Особова справа

Особова справа – це сукупність документів про працівника

Документи особової справи:

1. Особовий листок з обліку кадрів із фотокарткою працівника розміром 4 х 6 см;

2. Додаток до особового листка з обліку кадрів.

3. Автобіографія.

4. Копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації.

5. Перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь).

6. Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи.

7. Документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо).

8. Копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з них.

9. Матеріали проведеної атестації.

Внутрішній опис документів

Зразок

ОПИС

документів, які знаходяться в особовій справі

№ з/п	Найменування документа	Дата включення документа в особисту справу	Кількість аркушів	Дата вилучення документів	Ким вилучений документ та причина вилучення

Облікові похідні документи:

До облікових похідних документів відносять книги та журнали, які дозволяють узагальнювати інформація в цілому по персоналу підприємства, основні з них перелічені нижче:

ü книга реєстрації наказів;

ü журнал обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією та умовами роботи;

ü штатно-посадова книга;

ü алфавітна книга;

ü книга обліку особового складу;

ü журнал обліку прийняття на роботу;

ü журнал обліку переведення (переміщення) працівників на іншу посаду;

ü журнал обліку звільнення працівників;

ü інші похідні документи в залежності від специфіки підприємства.

Зразки обліково-похідних документів

Зразок

ЖУРНАЛ

обліку ознайомлення працівника з посадовою інструкцією і умовами праці

№ з/п	Прізвище, ім’я, по батькові	Посада, місце роботи	Посадові інструкції	Внутрішній розпорядок	Колективний договір
Дата	Розписка	Дата	Розписка	Дата	Розписка

Зразок

Штатно-посадова книга

№ з/п	Прізвище, ім’я, по батькові	Структурний підрозділ	Посада	Посадовий оклад	Дата народження	Освіта	Кваліфікація, категорія, розряд	Дата і номер наказу про прийняття на роботу, переведення

Зразок

Алфавітна книга

Прізвище, ім’я, по батькові	Номер особової справи (П-2)	Дата та номер наказу про прийняття, переведення	Місце роботи, посада	Стаж роботи	Номер та дата наказу про звільнення	Алфавіт
Загальний	Безперервний
							А
							Б
							В
							Г

Зразок

Цех (відділ), дільниця	Посада, яку обіймає працівник	Дата прийняття	Номер наказу	Табельний номер

Зразок

ЖУРНАЛ

обліку прийняття на роботу

№ з/п	Дата прийняття	Прізвище, ім’я, по батькові	Посада	Структурний підрозділ	Дата народження	Освіта, спеціальність, кваліфікація,	Розрад, категорія, клас	Дата і номер наказу при прийняття	Примітка

Зразок

ЖУРНАЛ

обліку переведення (переміщення) працівників на іншу посаду

№ з/п	Прізвище, ім’я, по батькові	Посада, місце роботи до переведення	Посада, місце роботи, куди переводиться	Причини переводу (переміщення)	Дата і номер наказу про перевід	Примітка

Зразок

ЖУРНАЛ

обліку звільнення працівників

№ з/п	Прізвище, ім’я, по батькові	Посада, місце роботи	Дата звільнення	Дата і номер наказу про звільнення	По якій статті КЗпП України	Причина звільнення

Тема 7. Атестація спеціалістів і керівників

7.1.Атестація: поняття, мета, завдання та правове регулювання

7.2.Критерії оцінювання спеціалістів і керівників

7.3.Порядок проведення атестації

7.4.Реалізація результатів атестації

Документи по проведенню атестації:

1. Наказ про проведення атестації

2. Графік проведення атестації

3. Відгук – характеристика

4. Атестаційний лист

5. Протокол засідання атестаційної комісії

6. Документи по реалізації матеріалів атестації

Перелік обов’язкових питань, що відображаються в наказі про проведення атестації:

ü строки проведення атестації;

ü посади керівників та спеціалістів, що підлягають атестації;

ü графіки проведення атестації;

ü завдання керівників підрозділів, у тому числі відділу кадрів, у проведенні атестації;

ü склад атестаційної комісії (або атестаційних комісій).

