Это чистота воздуха.

При работе с картонными носителями, также в помещениях, где размещены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется разными токсическими веществами и биоагентами (бактерии), которые попадают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу.
В особенности опасно, когда ядовитые вещества через дыхательные пути либо поврежденную кожу попадают конкретно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма либо его систем.

Более распространенным вредным фактором воздушной среды в современном кабинете является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.

Иным более распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и картонная.

Действие пыли зависит от её токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки с потоком воздуха они разносятся внутри помещения.

Совершенно не так давно ученые открыли существование микроскопического пылевого клеща. Живет таковой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, к примеру, насморк и остальные аллергические реакции. При неизменном попадании в легкие появляются специальные Болезни.

Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно методом общегигиенических мероприятий: мокроватая уборка, проветривание, постоянная чистка пылесосом.

Нужно сказать несколько слов о курении. От курения мучаются не только легкие, но и глаза. Частенько бывает, что некие некурящие предпочитают даже поменять работу, чем выносить неизменный чад. Против Неизменного дыма от курения бессильна самая совершенная вентиляция. Потому курению в служебных помещениях и в общем в рабочем здании нужно сказать решительное «нет».

В служебных помещениях нужно добиваться кондиционирования воздуха, т.е. одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. В особенности оправданно кондиционирование в летние месяцы, когда температура в помещении достигает 27 градусов и выше. Полное кондиционирование воздуха увеличивает производительность на 15%, сразу существенно сокращаются простудные болезни.

Еще одним правилом обязано стать внимательное отношение к вновь полученным предметам (к примеру мебели) и средствам труда, чтоб они не стали источником выделения токсических веществ в кабинете. При покупке новой оргтехники непременно загляните в паспорт, поинтересуйтесь у торговца, из каких материалов изготовлена техника, есть ли сертификаты свойства на эти материалы, на сам предмет покупки, какие выделяются вещества во время технологического процесса.

Особенный разговор - это предметы интерьера. Ни для кого не тайна, что мебель, обои, напольное покрытие быть может источником выделения токсических веществ. Согласно ст.4.14 «Гигиенических требований...» материалы, используемые для внутренней отделки интерьера помещения,

должны быть разрешены для внедрения органами Государственного санитарного надзора.

К наиболее решительным мерам следует прибегать, если окна помещения выходят на авто магистраль либо находятся рядом с промышленными объектами. Понятно, что кар выбрасывает в атмосферу наиболее 280 наименований токсических веществ.

Также к эргономическим факторам относится шум. Было бы большой ошибкой считать, что это незначимый фактор, характеризующий рабочее место. С достоверностью установлено вредное действие шума на функциональное состояние человека и в первую очередь на его нервную систему.

Под термином «шум» в эргономики предполагается беспорядочное смешение звуков различной частоты и силы. Максимально допустимые уровни шума Отлично известны. Условно он разделен на 5 уровней по характеру реакции организма человека. Принятая единица измерения шума - децибелы (дБ). До 10 дБ типично для звуков тихо шумящего моря, леса. Для городского человека, живущего в критериях неизменного шума, такие звуки могут вызвать состояние монотонии, невозможности сосредоточенной работы, тяги ко сну. Ему нужен период привыкания к тиши.

Понятно, что отсутствие обыденного звукового дизайна может стать источником депрессивного состояния.

Шумовой фон, до 60 дБ оказывает активирующее влияние на организм человека. Работа в таковых критериях осуществляется наиболее отлично. Но уже фон, равный 60 дБ (а это приблизительно, шум, когда молвят сразу 5 человек), приводит к изменениям физиологических реакций (изменение пульса, давления крови). При продолжительном действии шума в 80 - 100 дБ снижается эффективность поведения, затрудняется выполнение интеллектуальных операций. Могут произойти патологические конфигурации в сердечно-сосудистой системе. Шум в 140 дБ вызывает болевой порог, а при 160 дБ - шок, судороги, паралич.

Уровень шума для офисных помещений, установленный европейским союзом, равен 55 дБ. Согласно п.6.2 Гигиенических требований уровень шума не должен Превосходить 75 дБ.

Но шум, издаваемый ПК, принтером и факсом, находящийся в комнате без звукопоглощающих материалов, превосходит 70 дБ. Поэтому не советуют ставить всю оргтехнику на одном рабочем месте, также следует Использовать шумоизолирующие материалы.

Оборудование, уровни шума которого превосходят максимально допустимые, обязано выноситься за границы помещения, где размещаются рабочие места.

