Общие требования к официальной и деловой переписке.

Деловая переписка несколько отличается от дипломатической. Официальная переписка между государствами осуществляется в виде вербальных нот, личных писем, меморандумов, памятных записок.

Деловые письма имеют нередко полуофициальный характер. Широко применяются при организации деловых контактов между фирмами, организациями и т.п.

Официальная переписка подчиняется некоторым общим правилам.

Дипломатический документ состоит из трех элементов:

1. Обращение. Указывается официальный титул адресата. Например,

«Уважаемый господин Посол», или «Ваше Превосходительство».

2. Деловая часть письма.

3. Комплимент - это выражение вежливости. Им, как правило, заканчивается письмо. Но его может и не быть, если ваш партнер не использует комплименты в своей переписке.

Как правило, комплимент звучит так:

«Примите, уважаемый господин Посол, уверения в моем высоком (весьма высоком, самом высоком) уважении». Нередко автор документа в конце письма пишет «Искренне Ваш».

Подпись ставится в конце письма. День, месяц, год и место написания письма пишутся полностью. Адрес пишется в нижнем левом углу первой страницы, независимо от количества листов текста.

К техническому исполнению письма предъявляются достаточно строгие требования.

Служебные письма пишутся только на лицевой стороне листа.

- Каждая страница нумеруется, кроме первой.

Служебные письма с левой стороны должны иметь поле не менее 2 см. Сам текст печатается через 2 или 1,5 интервала. Абзац («красная строка») отстоит от края листа на 5 интервалов.

- Не допускаются подчистки и исправления в тексте.

- Сам текст, если он небольшой, должен быть красиво расположен по всему листу.

- Конверты должны быть на плотной бумаге по размеру листа.

- Поздравительная открытка только с подписью носит официальный характер. Личная открытка должна иметь несколько строк. Посылать открытки без подписи невежливо.

Деловые письма пишутся на бланках фирмы или организации. На них уже типографским способом нанесены все необходимые реквизиты. Важно иметь в виду, что внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы. Поэтому важно все: качество бумаги, шрифт и пр.

В отличие от российской практики за границей адрес пишется в левом верхнем углу. Сначала указывается «кому», а затем «куда».

Не уменьшая значения правильного оформления письма, следует все же особое внимание уделить содержанию. Письмо должно легко читаться и выглядеть аккуратным. Предположим, что предстоит написать длинное письмо, в котором затрагивается несколько важных вопросов. В этом случае в начале письма целесообразно конспективно перечислить их.

Очень важно, чтобы стиль письма не противоречил принятым грамматическим правилам. Нельзя пренебрегать орфографией, не стесняйтесь почаще обращаться к толковым словарям. В переписке следует избегать многословия. Немногословность, точность, образность языка вызовут у вашего партнера положительные эмоции. И наоборот, многословие, отсутствие композиционной стройности, серость языка изложения могут привести к тому, что все это приведет к негативной реакции партнера, хотя затронутый вами вопрос может быть достаточно важным и интересным.

В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" можно писать полностью.

Например, формула обращения в послании Президента Российской Федерации главам государств или правительств: «Уважаемый господин Президент (Премьер-Министр)». Заключительный комплимент послания может быть следующим: «C уважением» или «C искренним уважением».

Следует заметить, что диапазон протокольных формул вежливости весьма широк. Это позволяет нюансировать более строгий тон или большую теплоту. Однако при этом всегда следует помнить: ничто не ценится так дорого и не стоит так дешево, как вежливость. Резкие выражения, риторические обороты речи, туманный намеки, восклицательные знаки, сокращения в виде «и т.д. и т.п.» в нотной переписке недопустимы. Работая над текстом ноты, содержащей, например, протест, нелишне помнить о том, что она может быть не принята, а это, в свою очередь, может привести к конфликтной ситуации с далеко идущими последствиями.

Дата добавления: 2015-07-20