Новая платформа значительно экономит Ваше время, а следовательно и Ваши деньги! Как организовать переход?

Нужна ли компаниям автоматизация на базе «1С:Предприятие 8»?

Наш ответ конечно – «Да»!

Согласно русской пословицы, «Без ума торговать – только деньги терять»!

Это особенно актуально в условиях постоянно растущей конкуренции на рынке.

Основные преимущества 1С:Предприятие 8 для Компаний в целом:

• Ведение учета по нескольким организациям в одной информационной базе.
• Все системы налогообложения доступны в одной базе.
• Контролировать выполнение требований ПБУ 18/02 теперь намного проще.
• Партионный учет.
• Отчеты строятся быстро, за счет технологии обработки больших массивов данных.

Основные преимущества для вас лично - Работать стало удобнее:

• Индивидуальная настройка инструментов, колонок и панелей
• Автоматическое формирование последовательности документов
• Планировщик
• «Монитор бухгалтера» - вся актуальная для вас информация на одном экране
• «Экспресс-проверка ведения учета» - поиск ошибок за вас до документа и проводки и рекомендации по их устранению
• Контроль заполнения реквизитов – не позволяет ошибаться!
• Существенное расширение функционала для сложных случаев ведения учета
• Косвенные затраты – распределение по вашему желанию.
• Множество приятных мелочей для работы бухгалтера

Новая платформа значительно экономит Ваше время, а следовательно и Ваши деньги! Как организовать переход?

Организация перехода включает построение алгоритма переноса данных и выбор инструментов для реализации этого алгоритма. Полностью универсального порядка действий, подходящего для любого предприятия не существует. Можно выделить следующие факторы, влияющие на алгоритм перехода: время начала ведения учета в новой программе, наличие доработок в текущей версии вашей конфигурации, необходимость сохранить историю хозяйственных операций за прошлые периоды. В зависимости от сочетания перечисленных факторов, стратегия переноса данных может быть различной. Наиболее интересными для рассмотрения являются проекты перехода, если они включают процессы переноса бухгалтерских остатков. Поэтому в данной статье мы всесторонне рассмотрим проект перехода на новую платформу в отношении конфигурации 1С:Бухгалтерия.

Совет от компании RG-Soft: Начинать работать в новой программе учета лучше всего с 1-ого января нового года. Связано это с тем, что большинство налогов рассчитывается нарастающим итогом. Следовательно, чтобы не изобретать средства корректного переноса накопленных итогов, старайтесь привязать начало работы в программе к началу отчетного периода по налогам. Разумеется, можно начинать работу и с начала квартала и даже с начала следующего месяца, но такой переход традиционно влечет за собой более значительные затраты.

Давайте разберем самые распространенные ситуации.

1. Переход осуществляется с нового года, с типовой конфигурации и в момент перехода в старой программе сформированы правильные остатки на счетах.

Это самые выгодные условия для переноса данных. Потребуется лишь обновить конфигурацию 1С:Предприятие 7.7 до последней версии и воспользоваться встроенной в 1С:Предприятие 8 обработкой «Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7». Даже непрофессиональный пользователь сможет, следуя инструкциям на форме обработки, перенести остатки по счетам и справочную информацию. Эта операция займет некоторое время, в зависимости от объема накопленной информации, но может быть без труда выполнена самостоятельно.

Этот вариант чрезвычайно прост и понятен, однако на практике применим редко. Сформировать правильные остатки в старой программе непосредственно к началу работы в новой программе возможно лишь в ряде небольших компаний и то при условии, что вся «первичка» за прошедший период предоставлена и внесена в программу. Чаще всего закрытие старых сделок прошлого периода в программе производится к моменту сдачи отчетности по НДС (20 января), а в отдельных случаях этот процесс может растянуться и на более длительный срок. Возникает вторая распространенная ситуация.

1. Переход осуществляется с нового года, с типовой конфигурации и в момент перехода в старой программе нет правильных остатков на счетах.

В зависимости от обстоятельств, в данной ситуации также можно действовать различными методами. Суть этих методов сводится к работе в двух программах одновременно. Во время «переходного периода» сотрудникам приходится закрывать прежние сделки в старой программе и начинать вносить документы по новым сделкам в новую систему. Наглядно данная ситуация отображена на рисунке 1. Наличие такого периода в проекте перехода является стандартной практикой, и пугаться его нет причин. Чтобы преодолеть данный период с наименьшими потерями можно пользоваться следующими стратегиями.

• Перенести остатки «как есть» на начало года и вести учет на основе этих данных, как и в первой предложенной ситуации. По крайней мере, в программе будет информация об остатках средств и количестве товаров на складах. Однако, как только верные остатки в «семерке» будут получены, необходимо незамедлительно скорректировать их «задним числом» и в «восьмерке».
• Альтернативным вариантом является отказ от переноса некорректных остатков и внесение первичных документов по новым сделкам в «восьмерку» без последующего их проведения. В таком случае не важно, есть в программе остатки или нет, непроведенные документы никаких движений по счетам не сделают. Так нужно действовать до получения корректных остатков в 1С:Предприятие 7.7. Далее полученные остатки переносятся в новую программу на начало года. Завершающим шагом становится последовательное проведение внесенной в новую программу за переходный период «первички» при помощи встроенной обработки «Групповая обработка справочников и документов».

