Рабочее место секретаря

Введение

Приемная кабинета - это центр работы компании, её сердечко. Самый профессиональный и умный управляющий не сумеет совладать с работой, ежели плохо организована работа приемной. Основное же лицо в приемной - это секретарь. Все почаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Качество работы приемной напрямую соединено с грамотной организацией внутрифирменного места в целом и места приемной а именно.
От того, где размещена приемная, как она вооружена, каков дизайн её интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от компании у её клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный кабинет должен отвечать требованиям экономичности, что В особенности принципиально при больших ценах на офисную площадь, высочайшей технической оснащенности, органичного дизайна и сохранности с точки зрения как защиты Инфы, так и личной сохранности служащих компании. Конкретно поэтому вопросы организации офисного места в данный момент тревожут всех думающих Управляющих.

Тесный, черный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом Управляющего сходу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами.

Не считая того, в приемной чисто физически должно быть место для размещения Соответственного оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, маркетинговых изданий, для нужной конторской техники и, естественно, для гостей Компании.

Огромное значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого сначала нужно уточнить и выявить главные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, список материалов, которые должен он иметь. Потом выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.

Планировка рабочего места

Оптимальный её вариант подразумевает размещение 1СТВ и предметов труда в пределах зон, более комфортных выполнения трудовых действий. Их принято Именовать рабочими зонами.

Рабочая зона — место на стационарном рабочем места в горизонтальной либо вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может делать работу. Различают нормальную и максимальную.

Обычная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Таковая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Тут размещаются более часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

Наибольшая рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев вполне вытянутой руки человека. В данной зоне (работник действует вытянутыми руками) размещаются средства труда, используемые реже. Взаимоперекрываемая при всем этом площадь
(для 2-ух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину.
Традиционно габариты стола принимаются несколько большими, чем наибольшая зона досягаемости.

В вертикальной плоскости различают 5 зон: нижняя неловкая зона (до
750 мм от пола); нижняя менее комфортная (от 751 до 925 мм); комфортная (от 925 до 1675 мм); верхняя в комфортная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неловкая (от
1925 мм и выше).

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого нужно соблюдать Последующие правила:

на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, так как беспорядочное размещение их вызывает лишние движения и издержки времени. В зарубежной практике употребляется закон «свободного стола»: на столе может находиться только одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со особыми разделителями;

все средства коммуникационной техники (телефон и др.) Нужно располагать слева либо на специальной подставке, чтоб можно было воспользоваться ими левой рукой, оставляя правую вольной для работы;

документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь особые лотки либо отделения в ящике;

документы и средства труда размещаются так, чтоб обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

движения работника должны быть хорошими, т.е. Наиболее маленькими и экономными с позиций издержек времени и сил.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, также с учетом требований и способностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является нужным условием заслуги высочайшей эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения вправду полезного секретарского обслуживания.

Рабочее место секретаря является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Так как секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть прототипом правильной организации, показателем Высочайшей культуры труда. Ведь от того, как смотрится рабочее место секретаря, часто судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря обязана обеспечить наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

рабочее место секретаря в приемной традиционно размещается рядом с кабинетом Управляющего, в центре комнаты, неподалеку от дверей в кабинет и так, чтоб Просто можно было видеть всех входящих;

в помещении приемной должны находиться лишь предметы, требующиеся секретарю и иным сотрудникам конкретно в процессе работы;

мебель для гостей обязана находиться в зоне, отлично просматриваемой секретарем, комфортной для её размещения.

Огромную часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, потому он должен иметь возможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Рабочее место секретаря - это, прежде всего удачный и довольно просторный рабочий стол. Спецы советуют применять всепригодный стол, за которым можно работать с документами, также вести беседу с посетителями. Для этих целей идеальнее всего подойдет стол, который Конкретно перед сидячим человеком уже, чем по краям. Таковая конструкция дозволяет иметь довольно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.

Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом не считая текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский устройство, лоток с входящими документами. На правом поле стола располагают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Тут же ставят лоток с документами, которые нужно подшить в дело.

Все орудия труда располагают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что дозволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те либо другие предметы размещаются комплексно
(К примеру, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров располагают рядом с телефонными аппаратами). Следует делить канцелярские принадлежности, имеющие различное назначение.

Кроме рабочего стола, лучше применять отдельный стол для персонального ПК. Такие рабочие столы подразумевают комфортное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, также сканера, принтера, модема и др.

При всем этом стол для ПК лучше располагать таким образом, чтоб экран дисплея был развернут в противоположную от гостей сторону. Это дозволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится на экране дисплея в момент прихода неожиданного гостя.

А сейчас незначительно общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.

конструкция рабочего стола обязана обеспечивать наилучшее размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных индивидуальностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.

высота рабочей поверхности обязана регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии таковой способности высота рабочей поверхности стола обязана составлять 725 мм.

рабочий стол должен иметь место для подставки ног, которое составляет: высоту - более 500 мм, глубину на уровне колен - более 450 мм и на уровне вытянутых ног - более 650 мм.

конструкция рабочего стула (кресла) обязана поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, дозволяет изменять позу с целью понижения статистического напряжения мускул шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.

рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

поверхность сиденья, спинки и остальных частей стула (кресла) обязана быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений. Клавиатуру ПК идеальнее всего располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Лучше приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как говорят Врачи, поможет избежать заболевания костей.

для действенного использования манипулятора типа «мышь» нужен Особый «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять Главным аспектам: во-1-х, отлично держаться на поверхности стола, во- вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать не плохое сцепление с шариком, но не затруднять движения мыши. Центр экрана монитора должен находиться приблизительно на уровне глаз, а расстояние меж очами и плоскостью экрана составлять более 40 - 50 см. Лучше, чтоб прямой солнечный свет не попадал на экран. По отношению к сидячему за столом, окно, должно быть слева либо впереди. От броского света следует защититься плотными шторами на окнах. Но смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, нужен дополнительный источник растерянного света (можно включить люстру, настольную лампу).

Рабочий стол секретаря и стол для ПК лучше располагать ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю приходится по роду собственных обязанностей много работать с документами.

Кресло для работы секретаря обязано по размерам соответствовать рабочему столу. Идеальнее всего применять вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволит секретарю скорее переключаться от работы с техникой к работе с документами либо с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачкам работы секретаря.

Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют набор взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело применять ящики собственного рабочего стола, придав каждому из их определенные функции. К примеру, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов- справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.

Все служебные документы в процессе работы должны лежать последующим образом: поступившие и нужные постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые временами - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола либо в стол должно быть проконтролировано; все переработанные документы должны находится на строго определенном месте; нужно уметь по индексации определять, в котором ящике либо папке находится подходящий документ; все вкладываемые в папки документы нужно сразу же индексировать в согласовании с планом их временного хранения.

Дата добавления: 2015-07-20