Управление записями

Текст OHSAS 18001 Организация должна установить, вести и сохранять записи, необходимые для демонстрации соответствия требованиям к ее системе менеджмента ОЗиОБТ и требованиям настоящего стандарта OHSAS, а также записи о достигнутых результатах. Организация должна разработать, внедрить и поддерживать в актуальном состоянии процедуру(ы) установления необходимых записей, их накопления, сохранения (защиты), нахождения (извлечения), а также установления сроков их хранения и порядка изъятия (ликвидации). Записи должны быть удобочитаемыми, идентифицируемыми, обладающими способностью быть прослеживаемыми и должны сохраняться в этом состоянии.

Следует вести и сохранять записи, демонстрирующие, что организация обеспечивает результативное функционирование своей системы менеджмента ОЗиОБТ и осуществляет менеджмент ее рисков в области ОЗиОБТ.

Записи, которые могут продемонстрировать соответствие требованиям, включают в себя:

- записи результатов оценивания соответствия правовым и иным требованиям;

- записи результатов выявления опасностей, оценки рисков и мер управления ими;

- записи результатов мониторинга деятельности в области ОЗиОБТ;

- записи результатов калибровки и технического обслуживания оборудования, используемого для мониторинга деятельности в области ОЗиОБТ;

- записи об осуществленных корректирующих и предупреждающих действиях;

- отчеты об инспекциях в области ОЗиОБТ;

- записи о проведенной подготовке персонала и оценке его компетентности;

- отчеты об аудитах системы менеджмента ОЗиОБТ;

- отчеты о привлечении персонала и проведенных с ним обсуждениях;

- отчеты об имевших место инцидентах;

- отчеты о действиях после инцидентов;

- протоколы собраний по вопросам ОЗиОБТ;

- отчеты о медицинских обследованиях;

- записи о действиях по поддержанию работоспособности средств индивидуальной защиты (СИЗ);

- отчеты о противоаварийных тренировках;

- записи результатов анализа со стороны руководства.

Совокупность записей и данных следует надлежащим образом сохранять, чтобы облегчить их последующее использование, например: для мониторинга и анализа деятельности, для выявления тенденций в целях установления необходимости в предупреждающих действиях и т.д.

При установлении мер управления записями организации следует учесть все применимые правовые требования, вопросы конфиденциальности (особенно в отношении персонала), требования к сбору, доступу, распространению и изъятию записей, а также особенности использования записей на электронных носителях.

В отношении электронных форм ведения записей следует рассмотреть возможность использования антивирусных систем и хранения страховых копий вне производственной площадки.

Дата добавления: 2015-07-20