Офоромление наличных расчетов с клиентами.

Потребители гостиничных услуг – это физические лица. Даже в том случае, если работник приехал в командировку по служебной надобности, нельзя считать, что услугу предоставили юридическому лицу. Правильнее сказать, что услугу гостиница оказала физическому лицу, являющемуся представителем юридического лица. На сегодняшний день в России физические лица за потребленные услуги рассчитываются с исполнителями услуг, в основном, наличными деньгами. Даже если физическое лицо выступает от имени юридического лица, такая форма расчетов не является редкостью.

Обязательным условием осуществления наличных денежных расчетов с постояльцами является применение ККТ. Данное положение было установлено еще статьей 1 закона РФ от 18.06.1993г. №5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». В настоящее время указанный закон утратил силу в связи с вступлением в действие Федерального закона от 22.05.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», однако с точки зрения необходимости применения ККТ, мало что изменилось.

Так согласно статье 2 названного закона*

*1. Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.*

Исходя из требований данной статьи, гостиницы также обязаны, применять ККТ. Однако, в том случае, если гостиница применяет бланки строгой отчетности, то без ККТ можно обойтись. Сделать это позволяет пункт 2 статьи 2 Федерального закона №54-ФЗ*

*2. Организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством Российской Федерации.*

Обратите внимание!

Бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом!

Формы этих бланков для гостиниц утверждены Приказом Минфина РФ от 13 декабря 1993г. №121 (в вышеприведенном материале мы достаточно подробно рассмотрели эти документы и правила их заполнения). Так, при получении денег за проживание, броню, некоторые дополнительные услуги можно выписывать счет по форме №3-Г или №3-Гм. За оплату билетов в аэропорт, услуг переводчика, предоставление по желанию проживающего чая или кофе следует выписывать квитанцию по форме №12-Г.

Кроме того, если гостиница имеет несколько подразделений, которые самостоятельно осуществляют расчеты с клиентами, то ККТ должна быть установлена в каждом таком подразделении.

Выбор типа и вида ККТ предприятиями гостиничного хозяйства зависит как от типа самой гостиницы, так и от спектра оказываемых ею услуг. Однако при этом необходимо иметь в виду, что требованиями закона установлено следующее*

* При осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт на территории Российской Федерации применяются модели контрольно-кассовой техники, включенные в Государственный реестр.*

При этом контрольно-кассовая техника, применяемая организациями (за исключением кредитных организаций) и индивидуальными предпринимателями, должна:

· быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;

· быть исправна, опломбирована в установленном порядке;

· иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

Любая кассовая операция связана с движением денежных средств, получение и расходование которых в обязательном порядке должно быть отражено в первичных кассовых документах.

Причем понятие «денежные расчеты с населением» совершенно не означает, что подобные расчеты совершаются (и, естественно, фиксируются с применением ККТ) только в наличной денежной форме. Расчеты с физическими лицами могут осуществляться, например, чеками, кредитными (пластиковыми) картами и т.д. И хотя такая форма расчетов для нашей страны скорее является исключением, чем правилом, тем не менее, они встречаются в практической деятельности.

Условно все документы, связанные с кассовыми операциями, можно разделить на две группы:

1) с помощью которых осуществляется контроль за поступлением денежных средств (выручкой гостиницы);

2) непосредственно подтверждающие совершение операции и служащие основанием для бухгалтерских проводок.

К первой группе относятся в основном документы по учету кассовых операций с применением ККТ.

Основным таким документом по каждой ККТ, принадлежащей организации гостиничного хозяйства, является Журнал кассира - операциониста (форма №КМ-4), (далее Журнал), утвержденный Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Этим же Постановлением утверждены и другие документы, связанные с применением ККТ.

Данный Журнал, кроме того, является контрольным документом показаний счетчиков.

Журнал в обязательном порядке должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью.

Записи в Журнале ежедневно ведутся кассиром (или кассиром - операционистом) в хронологическом порядке. Подчистки и помарки в журнале не допускаются. Если в документ вносятся какие-либо исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира (или кассира - операциониста), руководителя и главного бухгалтера организации.

В конце рабочего дня (смены) после снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира - операциониста, подтверждаемая подписями кассира, старшего кассира и соответствующего административного (руководящего) работника организации.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

Следует обратить внимание, что в Журнал вносятся все данные о поступлении выручки с применением кассовых аппаратов (то есть не только сведения о расчетах наличными деньгами, но и посредством чеков, пластиковых карт и т.п.).

