Анализ информационных потоков

Важный аспект диагностики предприятий — анализ информационных потоков, он помогает контроллеру понять механизм работы предприятия. В процессе изучения информационных связей и информационных потоков служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.

Цель анализа информационных потоков на предприятии — выявление мест дублирования избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.

Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализа информационных потоков — составление графиков информационных потоков. Но для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.

Каждая организация может сама установить правила составления графиков информационных потоков, но все же рекомендуем не пренебрегать опытом других и ознакомиться с существующими методиками.

Каждый информационный поток — единичное перемещение информации — имеет следующие признаки:

§ документ (на чем физически содержится информация);

§ проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам услуг и товаров, к сбыту туристической продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т. д.);

§ исполнителя (человека, который эту информацию передает);

§ периодичность (частота передачи ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и т. д.)

Кроме этого, на предприятии существуют два основных уровня детализации информационных потоков:

• на уровне всего предприятия, где детализация производится до уровня отдела (подразделения), т, е. информация передается между отделами и службами туристического предприятия;

• на уровне отдела (подразделения) предприятия, где детализация производится до уровня исполнителя, т. е. информация передается между работниками отдела и связанных с ним служб.

Соблюдение единых правил дает возможность аналитической службе разговаривать на одном языке с остальными участниками процесса анализа информационных потоков (финансово-экономическими службами, отделом автоматизации и др.), оперировать в одном формате данных. На уровне предприятия целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить алгоритм. На уровне же отдельных отделов допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, так как здесь количество потоков (связей) не слишком велико. А если и на этом уровне информационных потоков много, то необходимо построить от дельный график по каждой проблеме.

Составленный график информационных потоков имеет существенный недостаток — большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика.

Поэтому в современных условиях наибольшей популярностью пользуются графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи. Такие графики информационных потоков похожи на сетевые графики, которые активно используются уже более двух десятилетий для планирования сложных научно-технических проектов. Составление таких «квазисетевых» графиков тесно увязано с теорией реинжиниринга бизнес-процессов — самой популярной теорией управления компаниями в последние годы.

Бизнес-процесс — это последовательность работ, направленных на решение одной из задач предприятия, например, материально-техническое снабжение, планирование. Реинжиниринг бизнес-процессов занимается анализом и оптимизацией бизнес-процессов для достижения целей предприятия (он является отдельной дисциплиной и его описание выходит за рамки данной книги). Для моделирования различных бизнес-процессов в организациях используется специализированное программное обеспечение (САSЕ-средства).

Анализ бизнес-процессов позволяет выявить и устранить "узкие места" в информационных потоках предприятия; устранение риска неполной, неточной информации, дублирования информации. Но помимо этих рисков, существуют и другие факторы, угрожающие нормальному функционированию предприятия. Поэтому только лишь оптимизации информационных потоков недостаточно: необходим комплексный и универсальный подход к управлению рисками предприятия.

Дата добавления: 2015-07-20