Довідково-інформаційні документи

Найпоширенішими довідково- інформаційними документами є такі:

Оголошення – це вид документа, в якому повідомляється про якісь події, справи, заходи.

За формою розрізняють: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До них належать афіші, що рекламують концерти, вистави, змагання тощо.

В оголошеннях виділяють заголовок, вказується час, місце, де відбудеться те, про що оголошується.

З р а з о к оголошення:

О г о л о ш е н н я

Доводиться до відома учнів 4–8 класів, що в період літніх канікул у Старосолотвинській середній школі буде створена учнівська бригада, яка з 25 липня по 10 серпня працюватиме на зібранні врожаю у шкільному саду.

Усіх, хто бажає вступити в цю бригаду, просимо з’явитися до школи 24 липня о 10 годині ранку.

Адміністрація школи

Запрошення (повідомлення) – це вид документа, в якому міститься коротка інформація про подію або захід. Воно адресується конкретній особі, особам чи організації.

За формою і змістом цей документ подібний до оголошення. Інформація має подаватися ввічливо та коректно з обов’язковими відомостями про дату, місце, час, характер зібрання й умови, що висуваються до його учасників.

З р а з о к запрошення:

З а п р о ш е н н я

Шановний Михайле Івановичу!

Учнівський колектив 3-А класу запрошує Вас на дитячий ранок, присвячений Новому року.

Просимо Вас узяти участь у нашому святі.

Ранок відбудеться 29 грудня о 12 годині в актовому залі СШ № 8.

З пошаною – учні 3-А класу

Телеграма – це повідомлення, передане телеграфом.

Телеграми поділяють на: звичайні, термінові, урядові, які містять такі реквізити: адресу того, кому надсилається телеграма, його прізвище, текст повідомлення, підпис і адресу того, хто надсилає телеграму.

Телеграма має бути максимально лаконічною. У тексті, як правило, не вживаються сполучники, прийменники, займенники, розділові знаки, але за умови, що зміст буде зрозумілий; не вживається також звертання, бо з адреси видно, кому телеграма надіслана.

Телеграма пишеться на друкованому бланку суцільним текстом без абзаців. Цифри в телеграмі бажано писати словами, щоби не трапилося перекручень.

З р а з о к телеграми:

Слів	Плата грн. коп.	Державний комітет зв’язку та інформації України   Т Е Л Е Г Р А М А   № ______ ____сл.___го______год.______хв.	П Е Р Е Д А В А Н Н Я
__го_____год.______хв. Номер роб. місця
	Передав_______________
Прийняв	Службові позначки
Категорія та вид телеграми
КудиКиїв Хрещатик 27 кв 11
Кому Кравченко Марії Іванівні
–Зустрічайте суботу делегацію Москви – екскурсовод =

Прізвище і адреса відправника Москва Леніна 18 музей історії

(не оплачується і каналами зв’язку Федоров Іван Пилипович

не передаються)

Телефонограма – це такий вид документа, що передається по телефону (здебільшого в межах району, рідше – області). Складається більш поширено, ніж телеграма. Правильність записаного тексту перевіряють повторним читанням.

Радіограма – це повідомлення, передане по радіо.

Довідка – це документ довідково-інформаційного характеру, який стверджує факти з життя і діяльності окремих громадян (склад сім’ї, місце роботи, стан здоров’я) або різні обставини і факти з діяльності підприємств і установ.

Довідки поділяються на:

Особисті – це такі довідки, що підтримують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи.

Службові – це такі довідки, що об’єктивно відображають стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства (установи).

Довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації (установи). Як правило, для цього використовують відповідні бланки, до яких вносять індивідуальну конкретну інформацію.

Службові довідки поділяються на:

Зовнішні службові – це такі довідки, що укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником підприємства (установи) та завіряються печаткою.

Внутрішні службові – це такі довідки, що укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

З р аз о к довідки:

Штамп Д О В І Д К А

школи Видана Петренку Івану Сергійовичу в тому, що він дійсно навчався в п’ятому класі СШ № 8 м. Кривого Рогу Дніпропетровської області до 30 грудня 2006 року і вибув до іншої школи у зв’язку з виїздом батьків.

Печатка Директор СШ № 8

школи м. Кривого Рогу /підпис/

Протокол – це документ, який містить запис усього, про що йшлося на зборах, засіданні тощо; питань, що розглядалися на них, та прийнятих рішень (резолюцій).

Протоколи поділяються на:

Прості протоколи – це такі, в яких зазначається лише номер, дата, назва організації, кількість присутніх, склад президії, порядок денний. Під рубрикою „Слухали” – назва питання, хто доповідає, а після рубрики „Ухвалили” – стисло сформульоване рішення або пишеться резолюція.

Докладні протоколи – це такі, в яких, окрім реквізитів простого протоколу, заносяться також питання, які ставилися доповідачеві, та конспективний запис виступів усіх осіб, що брали участь під час обговорення певного питання порядку денного засідання (зборів).

Резолюція – це документ, який фіксує рішення, постанову, які прийняли на засіданні (зборах) під час обговорення поставлених питань.

Резолюція має таку структуру:

– вступ;

– констатувальна частина;

–резолютивна (директивна) частина.

