Оснащение и оборудование рабочих мест

На эффективность труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения разных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.

Выделяют последующие виды (классы) средств труда:

средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

средства обработки и дизайна документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машинки для нанесения защитных покрытий;

средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов
(сшиватели, особые папки с зажимами), различного рода картотеки, особые шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машинки для ликвидирования ненадобных документов; средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы различных видов, механические вычислительные машинки, ПЭВМ; средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, дозволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами сразу, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.; специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

При выборе нужных средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и внедрение оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и понижения трудоемкости управленческих работ, также решение ряда соц заморочек управленческого труда (понижение доли издержек на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Потому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, нужно проанализировать настоящие потребности в том либо ином средстве и оценить достоинства его внедрения.

При выборе конкретного эталона оснащения нужно учесть характер выполняемых операций, размер и трудоемкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и разными службами. Следует выбрать тот вариант, который дозволяет делать работу наиболее экономично.

Решая делему выбора тех либо других средств оргтехники, необходимость их внедрения в процессы труда, учитывают не только достоинства, но и издержки.

В состав рабочего места секретаря непременно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего места такие шкафы могут располагаться на стене либо перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности крайних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место Особым сейфом для документов.

Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене либо перегородке, оставляя на столе больше места для работы.

Лучше оснастить рабочее место секретаря особым переговорным устройством, которое дозволит секретарю, не входя еще раз в кабинет Управляющего, скоро докладывать крайнему нужную информацию.

В состав рабочего места секретаря должны входить три зоны: основная - стол с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания Гостей.

Общественная площадь рабочего места обязана быть в пределах 12 - 16 кв.м. По мнению профессионалов, зона обслуживания гостей - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона обязана быть продуманной и уютной. Ежели гостя по тем либо другим причинам сходу не может принять управляющий, то гость должен комфортно сесть, его должен окружать прекрасный цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение.
Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два комфортных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши либо ручки.
Нецелесообразно, чтобы мебель для гостей занимала очень много места и различалась от общего стиля мебели, используемой в фирме.

Мягкая мебель быстро пачкается и деформируется. В то же время внедрение стульев и обычных столиков на колесиках позволит быстро поменять предназначение приемной, использовав её как комнату для совещаний и т.п.

В том случае, если в фирме нет специального гардероба, в приемной обязана быть либо вешалка, либо шкаф для одежды, где гости могли бы повесить верхнюю одежду.

Для зрительного удобства и общего впечатления от приемной огромное значение имеет и её эстетическое оформление. Прежде всего, следует, применять в интерьерах живые цветочки. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализуют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, не считая того, придают комфорт рабочему помещению.
Цветочная композиция обязана гармонировать с общим стилем, в каком выдержан интерьер.

Кроме цветов, для дизайна кабинета и его приемной употребляют произведения живописи, графики, мелкой пластики и остальные элементы декоративного дизайна.

Рабочее место секретаря обязано комплектоваться достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики.

Дата добавления: 2015-07-20