Формуляр-образец представляет собой совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
ГОСТ. Р 6.30-2003 определил максимальный набор реквизитов, а именно 30, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационнно-распорядительных документов.
Реквизит- обязательный элемент, присущий определенному виду документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 - "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят постановлением Гостстандарта Росси от 03.03.3003г. и введен в действие с 01.07.2003. Принятие стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области упращения документации пролводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов.
До 2003 г. действовал ГОСТ Р 6.30-97, который был введен в действие с 1 июля 1998 года и содержал 29 реквизитов (до 1.07.98 действовал ГОСТ 6.38-90 и содержал 31 реквизит)
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает общие требования к ОРД оформляемых машинописным способом, оговаривает разрешенные форматы документов,
расположение и состав информационных элементов, приводит требования к бланкам и текстам документов.
Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.
При подготовке и оформлении документов в таможенных органах используются следующие реквизиты:
· Государственный герб Российской Федерации (01). Государственный герб Российской Федерации помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма;
· Герб субъекта Российской Федерации (02);
· Эмблема организации или товарный знак (03);
· Код организации (используют восьмизначную индексацию) (04);
· Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) (05);
· Идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);
· Код формы документа (07);
· Федеральная таможенная служба, наименование таможенного управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) и структурного подразделения (08). Наименование организации, управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) указываются в точном соответствии с положением и приказом о их создании, образовании. Сокращенные наименования применяются только в том случае, если они закреплены в положении и приказе о создании, образовании комитета, управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица). Сокращенные наименования (в скобках) помещаются ниже полного.
Наименование структурного подразделения указывается только на оформленных не на бланках внутренних документах (докладная и объяснительная записки, справка и др.);
· Справочные данные об управлении, таможне (09). При оформлении реквизита "Справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица) "указываются почтовый и телеграфный адрес; номера телефонов (справочная служба), факсов, телексов и др.;
· Наименование вида документа (на письмах не указывается) (10) Наименование вида документа, составленного или изданного управлением, таможней, а также таможенным постом со статусом юридического лица, регламентируется общими положениями о таможенных органах, утвержденными приказом ФТС России, должно соответствовать компетенции таможенного управления, таможни и таможенного поста со статусом юридического лица, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю унифицированных форм документов (УФД), разрабатываемому службой документационного обеспечения ФТС России;
· Дата документа (11). Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение, подписание резолюции и т.д.) датируются. Если авторами документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год; например: 16.01.2005. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо... от 16.01.2005 №... Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль; например: 09.09.2005;
· Регистрационный номер документа (12). Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входит порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре. Составные части регистрационного номера отделяются. Регистрационный номер документа, составленного совместно таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
· Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13). Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма;
· Место составления или издания документа (14). Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статусом юридического лица)" и "Справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица)". Место составления или издания оформляется в соответствии с принятым административно-территориальным делением и включает только общепринятые географические сокращения. Место издания в документе не указывается, если оно входит в состав наименования управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица); например: Калининградское таможенное управление, Московское таможенное управление;
· Адресат (15). Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, конкретным должностным или физическим лицам. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже; должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. При адресовании документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются должность и специальное звание лица, которому адресован документ. В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Почтовыми правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725, в следующем порядке: наименование адресата (наименование организации или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа, республики; почтовый индекс. В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте;
· Гриф утверждения документа (16) "Гриф утверждения документа" - реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документы утверждаются начальниками (их заместителями) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или специально издаваемым документом. При утверждении документов гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, в грифе утверждения указываются должность и специальное звание лица, утверждающего документ. Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа;
· Резолюция (17). "Резолюция" - реквизит, который пишется соответствующим должностным лицом и содержащий принятое решение по данному документу. В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др. Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнением считается названный первым в резолюции;
· Заголовок к тексту (18). "Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ о создании аттестационной комиссии, карточка учета движения основных средств. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: базу данных и карточку;
· Отметка о контроле (19). Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа "Контроль";
· Текст документа (20). Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста, трафарета или сочетания этих форм. Анкета - это форма представления унифицированного текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др. документах. Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень). Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д. Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть; например: приказы-распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы. Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты. При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом;
· Отметка о наличии приложения (21). Приложения к документу могут быть трех видов: приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, распоряжениями); приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа; приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом. Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или его руководителем и т.д.).
· Подпись (22). Документы, направляемые: таможенным управлением таможням и таможенным постам - подписываются начальником управления, его заместителями, а также начальниками отделов в соответствии с их компетенцией; таможней таможенным постам - подписываются начальником таможни, его заместителями, а также начальниками отделов в соответствии с их компетенцией. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписании документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются должность и специальное звание. Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц. подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением;
· Гриф согласования документа (23). При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование проводится как внутри таможенного органа, так и вне его. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования;
· Визы согласования документа (24). Визы проставляются: на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.); на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии отправляемого документа (письма). Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути;
· Оттиск печати (25). Гербовая печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.;
· Отметка о заверении копии (26). Копия документа представляет собой документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Копия документа выдается с разрешения руководства таможенного органа или руководителя отдела (структурного подразделения). Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка. Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа отправляемому подлиннику "Отметка о заверении копии" оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения;
· Отметка об исполнителе (27). Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу;
· Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28). Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ;
· Отметка о поступлении документа в таможенный орган (29). Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит сокращенное наименование таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - получателей документа, порядковый номер и дату поступления документа;
· Отметка для автоматического поиска документа (30). Отметка для автоматического поиска документа включает в себя имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные.
В документах таможенных органов не используются реквизиты:
02- герб субъекта РФ;
03 - эмблема;
ПРИМЕЧАНИЕ: логотип, используют на обложках дел, грамотах, и т.д.
Дата добавления: 2015-07-10; просмотров: 129 | Нарушение авторских прав