Офіційна кореспонденція

Кореспонденція (від лат. – „відправляю, надсилаю”) – листування між особами чи установами (організаціями).

Виділяють два види кореспонденції:

1. Офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представників у дипломатичній практиці.

2. Ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Лист – це поширений вид ділових паперів, який використовується для обміну інформацією між установами (організаціями) або приватними особами.

Службовий лист, або відношення, – це різновид інформаційних документів для писемного спілкування і оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів.

Зміст і характер службових листів залежить від специфіки установи, від якої він пишеться, та від конкретної потреби, що спонукає до цього. Але в листі завжди дотримуються певних стандартів, зокрема зазначають, кому й від кого він надсилається, про що запитується, викладається зміст прохання, вимоги, пояснення, проставляється дата та підписи відповідальних осіб.

Серед усього розмаїття листів виділяють такі типи:

1. Листи, що потребують відповіді (листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звертання, листи-вимоги).

2. Листи, що не потребують відповіді (листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи).

3. Комбіновані листи, що містять різні елементи: запитання, відповіді, роз’яснення, повідомлення, прохання, розпорядження.

За кількістю адресатів листи прийнято поділяти на: звичайні, циркулярні.

Звичайний колективний лист – це такий інформаційний документ, що надсилається по-різному: або від імені однієї організації (установи), або від імені декількох організацій (установ).

Циркулярний лист – це такий інформаційний документ, який завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Виходячи з мети написання листів, – поінформувати, пояснити, переконати, довести і спонукати до потрібної дії адресата, добираються потрібні слова і тон спілкування. За законами психології, на формування поглядів партнерів (адресатів) значною мірою впливає інформація, що надходить першою. Тому вважається, що ділові взаємини краще розпочинати з приватного вербального спілкування і вже після цього доречно закріплювати контакти діловим (службовим) листуванням.

Оскільки листування виключає безпосереднє спілкування, то доцільно до тексту листів уводити такі мовні засоби (одиниці), які засвідчують ваше ставлення до партнера (словосполучення, звертання із врахуванням ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації).

Із тексту сучасного службового листа має уявлятися образ автора – надійного партнера, чесного конкурента, постійного клієнта тощо, бо кореспонденція є візитною карткою і обличчям керівника, установи чи організації.

На сучасну пору поширення набули такі види листів:

Ініціативний лист – це такий службовий документ, що містить прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Лист-відповідь – це такий службовий документ, в якому вагомо обґрунтовано й коректно викладено прийняття чи відмова пропозиції, заявленої в ініціативному листі.

Супровідний лист – це такий службовий документ, в якому інформується адресат про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності.

Договірний лист – це різновид супровідного листа, в якому вказується на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення – це такий службовий лист, який містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу.

До листа-запрошення близькими за змістом і структурою є лист-повідомлення та інформаційний лист.

Гарантійний лист – це такий службовий лист, який є юридичною гарантією виконання викладених у ньому зобов’язань.

Рекламний лист – це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування – це такий службовий лист, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов’язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження – це такий службовий лист, який містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, телеграми, факсу, товару тощо), прибуття певної особи чи групи осіб, виконання певних заходів (дій).

Рекламаційний лист – це такий службовий лист, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі.

Лист-претензія – документ, близький за змістом до рекламаційного листа, але з менш категоричною інтонацією, своєрідне тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення.

Контрольний лист – це спеціальний документ-талон для індивідуальної реєстрації документів, що містить резолюцію на конкретний документ та його стислий зміст.

Рекомендаційний лист – це такий службовий лист, що близький до характеристики, але необов’язковий; лист, у якому заочно рекомендується його пред’явник, щоби заручитися підтримкою за місцем перебування.

Комерційний лист – це такий специфічний службовий лист, який містить комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

Зміст і характер службових листів залежать від специфіки установи, від імені якої він пишеться, та від конкретної потреби, що спонукає до цього. У листі завжди дотримуються певних стандартів, зокрема зазначають, кому і від кого він надсилається, про що запитується, викладається зміст прохання, вимоги, пояснення, проставляється дата та підписи відповідальних осіб.

Тому будь-який лист містить такі основні реквізити:

адреса – це точна вказівка, складена за прийнятою Міністерством зв’язку формою, кому слід вручити поштове відправлення (місце проживання особи або місце знаходження організації чи установи);

адресат – це особа (установа), якій надсилається відправлення (лист, телеграма);

адресант – це особа (установа), яка надсилає відправлення (лист, телеграму).

З р а з о к рекомендованого листа

м. Кривий Ріг

04.09.2009

Вельмишановний Олександре Івановичу!

Подавець цього листа, Іванов Сергій Захарович, перебуватиме два тижні у Вашому чудовому місті у справах фірми.

Він мій колега і близький друг.

Буду щиро вдячний, якщо Ви виконаєте його прохання і надасте підтримку на час перебування в Москві.

Завчасно дякую за ласкавість і передаю найщиріші вітання родині.

Із повагою

Ваш Петро Ступка.

Дата добавления: 2015-08-05