циркулярное письмо
Такие письма направляются руководителем в несколько структурных подразделений с одним текстом.
Международное письмо
В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письме оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.
Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2,54 мм). Оформляется на бланке письма. Реквизиты бланка письма следующие: 01,08, 09, 04, 05,06, 11,12,13.
- адресат (15):
имя, фамилия получателя
название компании
номер дома, улицы
город, цифровой индекс
страна (располагают данные адреса построчно с открытой пунктуацией, т.е. без запятых и точек);
- по центру вступительное;
- заоловок письма (18), не обязателен, но свидетельствует о хорошем тоне;
- текст письма (20);
-заключительная формула вежливости (Искренне Ваш, преданный Вам), пишут её через два межстрочных интервала после текста письма;
- личная подпись автора письма (22), её расшифровка, название должности (проставляют через пять межстрочных интервалов после реквизита 20);
-отметка о наличии приложений (21), если они есть;
- оттиск.печати (25);
-отметка о заверении копии и адресов (26),куда они высланы.
Справка
Справка-документ, подтверждающий какие -либо факты или события.
Справки выдают двух видов:
1.Справки составляются для описания и подтверждения фактов ил
событий в производственной деятельности организации.
Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей: в первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию; во второй- приводятся конкретные данные.
Выводы и предложения в справке не даются. Это отличает ее докладной записки.
В справке фиксируют сведения определенного отрезка времени.
Заголовок справки может содержать период времени или дату, на
которые приходятся сведения, приведенные в документе. Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.
Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель; составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает главный бухгалтер учреждения.
Справки, входящие за пределы учреждения, оформляются на общем бланке формата А 4, а внутренние справки - на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.
Датой справки является дата ее подписания. Адресат оформляется, как и на других документах, но не указывается почтовый адрес.
2.Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. выдаются по запросам заинтересованных лиц или учреждений. Это наиболее многочисленная и ежедневно составляемая группа справок.
Как правило, при составлении таких справок применяют унифицирован-ные трафаретные бланки формата А 5.
Отличительной чертой такой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста.
Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации, куда она представляется.
В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов:
«настоящая справка», «действительно работает»...
Текст заверяется подписью и печатью.
Доклад
При проведении заседаний, совещаний, собраний большое значение
имеет содержание доклада.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить: цель документа,
правила оформления.
Доклад может преследовать две цели:
1- информирование;
2- убеждение.
Составление доклада,мастерство, требующее практического навыка
и критического анализа проекта доклада.
Исходя из цели доклада, выбирается логическое построение материала. Например, постановка проблемы, анализ проблемы, возможные решения, план действия, проблемы, выводы.
В докладе должны присутствовать элементы:
• вступление - документ представляет наглядно и доступно цели,
его назначение;
• основная часть- излагаются основные факты, автор свободно
обращается с материалом для доказательства и убеждения;
• выводы- представляются в виде положений;
• рекомендации- предложение действий, вытекающих из выводов.
Текст доклада должен состоять из коротких предложений, так как длинные предложения плохо воспринимаются. Предложение должно быть не более 20 слов. Для использования в докладе цифр нужно найти эффективный способ их подачи, чтобы слушающий или читающий доклад пришли к нужному вам выводу.
Указывают название документа -Доклад, тему доклада. Если доклад является приложением, то в правом верхнем углу нужно сделать пометку:
Приложение к протоколу № 3 собрания трудового коллектива.
Особенности оформления и передача телеграмм,
телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм
Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в
случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.
Телеграмма - документы, выделяемые по способу передачи (по телеграфу).
Документ передается по телеграфу, если другой способ замедлит
исполнение.
Телеграммы бывают с несколькими текстами в один пункт, с аналогичным текстом в разные пункты, фототелеграмма, схема-телеграмма, с заверенной подписью, телеграмма- доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, на специальном бланке и т.д.
Телеграмма слагается из двух частей, разделенных чертой: первая
часть (над чертой) передается по телеграфу (она оплачивается), вторая (под чертой)- по телеграфу не передается и не оплачивается. Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:
Отметка о категории или особом виде телеграммы (10 при
необходимости), адресат (15), текст (20), фамилия должностного
лица. подписавшего телеграмму (22), может быть указано наименование
его должности, сокращенное или условное наименование
организации-отправителя телеграммы (08) (в том случае, если они неизвестны адресату).
Во второй части телеграммы (под чертой) указывается адрес и
наименование организации- отправителя телеграммы, наименование
должности и подпись лица, от имени которого телеграмма исходит,
печать и дата.
По срочности доставки телеграммы подразделяются на категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категория не указывается.
При адресовании телеграмм указывается, как правила, сокращенный (телеграфный) адрес получателя; если он неизвестен, адрес указывается полностью. Может быть указано условное наименование адресата, зарегистрированное предприятием связи: Агат, Полюс.
В состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименование
документа, указание на категорию телеграммы ("Срочная" и т.п.), подробный
адрес с указанием номера отделения связи, текст - содержание телеграммы;
регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации;
сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму;
подпись, расшифровка подписи.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается
список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию,
отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух
экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2 интервала
без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается
содержание) и без исправлений. Знаки препинания пишутся полными или
сокращенными словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, скобка -
скб, кавычки - квч.
Словами указываются следующие знаки: "№" - номер, "+" - плюс, "-" -
минус, "!" - знак восклицательный, "?" - знак вопросительный, "%" - процент.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты
обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы
не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста отделом
документационного обеспечения проставляется регистрационный исходящий
номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются
должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются
обратный телеграфный адрес управления, таможни (таможенного поста);
должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки,
фамилия и номер телефона исполнителя.
Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера
телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш",
"На Ваш".
Визирование телеграмм аналогично визированию писем.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с
абзаца.
Телеграммы сдаются в отдел документационного обеспечения на
подпись руководству управления, таможни (таможенного поста) и отправку в
двух экземплярах с визой исполнителя на копии, которая подшивается в дело.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в
несколько пунктов и адресов, подписываются в одном экземпляре. На
экземпляре, остающемся в управлении, таможне (таможенном посте),
указываются все адреса и прилагается список адресатов.
Телеграммы, поступившие в адрес таможенного органа и его
подразделений, регистрируются в отделе (отделении, группе)
документационного обеспечения, передаются на рассмотрение руководству
таможенного органа или структурных подразделений.
Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Текст телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться ее номером, Поэтому текст телеграмм не рекомендуется начинать и заканчивать цифрами, так как они могут приняты адресатом как делопроизводственные номера.
Цифровые данные, в том числе даты, в тексте часто указываю словами, чтобы избежать искажений при передаче.
Реквизит «подпись» во второй части телеграммы под чертой обязательно заверяется печатью организации или специальной печатью «Для телеграмм»,
Телеграммы подписываются руководителем организации или заместителями (по принадлежности вопросов).
Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.
В совместных телеграммах нескольких отправителей печатям заверяется каждая подпись.
При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на телеграф должна стоять специальная авансовая печать или отметка о номере авансового счета.
Телеграмма печатается на чистом листе бумаги или на бланке трех экземплярах на одной стороне листа (первый экземпляр передается на телеграф, второй- подшивается в дело канцелярии, третий - в бухгалтерию) при наличии телетайпа телеграмма оформляется в двух экземплярах и в бухгалтерию не передается.
Верхняя часть телеграммы (над чертой) печатается крупным шрифтом (кроме знаков препинания), через два интервала. Каждый реквизит (адресат, текст, подпись) начинается с новой строки без абзаца. Адресат от текста отделяют 3-4 интервалами. Переносы слов и исправления не допускаются.
Текст под чертой печатается обычным шрифтом. Телеграмма отправляемая в разные пункты назначения, имеет особенности оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько имеется пунктов назначения. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывается только один из пунктов назначения, остальные указываются в тексте телеграммы.
Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтом. Текст оформляется аналогично простой телеграммы.Адрес включает: отметку о категории, наименование адресата, название пункта или страны назначения. Текст подписывает руководитель и заверяется печатью. Под чертой указывается: номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.
Передача оперативной информации в таможни, таможенные
посты и другие организации, имеющие телексную связь, осуществляется в
виде телетайпограмм.
Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы
(адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес таможенного управления, таможни (таможенного поста) аналогичны требованиям,
предъявляемым к телеграммам. Частью реквизита "Адресат" телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.
Телетайпограммы должны содержать не более 30-40 слов. Требования к тексту телетайпограммы аналогичны требованиям к тексту телеграмм.
Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию
писем.
Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо
от числа абонентов с приложением списка абонентов.
Исходящие телетайпограммы регистрируются в журнале и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.
Телетайпограммы, являющиеся ответом на документ - запрос с поручением таможенного органа, печатаются в двух экземплярах (на втором экземпляре ставится виза руководителя отдела-исполнителя) и вместе с документом-запросом передаются через отдел документационного обеспечения на подпись лицу, давшему поручение. Затем первый экземпляр передается отделом (отделением, группой) документационного обеспечения на телетайп, второй вместе с документом-запросом подшивается в дело в соответствии с номенклатурой.
Входящие телетайпограммы учитываются в журнале и передаются в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для последующей регистрации и исполнения.
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом,
иметь четкое и контрастное изображение.
Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.
На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется
отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". Документ, принятый по
факсимильной связи, не имеет юридической силы, за исключением случаев,
принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа
указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий
номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи.
Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" передавать запрещается.
Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному
учету в журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.
Поступившие в управление, таможню, таможенный пост со статусом
юридического лица факсограммы подлежат обязательному учету и журнале.
Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в
день приема, срочные - немедленно.
Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи,
записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.
Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.
Телефонограмма- обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону, записывается получателем).
Используется для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений в пределах телефонной связи.
При передачи телефонограммы надо придерживаться следующих рекомендаций;
-передавать краткую и срочную информацию;
-проверять правильность записи повторным чтением;
-не передавать сложные тексты (текст должен быть не более 50
слов);
-не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;
-записывать в специальный журнал, или оформлять на ПК с последующей регистрацией.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней
прилагается список учреждений-адресатов и номера телефонов, по
которым она передается.
Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руково-дителем или исполнителем.
После приема телефонограмма немедленно передается для ознакомления руководителю или должностному лицу- исполнителю.
Регистрационный номер телефонограмме присваивается руководителем или лицом, ответственным за документационное обеспечение.
Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность её записи и сообщена фамилия лица, принявшего её.
Реквизиты:
-Наименование организации (08)- отправителя;
-Адресат (15) (должность и фамилия лица, кому направлен документ)
-Название вида документа (10)-Телефонограмма
-Дата, регистрационный номер (11,12)
-Место составления (14)
-Текст (20)
-Подпись (22),
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами:
-исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
-должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
-должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,
принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема;
-входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый
экземпляр передается руководству таможенного органа на рассмотрение,
второй - подшивается в дело входящих телефонограмм.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке
в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
Исходящие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы подписываются руководством таможенного органа.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
Срочные документы, поступившие из ФТС России, доводятся до таможен и таможенных постов в день получения также в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа.
Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП). Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение полученных н отправленных сообщений.
Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию.
Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.
IV.ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.
Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки формы Т-2,трудовые контракты, личные дела (досье), лицевые счета по ЗП, акты нарушения трудовой дисциплины, и т.д.
Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено Трудовым кодексом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.
Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий сохранности – помещения, сейфы и шкафы отдельно от документов, содержащих сведения иного характера.
Документы по л/с, в соответствии с законом РФ "Об информации, информатизации и защите информации" являются носителем персональных данных, которые относятся к категории конфиденциальных данных.
Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:
- прием на работу;
- перемещение по работе;
- увольнение с работы;
- установление должностных окладов;
- отпуска;
- командировки;
- изменение фамилии;
- поощрения;
- взыскания и т.д.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).
Приказы по личному составу
· Ведутся отдельно от приказов по основной деятельности индивидуальное индексирование с начала года с префиксом л/с или к).
· Объявляются работнику под расписку (ст. 18 Трудового кодекса РФ). Отметка проставляется ниже реквизитов подпись и виза и состоит из слов:
С приказом ознакомлен <подпись> дата
Особенности приказа по личному составу:
1.оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны разные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами;
2. номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам;
3. заголовок – «По личному составу»;
4. констатирующей части в приказе может не быть.
5. распорядительные пункты оформляют в следующей последовательности:
-прием на работу;
-перевод или перемещение по работе;
-установление разрядов;
-установление категорий рабочим и служащим;
-возложение временного исполнения обязанностей;
-предоставление отпусков;
-установление неполного рабочего дня;
-изменение фамилии;
-увольнение с работы;
-прекращение работы в связи со смертью;
(по каждому перечисленному вопросу может издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т.д. В организациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать).
6.Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.)
7.В пункте приказа следует указывать:
При приеме на работу-
- на какую должность;
- в какое подразделение;
- с какой оплатой;
- с какого числа;
- вид работы – постоянная с испытательным сроком; со стажировкой;
временная на срок…, по совместительству;
-особые условия работы-
с принятием материальной ответственности;
с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.
8.При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:
-вид и причину перевода;
-устанавливаемый оклад;
-длительность, в случае временного перевода;
-в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;
-при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.
При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания- на докладную записку руководителя структурного подразделения.
При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.
При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.
9.Фамилии, имена и отчества пишут полностью.
10.Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.
11.К тексту приказа по личному составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
Особенности оформления и действия приказов:
-приказы оформляют на бланках конкретного вида, формат листа А 4;
-нумеруют приказы в течение календарного года;
-приказы визирует юрист, заместитель начальника управления, таможни по кадрам. Подписывает начальник управления, таможни.
Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления;
-приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу. Например приказ подписан 25 сентября, а назначение работника на должность произведено 7 октября;
- срок хранения приказов 75 лет.
Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном в таможенном органе.
Дата добавления: 2015-07-10; просмотров: 219 | Нарушение авторских прав