Тема 8. Контроль виконання проекту

8.1. Цілі та зміст контролю проекту

8.2. Моніторинг робіт за проектом

8.3. Методи аналізу виконання проекту

8.4. Прогнозування остаточних витрат

8.1. Цілі та зміст контролю проекту

Контроль – це процес перевірки виконання плану і вжиття заходів для усунення відхилень.

Основною ціллю контролю проекту є забезпечення виконання планових показників.

Зміст контролю проекту складається у визначенні результатів діяльності на основі оцінки та документування фактичних показників виконання робіт та порівняння їх з планованими показниками.

Система контролю проекту представляє собою частину загальної системи управління проектами, між елементами якої є зворотні зв’язки та можливість зміни раніше заданих показників (рис. 8.1).

Виконання проекту

Вхід Вихід

Рис. 8.1 – Система управління із зворотнім зв’язком (простіша – із одним контуром)

З точки зору організаційної структури проекту сукупність процесів управління уявляється як ієрархічна система декількох контурів регулювання. Організаційні підрозділи при цьому є чи регуляторами, чи об’єктами регулювання, чи і тим і іншим водночас.

Реальні системи управління можуть включати до себе декілька контурів зворотного зв’язку. Кількість їх визначається кількістю типів показників, які необхідно враховувати при управлінні процесом. Наприклад, трьохрівнєва система управління може контролювати вхідні показники, показники самого процесу та показники плану (рис. 8.2).

Рис. 8.2 – Система із зворотним зв’язком третього порядку

Вимоги до системи контролю розробляються до початку реалізації проекту за участю всіх зацікавлених сторін та визначають:

- склад аналізованої інформації;

- структуру звітів;

- відповідальність за збір даних;

- аналіз інформації;

- прийняття рішень.

Для створення ефективної системи контролю необхідно:

- ретельне планування усіх робіт за проектом;

- точна оцінка часу, ресурсів та витрат;

- облік фактичного виконання робіт і затрат у часовому аспекті;

- періодична переоцінка часу та витрат, необхідних для виконання робіт, що залишилися;

- багатократне, періодичне порівняння фактичного виконання робіт і витрат із графіком і бюджетом.

В основі побудови ефективної системи контролю лежать ряд принципів, основними із яких є:

- наявність конкретних планів;

- наявність інформаційної системи звітності;

- наявність ефективної системи аналізу фактичних показників і тенденцій;

- наявність ефективної системи реагування (перепланування потребує аналізу “що...якщо...”).

Зазвичай при управлінні проектом контролюються три основні кількісні характеристики: час, обсяг робіт, вартість.

Стан робіт за проектом оцінюється відносно порогової (поточної) дати (на ранніх стадіях – через 6 тижнів, при завершенні – кожний тиждень).

Процеси контролю організовує керівництво проектом.

8.2. Моніторинг робіт за проектом

Моніторинг – це контроль, стеження, облік, аналіз та складання звітів про фактичне виконання проекту у порівнянні із планом.

Перший крок у процесі контролю полягає у зборі та обробці даних по фактичному стану робіт.

Ефективним засобом збору даних є заповнення фактичними даними та повернені наряди на виконання робіт або спеціальні звіти, що заповнюються виконавцями.

При розробці системи збору інформації менеджер проекту повинен у першу чергу визначити склад збираних даних та періодичність збору. Це залежить від завдань аналізу параметрів проекту (наприклад, якщо основним пріоритетом є час, то методи контролю використання ресурсів та затрат можна задіяти в обмеженому виді).

Методи контролю фактичного виконання поділяються на:

- метод простого контролю (метод “0-100”) – відстежує тільки моменти завершення детальних робіт (існують 2 ступені завершення: 0% або 100%), тобто вважається, що робота виконана лише тоді, коли отримано її кінцевий результат;

- метод детального контролю – передбачає виконання оцінок проміжних станів виконання роботи. Цей метод є більш складним. При його використанні в організації розробляються свої внутрішньокорпоративні шкали для оцінки ступеня виконання робіт (як правило, ця інформація є комерційною тайною). Точне уявлення про стан виконуваних робіт дає лише у випадку коректних оцінок ступені завершеності роботи.

Існують модифіковані варіанти методу детального контролю:

- метод 50/5- - існує можливість обліку проміжного результату для незавершених робіт. Ступінь завершеності роботи визначається у момент, коли на роботу витрачено 50% бюджету;

- метод “за вехами” – використовується для тривалих робіт. Робота поділяється на частини вехами, кожна з яких розуміє певну ступінь завершеності роботи.

Дані, необхідні для контролю основних параметрів проекту, наведені у таблиці 8.1.

Таблиця 8.1 – Критерії для контролю та потрібні дані

Критерій	Кількісні дані	Якісні дані
Час і вартість	Планована дата початку/закінчення Фактична дата початку/закінчення Обсяг виконаних робіт Обсяг робіт, що залишилися Інші фактичні затрати Інші майбутні затрати
Якість		Проблеми якості
Організація		Зовнішні затримки Проблеми внутрішньої координації ресурсів
Зміст робіт		Зміни в обсязі робіт Технічні проблеми

Звичайно кількісні показники збираються на рівні робіт або пакетів робіт і потім узагальнюються для верхніх рівнів контролю у відповідності із структурою розподілу робіт (WBS). Оскільки оцінки виконання проекту у цілому та окремих його етапів розраховуються на підставі даних про виконання детальних робіт, важно на етапі розробки системи контролю обрати відповідні вагові коефіцієнти для визначення узагальнених показників.