Понизить уровни шума можно, ежели применять в качестве отделки помещения шумопоглощающие материалы, ковровые покрытия, занавески из плотной ткани (их ширина обязана превосходить ширину окна более чем в 2 раза), коврики под шумящее оборудование могут быть дополнительным условием в борьбе против шума.

Психофизиологические условия труда

Психофизиология выработала ряд правил и требований, которые нужно соблюдать для обеспечения высокоэффективной деятельности и сохранения работоспособности служащих на долгий период.

1. В работу нужно входить равномерно. Время, нужное для вхождения в процесс труда, именуется периодом врабатываемости. Это время формирования доминанты, обеспечивающей конкретный вид трудовой деятельности. Продолжительность периода врабатываемости различна в зависимости от состояния организма человека, переутомления, состояния санитарно- гигиенических критерий труда, трудности выполняемой работы. Традиционно он продолжается 15 - 20 минут, но может доходить и до 45 - 60 минут. Сокращение продолжительности врабатываемости достигают организационными мерами: введением распорядка рабочего дня, упорядочивающего контакты с управляющим и иными служащими во времени, продумыванием порядка выполнения работы на грядущий день.

2. Работу следует начинать с выполнения наиболее обычных её частей с постепенным переходом к наиболее сложным.

3. Нужно соблюдать размеренность и ритм в работе. Ритмичный труд наиболее производителен и менее утомителен по сопоставлению с неритмичным.
Следовательно, организационные меры, обеспечивающие ритмизацию труда работников в течение рабочего дня, недельки, месяца, - улучшение оперативного планирования, упорядочение информационного обслуживания во времени, разработка и введение распорядков рабочего дня - содействуют устранению помех, отвлечении и упорядочивают распределение разных работ по часам рабочего дня (дням недельки), выделение, а именно, времени на выполнение более творческой работы.

4. Нужно обеспечить обычное чередование труда и отдыха, также форм деятельности. Это требование основано на учете закономерностей работы мозга: умственный процесс должен развертываться продолжительно. В силу сложившейся доминанты процесс мышления может длиться и во время перерывов и опосля окончания рабочего дня. В связи с сиим огромное значение для профилактики утомления имеет разработка оптимального режима труда и отдыха.

Режим труда и отдыха подразумевает установление общей величины внутрисменных перерывов на отдых, их распределение в течение рабочего дня, также установление формы отдых - активной либо пассивной.

Вывод

Созданию подходящей среды в служебных помещениях в определенной мере содействует её эстетизация. Разработка практических мер по эстетизации Обязана быть не просто ориентирована на создание прекрасного интерьера, а предугадывать психологическое действие светоцветового климата, форм живой природы (озеленение), также средств зрительной информации
(различного рода приятные пособия, экспонаты, доски объявлений) на стимулирование работоспособности. В связи с этим эстетическое оформление служебных помещений нужно поручать специалистам соответственного профиля. Помощь в осуществлении данной работы могут оказать методические материалы особых организаций.

Организация рабочего места секретаря, приемная руководителя (сжатый вариант)

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места.

Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

3) в отдельных случаях потребность в особых условиях;

4) возможность установки дополнительного оборудования.

В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:

1) стол однотумбовый;

2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер;

3) стул подъемно-поворотный;

4) вспомогательный стол.

СОВЕТ. Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.

Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);

2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);

3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);

5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

6) копировальные средства и аппараты;

7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;

8) офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний – его должностная обязанность.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации.

Сканер – удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать программный продукт типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т. д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из компьютера.

Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия – в специальных шкафах.

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.

Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря.

Рабочее место секретаря структурного подразделения должно быть оснащено техникой коллективного пользования (принтерами, телефаксом, копировальным аппаратом и др.) для более продуктивного ее использования. Своевременная замена сменных печатающих картриджей, организация ремонта должны быть в ведении этого сотрудника. Наличие секретаря подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вне организации.

Рабочее место секретаря подразделения должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (такими как картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля над документами, полученными сотрудниками подразделения и находящимися у них на исполнении. Не лишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением при отказе компьютерной техники, например из-за вирусной атаки, или особой секретности подготавливаемого документа.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, – исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.

СОВЕТ. Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть систематизированы, легко обозримы, доступны для работы.

Секретарь должен осуществлять постоянный контроль над сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

Подведем итоги: секретарю необходимо сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно, а самого секретаря в течение напряженного рабочего дня ничего не должно раздражать. Каждый работник должен чувствовать себя уютно на рабочем месте.

Дата добавления: 2015-07-20