Подготовка программы пребывания

Заблаговременно, до приезда иностранной делегации принимающая сторона разрабатывает два варианта программы пребывания гостей:

27. общую программу, которая согласовывается с направляющей делегацию стороной;

28. детализированную программу, которая включает технические моменты организации визита, прорабатывается и согласовывается со всеми организациями и учреждениями, задействованными в приеме делегации.

Общая программа включает в себя информацию по следующим вопросам:

встреча и проводы делегации;

деловая часть программы (переговоры, встречи, посещение объектов);

приемы (завтраки, обеды, фуршет и т.д.)

культурная программа.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные детали, связанные с приемом иностранной делегации. Так в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:

3) персональный состав встречающих;

4) участие представителей СМИ;

5) преподнесение цветов;

6) приветственные речи;

7) обеспечение транспортом;

8) оптимальная схема трансфера в гостиницу и т.д.

Каждый пункт детализированной программы требует проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей. В случае наиболее ответственных приемов желательны разработка сценариев, схем и хронометража приема гостей на каждом объекте, их предварительное посещение для решения возникших вопросов на месте.

В случае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.

Целесообразно, если это позволяют формат и график VIP-персон, участвующих в приеме делегации, на деловую часть программы отводить первую половину дня. В программе следует учесть время на трансфер, в том числе и в часы пик, и резерв времени, если деловая часть продлится дольше предусмотренного. Культурная программа и свободное время должны планироваться с учетом пожеланий и предпочтений гостей.

Делегации, прибывающие на несколько дней лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмотреть программу и на выходные дни.

Безусловно, при составлении программы внимание принимающей стороны должно быть, в первую очередь, сосредоточено на основной цели визита делегации. Самое главное в программе — это ее сбалансированность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам членов делегации, а с другой — носить и общеобразовательный характер. Рассмотрим подробнее наиболее сложные с протокольной точки зрения пункты программы пребывания иностранных гостей.

Дата добавления: 2015-07-20