8.3. Методи аналізу виконання проекту

Одним із важливіших елементів контрольного циклу є аналіз перебігу виконання проекту.

Раніше широко застосовувався аналіз відхилень:

П = П_факт – П_план,

де П_факт, П_план – відповідно фактичний та планований рівень показника.

Найчастіше визначалися наступні відхилення:

- фактичної дати початку від запланованої;

- фактичної дати закінчення від запланованої;

- фактичної тривалості виконання від запланованої;

- фактичної трудомісткості від запланованої;

- фактичних затрат підрозділу від запланованих;

- фактичного відсотка завершення від запланованого.

Але цей метод має певні недоліки, тому сьогодні в управлінні проектами використовують метод скоригованого бюджету.

Основні недоліки методи відхилень:

- аналізує минуле і не спрямована на майбутнє;

- не визначає рівня виконання;

- не достатньо гнучкий та чутливий для визначення виниклих проблем;

- неефективно використовує всі існуючи дані;

- не інтегрує календарне планування та плани затрат, тому змішуються ефекти відхилень у часі і затратах та їх взаємодія (це основний недолік методу).

Метод скоригованого бюджету

(при контролі затрат називається методом освоєного об’єму)

Метод базується на розрахунку планового, фактичного та скоригованого бюджетів виконання проекту.

Планові (бюджетні) затрати – BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) – бюджетна вартість робіт, запланованих у відповідності до розкладу, або кількість ресурсу, що передбачається використати л поточній даті (поточна дата – дата, на яку є фактична інформація:

BCWS = BC(загальний бюджет) * % за планом.

Фактичні затрати – ACWP (Actuual Cost of Work Performed) – вартість фактично виконаних робіт на поточну дату або кількість ресурсу, фактично потраченого на виконання робіт до поточної дати (не залежить від планових показників по затратам або використанню ресурсів).

Скоригований бюджет (освоєний об’єм) – BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) – планова вартість фактично виконаних робіт або кількість ресурсу, запланована на фактично виконаний обсяг робіт к поточній даті (освоєний об’єм не залежить від фактично виконаних затрат по роботі):

BCWР = Планова вартість * % використання ресурсу.

Оскільки метод враховує фактор часу, то он дозволяє визначити і реальне відхилення по затратах, і відставання по графіку виконання робіт.

Відхилення по затратах:

CV (Cost Variance) = ACWP(фактичні затрати) – BCWP(скоригований бюджет).

Відставання від графіка = BCWS(планові затрати) - BCWP(скоригований бюджет).

Основні переваги методу освоєного об’єму:

- можливість раннього виявлення невідповідності фактичних показників запланованим;

- прогнозування на їх основі результатів виконання проекту (строків, затрат та ін.);

- прийняття своєчасних коригованих заходів.

Крім того, метод скоригованого бюджету передбачає розрахунок двох коефіцієнтів:

- індекс освоєння затрат:

;

- індекс виконання розкладу:

.

З використання цих показників здійснюється оцінка затрат по завершенню проекту.

Окрім аналітичного, ці дані можна використовувати для графічного аналізу за допомогою так званих S- образних кривих ..

Приклад. За планом за перший тиждень треба було виконати 80% об’єму роботи А, яка коштує 800 грн. Фактично було виконано 70% цієї роботи та витрачено 680 грн. Загальний бюджет складає 2400 грн., строк виконання проекту – 4 тижні.

Проаналізувати стан виконання проекту.

Виходячи із вихідних даних розрахуємо основні показники на кінець першого тижня;

- плановий бюджет BCWS = 640 грн. (800*0,8);

- фактичний бюджет ACWP = 680 грн.;

- скоригований бюджет BCWP = 560 грн. (800*0,7).

а) При використанні методу відхилень відхилення по затратах:

640 – 680 = -40 (перевитрата).

У відповідності до методу скоригованого бюджету реальне відхилення складатиме:

560 – 680 = - 120 (перевитрати у 3 рази більше).

При цьому відхилення від графіка витрату грошових коштів складає

640 – 560 = 80. Це говорить про відставання реального ходу от запланованого на 12% (80 / 640 * 100%).

б) Оцінімо хід виконання проекту відносно бюджету за допомогою індексу освоєння затрат:

= ,

тобто з кожної реально витраченої гривні за планом можна було витратити лише 0,824 грн. Якщо такі тенденції збережуться подалі, то вартість проекту за прогнозом становитиме:

С_пр = 2400 / 0,824 = 2913 грн.

Перевищення С = 2913 – 2400 = 513 грн.

в) Оцінимо своєчасність виконання проекту по індексу виконання розкладу:

.

Прогнозований строк виконання проекту: Т ^прог = 4 / 0,875 = 4,8 тижні. Тобто виконання проекту може затриматися на 0,8 тижня.

Дата добавления: 2015-07-20