У констатувальній частині спочатку відзначають досягнення з даного питання, а потім указують на недоліки. У резолютивній частині робляться узагальнені висновки, дається оцінка роботи й окреслюються конкретні заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначаються відповідальні особи.

Виписка (витяг) з протоколу – це коротка (усічена) форма повного протоколу, в якій відображається конкретне окреме питання.

Призначення витягів з протоколу:

– надається окремим особам;

– надсилається організаціям.

З р а з о к протоколу:

П Р О Т О К О Л №3

загальних зборів учнів 7 класу СШ №8

від 21.10.2009 р.

Присутні: 35 учнів і класний керівник (прізвище та ініціали)

Голова зборів: ПІБ

Секретар: ПІБ

Порядок денний:

1. Про успішність та поведінку учнів.

2. Про роботу редакції класної стінгазети.

І. Слухали:

1. Інформацію старости класу (ПІБ) про успішність та поведінку учнів.

У своєму виступі староста класу розповів (короткий зміст виступу).

В обговоренні взяли участь:

1. Учениця (ПІБ) розповіла про (короткий зміст виступу).

2. Учень (ПІБ) звернув увагу на (короткий зміст виступу).

3. Класний керівник (ПІБ) вказала на те, що (короткий зміст виступу).

Ухвалили: (записується рішення).

ІІ. Слухали:

1. Звіт редактора стінгазети (ПІБ) про роботу редакції у першому півріччі (зміст доповіді додається).

Учень (ПІБ) вказав на (короткий зміст виступу).

Учениця (ПІБ) у своєму виступі відзначила (короткий зміст виступу).

Ухвалили:

Роботу редакції класної стінгазети визнати задовільною.

Голова зборів (підпис)

Секретар зборів (підпис).

З р а з о к витягу з протоколу:

Витяг із протоколу № 18

засідання профспілкового комітету

Криворізького медичного училища № 1

від 15.05.2009 р.

Слухали: Семенову О.Н. – заява з клопотанням про надання путівки

до лікувально-оздоровчого профілакторію „Ластівка”.

Ухвалили: Надати завідувачу навчальної частини Семенову О.Н.

путівку до названого профілакторію.

Оригінал підписали:

Голова (підпис)

Секретар (підпис).

Звіт – це усне або писемне повідомлення (доповідь) про проведення дорученої роботи, підсумок діяльності особи чи організації, узагальнення зробленого.

Звіти поділяються на:

Статистичні (цифрові)– це такі звіти, що пишуться на друкованих бланках, містять цифрові дані.

Текстові – це такі звіти, що пишуться на звичайному папері, але здебільшого за поданою схемою.

Індивідуальні – це такі звіти, що пишуться або проголошуються певною особою за наслідками виконаної роботи.

З р а з о к звіту:

З в і т

про роботу фізкультурного гуртка

учнів середньої школи № 8 м. Кривого Рогу

за період з 1 вересня до 30 грудня 2009 року

Кількість членів гуртка за звітний період збільшилась з 20 осіб (на 15 вересня 2009 р.) до 52 осіб (15 грудня 2009 р.).

Гурток поділяється на три команди: лижну, хокейну і ковзанярську.

На міських спортивних змаганнях з хокею команда гуртка посіла друге місце. Проведено три великі лижні прогулянки за місто. Колективне катання на ковзанах проводилося кожного вихідного дня.

Особливо активно працювали в гуртку В. Пруняк, Б. Друзь, Е. Сильнова.

Голова гуртка Н. Каневська.

Доповідна записка – це документ на ім’я керівної особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов’язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідні записки за походженням поділяються на:

Внутрішні – це такі доповідні записки, що адресовані керівникові організації або підрозділу, де працює укладач.

Зовнішні – це такі доповідні записки, що адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

Доповідні записки за призначенням поділяються на: звітні, інформаційні та ініціативні.

З р а з о к доповідної записки:

Директорові Криворізької

СШ № 8

Сидоренко В.О.

класного керівника 10-А класу

Хмеленко Аліни Іванівни

Д о п о в і д н а з а п и с к а

про участь в олімпіаді

Згідно з наказом № 7-б від 19.03.2009 я, учитель історії України Хмеленко А.І., очолювала учнівську делегацію у складі 12 осіб до м. Києва, де 21-28.03.2009 відбувалася національна шкільна олімпіада з історії.

Учні 10-А кл. Симко В.Д.¸ Науменко О.М. і учениця 8-А кл. Ткачук Н.І. стали переможцями олімпіади й посіли відповідно 1, 2 та 3 місця.

Прошу розглянути питання про заохочення зазначених вище учнів. Гадаю, що вони гідно представили рідну школу, місто та область на олімпіаді такого високого рівня.

29.03.2009 (підпис)

Пояснювальна записка – це вступ до якогось основного документа: плану, звіту, проекту або пояснення співробітників (студентів) на вимогу адміністрації про серйозні порушення трудової (навчальної) дисципліни.

З р а з о к пояснювальної записки:

Деканові педагогічного

факультету КДПУ

доц. Мірошник З.М.

студента гр. ДВА-05/5

Мазура Олега Івановича

П о я с н ю в а л ь н а з а п и с к а

Із 21.10. до 2.11.2008 я не відвідував заняття, оскільки допомагав усунути наслідки стихійного лиха, що сталося за місцем проживання батьків (м. Нікополь).

(підпис)

---

Дата добавления: 2015-08-05