Огромное число гостиниц кроме услуг по проживанию оказывают и дополнительные услуги (услуги общественного питания, мелкорозничная торговля и т.п.), и не во всех случаях расчеты на ККТ ведутся кассирами –операционистами.

Так, например, в ресторане, находящемся на балансе гостиницы, расчеты с клиентами может осуществлять официант, а в магазине непосредственно – продавец товаров. В этом случае по каждой ККТ ведется журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ, работающих без кассира –операциониста. Требования к ведению и заполнению этого документа аналогичны Журналу формы №КМ-4.

Обратите внимание!

В практике случается, что кассир - операционист или другое лицо, ведущее расчеты на ККТ, ошибочно пробивает какую-то сумму на машине, или покупатель требует возврата денежной суммы в связи с тем, что его, например, не устраивает качество товара. Как поступить в этом случае правильно?

Для оформления возврата денежных сумм клиентам (покупателям) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам, применяется Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма №КМ-3).

В этом документе должны быть перечислены номера и суммы каждого такого чека. Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам соответственно уменьшается выручка кассы, что и отражается в Журнале кассира - операциониста. Акт подписывается членами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира (кассира - операциониста) организации. Далее на условиях примера, мы покажем, каким образом заполняется данный документ – №КМ 3.

В конце рабочего дня (смены) каждый кассир - операционист (официант, продавец, ведущие расчеты на ККТ) составляет кассовый отчет (Справку - отчет кассира - операциониста по форме №КМ-6) для кассовой книги и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру (либо напрямую в кассу организации).

В Справке - отчете кассира - операциониста отражаются сведения о показаниях счетчиков ККТ и выручке за рабочий день (смену).

Если выручка сдается кассиром - операционистом непосредственно инкассатору для зачисления на расчетный счет в банке, то такая операция также отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации.

Справка - отчет служит основанием для составления сводного отчета по всем ККТ, применяемым в организации (Сведения о показаниях счетчиков контрольно - кассовых машин и выручке организации (форма №КМ-7)).

Сведения составляются в одном экземпляре старшим (главным) кассиром ежедневно и вместе с актами, справками - отчетами кассиров - операционистов, приходными ордерами передаются в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.

Показатели данной формы практически не отличаются от показателей предыдущего документа. Поэтому его заполнение аналогично Справке - отчету кассира - операциониста (только не по одной, а по всем ККТ, используемым гостиницей).

В этой форме на основании показаний счетчиков на начало и на конец работы по каждой ККТ рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно - кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам (секциям). Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации.

Ко второй группе относятся первичные документы, служащие основанием для отражения кассовых операций по поступлению выручки и сдаче ее в банк (инкассатору) в бухгалтерском учете гостиниц.

Как уже отмечалось выше, вся наличная денежная выручка, полученная кассирами - операционистами (официантами, продавцами), сдается в кассу гостиницы по Приходным кассовым ордерам.

При этом если в гостинице применяются несколько ККТ, приходные ордера могут выписываться на суммы сдаваемой в центральную кассу выручки как по каждой ККТ отдельно, так и по всем кассовым аппаратам одним документом (в последнем случае, когда деньги кассирами - операционистами сдаются сначала старшему кассиру, а уже последним - в кассу гостиницы).

Все приходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

В соответствии с пунктом 1 Указа Президента РФ от 14 июля 1992 г. №622 «О дополнительных мерах по ограничению налично - денежного обращения» и пункта 6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. №40, предприятия обязаны сдавать в банк всю имеющуюся у них денежную наличность сверх лимитов хранения наличных денег в кассе, устанавливаемых банками.

Сдача выручки в банк может производиться непосредственно уполномоченным сотрудником организации (гостиницы) либо через инкассаторскую службу.

В первом случае сдача наличных денег в банк осуществляется по Объявлению на взнос наличными. Во втором случае для сдачи наличных денег инкассатору банком (или специализированной инкассаторской службой) выдаются организации специальные сумки, имеющие свои порядковые номера.

Кассир (или иное лицо, сдающее деньги инкассаторам) к каждой сдаваемой сумке выписывает Препроводительную ведомость. Данный документ состоит из трех частей: 1) сама препроводительная ведомость, которая кладется в сумку; 2) накладная, передаваемая инкассатору при получении им сумки; 3) копия препроводительной ведомости, остающаяся у организации.

В начале работы, мы уже рассматривали вопросы возврата денежных средств клиентам, выезжающим из гостиницы ранее заявленного срока при осуществлении расчетов через ККТ. Сейчас рассмотрим схему отражения указанных выше операций на подобном примере.

Дата добавления: 2015-08-21