Пересмотрите цели, содержания и допущения проекта

Цели проекта определяют, из каких шагов состоит Ваш план, каково должно быть содержание проекта. Поэтому, при уточнении плана проекта, сначала необходимо установить, изменились или нет эти цели с того момента, как Вы начали работать над Вашим проектом. От Вас также может потребоваться улучшить постановку целей Вашего проекта, конкретизировать их и сделать их более доступными для оценивания. Например, такая возвышенная цель, как «Произвести лучший продукт в своей категории» звучит очень хорошо, однако она чересчур общая для того, чтобы можно было с успехом выявить все шаги, требуемые для ее достижения. С другой стороны, более конкретная и приземленная цель «Сделать продукт на 10% меньше, чем его предшественник» позволяет оценить результаты проекта, она достижима и может быть разбита на конкретные шаги.

Одновременно с анализом целей и содержания Вашего проекта Вам следует пересмотреть Ваши допущения. Если Вы до сих пор не пор не документировали наиболее важные допущения, вполне возможно, что Вам придется это сделать. Оцените следующие факторы:

– Каким образом отношения с поставщиками и клиентами могут повлиять на проект?

– Какая подготовка может потребоваться от членов Вашей команды и как это может сказаться на качестве и скорости выполнения задач?

– Что может произойти со стоимостью используемых материалов по ходу выполнения проекта: она увеличиться, измениться или останется прежней.

– Какие внешние факторы могут повлиять на ход выполнения проекта?

По ходу выполнения проекта от Вас постоянно будет требоваться пересматривать Ваши допущения и менять план проекта для того, чтобы учесть новые обстоятельства. Например, если менее опытный программист заменяет более опытного программиста, Вам может понадобиться добавить время к оцененной Вами ранее длительности задачи по написанию приложений.

2. Добавьте или удалите задачи

Изменение целей и допущения проекта может привести к изменению его содержания. Например, если Вы изменили цели Вашего проекта (сократили дерево целей, переопределили какую-то цель, добавили новую цель и т.п.), то часть задач, которые были необходимы для достижения этих целей, могут стать ненужными, или же наоборот Вам потребуются новые задачи.

Однако изменение целей проекта не является единственным случаем, когда от Вас может потребоваться изменять список задач. Например, Вы самостоятельно можете обнаружить задачи, которые являются избыточными, тривиальными или большими настолько, что их следует разбить на более мелкие задачи.

3. Уточните длительность задач

Чем более точной будет информация в Вашем плане, тем более точно Microsoft Project сможет рассчитать расписание Вашего проекта. Поэтому точность оценок длительностей задач крайне важна. Можно ли некоторые задачи реализовать в более сжатые сроки? Можете ли Вы, руководствуясь своим опытом и интуицией, сказать, что выполнение некоторых задач займет большее время, чем предполагалось ранее? Используйте наиболее полную информацию для того, чтобы указать новые и более точные оценки времени выполнения задач.

4. Проверьте дату завершения проекта

Дата завершения проекта, автоматически вычисленная Microsoft Project помогает Вам определить, сможете ли Вы достигнуть целей Вашего проекта в заданные сроки. Если, согласно Вашему плану, проект будет завершен ранее требуемой даты, то, скорее всего Вы сможете достичь поставленных целей. Но если это не так, то Вам придется вносить изменения в Ваш план проекта.

Дата завершения проекта, рассчитываемая Microsoft Project служит одним из индикаторов состояния плана проекта. Она может только предупреждать Вас о проблемах, но не может указать причин этих проблем. Причины Вам придется искать самостоятельно.

5. Проверьте, необходимы ли жесткие ограничения на даты?

Когда задача должна быть начата или закончена к определенной дате, Вы можете наложить на задачу жесткое ограничение, например Must Start On или Must Finish On. Однако наложение жестких ограничений, в которых нет необходимости, не позволяет Microsoft Project верно рассчитать расписание проекта. Например, если Вы укажете, что задача должна быть начата к определенной дате, а на самом деле в этом нет необходимости, то Microsoft Project не сможет начать задачу раньше, если у него есть такая возможность по времени. Для проекта в целом это плохо, поскольку, чем раньше кончаются задачи проекта, тем в большинстве случаев раньше закончиться сам проект.

Распространенной ошибкой при составлении плана проекта является неявное указание жестких ограничений на время выполнения задач, путем указывания конкретных дат начала или завершения задач. Помните, что обладая механизмом связывания задач, Вам в большинстве случаев не потребуется вводить даты начала и завершения задач. MS Project рассчитает их автоматически.

Другим примером неявного наложения жестких ограничений является перетаскивание указателя мыши по диаграмме Гантта для того, чтобы создать задачу. В этом случае MS Project автоматически накладывает жесткое ограничение на создаваемую задачу: он фиксирует дату начала задачи, если Вы перетаскиваете указатель слева направо, и дату завершения задачи, если Вы перетаскиваете указатель справа налево.

Проверьте все случаи, в которых Вы использовали жесткие ограничения и убедитесь в том, что эти ограничения действительно необходимы.

6. Сравните совокупную стоимость проекта с бюджетом

Если Вы ввели расходы на выполнение задач и использование ресурсов, то Вы можете совокупную стоимость проекта. Если она превышает бюджет или просто необоснованно высока, то Вам необходимо проанализировать стоимость каждой задачи и ресурса. При возможности понизьте эти расходы. Например, у Вас есть возможность урезать объем работ по задаче или заменить дорогой ресурс менее дорогим

Дата добавления: 2015-07-20