В описанных двух ситуациях рассказано как можно действовать, если удалось начать работать в новой программе с января нового года. Вместе с тем, год — довольно длительный срок и случаются ситуации, когда возникает потребность начать работу в новой базе с середины года или в другой момент времени.

1. Переход осуществляется с середины года с типовой конфигурации.

Восьмая версия программы поддерживает ряд важных для ведения учета механизмов, работоспособность которых зависит от данных, вносимых в документы в течение года. Среди таких механизмов уже упомянутый расчет налогов нарастающим итогом, алгоритм распределения косвенных расходов и прочие процедуры, относящиеся к закрытию месяца. Именно из-за этих особенностей в данной ситуации невозможно перейти на новую программу также легко, как в первых двух случаях. Для максимального сокращения вероятности возникновения ошибок при переносе можно пользоваться следующими рекомендациями.

• Начать работу если не с начала года, то хотя бы с начала квартала.
• Перенести остатки на начало года.
• Перенести все первичные документы за текущий отчетный период (год) в новую систему и восстановить данные бухгалтерского и налогового учета с помощью групповой обработки справочников и документов.

Совет от компании RG-Soft: По сравнению с седьмой версией платформы, в восьмую было добавлено множество новых механизмов для автоматизации бухгалтерского и налогового учета. В связи с этим, чтобы начать работать в новой программе с середины года нужно воспроизвести все хозяйственные операции с помощью типовых документов.

Поскольку даже за один квартал в компании может формироваться несколько тысяч документов, мы также советуем Вам воспользоваться автоматизированными средствами переноса данных.
Такими средствами могут быть:

1. Типовое решение «1С:Конвертация данных». Данный программный продукт можно использоваться для переноса информации между любыми конфигурациями на платформе 1С. В нашем случае, для выгрузки документов из 1С:Бухгалтерии 7.7 в 1С:Бухгалтерию 8.
2. Нетиповые разработки фирм Франчайзи. У многих компаний, в том числе и у нашей, существуют отработанные методики для решения данной задачи, что позволяет существенно сократить время и бюджет работ по переносу данных.

1. Переход с типовой конфигурации с дополнительным переносом документов прошлого периода.

Отдельно отметим, что существуют компании, ведущие чрезвычайно длительные (более года) отношения по договорам с контрагентами. Руководство таких компаний заинтересовано в наличии «истории» своих хозяйственных операций в программе. Наличие в новой программе документов, введенных в старой программе, позволяет пользователям легко и быстро отслеживать взаимоотношения по конкретным договорам/сделкам.

Реализовать такой перенос возможно с использованием тех же механизмов, что и в предыдущей ситуации. Отличием данного процесса является отсутствие необходимости переносить все документы, можно ограничиться переносом только нескольких видов документов, а остатки по остальным счетам вводятся через стандартные обработки. При этом дополнительные перенесенные документы обычно оставляют непроведенными.

Совет от компании RG-Soft: Хотя документы за прошлый период перенести из старой программы в новую возможно, такой перенос приводит к заметному увеличению размеров базы, а следовательно и размеров обрабатываемых таблиц. Это в свою очередь может спровоцировать замедление работы системы. Поэтому использовать этот вариант перехода без крайней необходимости не следует. Перенесенные из прошлых периодов документы рекомендуется оставлять непроведенными, чтобы содержащаяся в них информация не влияла на текущую бухгалтерскую и налоговую отчетность. Используйте документы прошлого периода только в качестве справочной информации.

1. Переход с нетиповой конфигурации на платформе 1С:Предприятие 7.7.

Описанные выше варианты применяются при переходе с типовой конфигурации 1С:Предприятие 7.7, но на практике нередко приходится сталкиваться с доработанными конфигурациями. Организация перехода в этой ситуации — особый вариант, заслуживающий рассмотрения.
В зависимости от характера внесенных в программу изменений существуют следующие технологии переноса данных.

• Если конфигурация изменена незначительно и в основных механизмах похожа на типовое решение 1С, можно как и в предыдущих вариантах воспользоваться типовыми средствами перехода. Потребуется лишь настроить или незначительно доработать их под Вашу программу. Пожалуй самым испытанным и надежным средством является упомянутая уже «1С:Конвертация данных». Данный инструмент потребует от пользователя определенных навыков работы, однако с его помощью возможно организовать автоматизированный перенос объектов между конфигурациями. В данной ситуации это справочная информация и документы, если необходимо.
• Если за годы использования конфигурация переработана коренным образом, то настройка типовых инструментов переноса может оказаться более трудозатратной, чем написание собственных обработок для этих целей. Аналогичная ситуация возникает и в случае организации перехода с программы учета, не связанной с платформами 1С. Осуществить такой переход тоже возможно, но заранее придумать универсальный обмен не получится. В каждом конкретном случае нужен индивидуальный подход к проблеме.

Совет от компании RG-Soft: В случае работы с типовой или незначительно измененной конфигурациями, используйте стандартные средства, давно разработанные и многократно проверенные. Если есть необходимость, специалисты нашей компании с удовольствием помогут Вам разобраться в типовых средствах переноса. Если конфигурация переработана под Ваши нужды и не является типовой или не относится к 1С вовсе, нужно уделить больше времени продумыванию тонкостей перехода. Наша компания может предложить свои наработки по переносу данных через файлы различных форматов, таких как dbf, xls, xml.

Дата добавления: 2015-08-05