Зразок

ГРАФІК

Проведення атестації керівників та спеціалістів

^{(назва підрозділів)}

^{(назва підприємства)}

№ з/п	Підрозділ	Прізвище, ім’я, по батькові працівника, який атестується	Посада працівника, який атестується	Дата подання документів до атестаційної комісії	Дата засідання атестаційної комісії	Посада, ПІБ, відповідального за підготовку відгуку (характеристики)
1	2	3	4	5	6	7

Зразок

Зразок

АТЕСТАЦІЙНИЙ ЛИСТ

Загальні дані

Прізвище, ім’я, по батькові

Рік народження

Посада, яку займає працівник, стаж роботи на ній (на момент атестації)

Освіта, найменування навчального закладу та рік закінчення

Спеціальність за освітою

Науковий ступінь, вчене звання

Загальний трудовий стаж, у тому числі на державній службі

Категорія посади Ранг

Результати атестації

За підсумками голосування атестаційної комісії:

ВІДПОВІДАЄ ЗАЙМАНІЙ ПОСАДІ: за проти

ВІДПОВІДАЄ ЗАЙМАНІЙ ПОСАДІ ЗА УМОВИ за проти

НЕ ВІДПОВІДАЄ ЗАЙМАНІЙ ПОСАДІ за проти

Рішення атестаційної комісії

за проти

Голова атестаційної комісії

(підпис)

Члени комісії

(підпис)

Дата атестації

З РЕЗУЛЬТАТАМИ АТЕСТАЦІЇ

ОЗНАЙОМЛЕНИЙ

(підпис працівника, який атестується)

Примітка: у разі коли голова, чи член комісії мають іншу думку щодо оцінки роботи та ділових якостей працівника, який атестується, вони викладають її письмово у довільній формі і додають до атестаційного листа.

Документи по реалізації матеріалів атестації

Зразок

ПІДСУМКИ АТЕСТАЦІЇ

керівних працівників і спеціалістів підприємства,

проведеної у 200х році

Кількість працівників, що підлягають атестації
Не підлягають атестації з поважних причин
Підлягають атестації у наступному році
Фактично атестовано
Атестовано умовно з переатестацією через рік
Відповідають займаним посадам
Не відповідають займаним посадам

Начальник відділу кадрів

^{(підпис) Розшифрування підпису}

Зразок

СПИСОК

працівників, що не пройшли атестацію з поважних причин

№ з/п	Прізвище, ім'я, по батькові	Посада	Причини, з яких працівник не пройшов атестацію	Дата завершення дії пільги	Дата проведення атестації	Примітки
					.
				.	.

Начальник відділу кадрів

^{(підпис) Розшифрування підпису}

Зразок

Інформація щодо пропозицій працівників, які пройшли атестацію

№ з/п	Прізвище, ім’я, по батькові працівника, який вніс пропозицію	Зміст пропозиції	Рішення про прийняття або відхилення пропозиції (з обґрунтуванням причини відхилення)	Відповідальні за виконання прийнятих пропозицій і терміни виконання	Примітки щодо виконання
1.

Зразок

ПЛАН заходів по усуненню виявлених недоліків (за підсумками атестації, проведеної в 200х році)

№ з/п	Критичні зауваження та побажання, висловлені працівниками, що атестувалися	Хто вніс пропозицію	Зміст заходу	Термін виконання	Відповідальний за виконання

Заступник директора з кадрів

^{(підпис) Розшифрування підпису}

Голова атестаційної комісії

^{(підпис) Розшифрування підпису}

Зразок

ПЛАН

заходів щодо виконання рекомендацій атестаційної комісії за підсумками атестації, проведеної в 200х році

№ з/п	Суть заходу	Терміни виконання	Відповідальний за виконання	Примітки
1	2	3	4	5

Заступник директора по

Роботі з персоналом

^{(підпис) Розшифрування підпису}

Голова атестаційної комісії

^{(підпис) Розшифрування підпису}

Зразок

наказу про результати

проведеної атестації

___________________________________________

^{(назва установи, організації, підприємства)}

НАКАЗ

Від ________201Х_ р №

Про результати чергової атестації

керівників і спеціалістів

Відповідно до наказу керівника відомства від „____” _______ № __ про проведення атестації керівників і спеціалістів протягом __________

^{(результати атестації, недоліки, виявлені під час її організації та проведення, необхідні заходи,}

________________________ ^{розроблені за рекомендаціями атестаційних комісій і пропозиціями працівників)}

З метою поліпшення відбору, розстановки та виховання кадрів, підвищення ефективності їхньої праці та відповідальності за доручену справу

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити результати атестації.

2. Атестаційним комісіям у складі:

___________________________________________________________________

________________________________________________________________________

а) провести атестацію працівників, визнаних такими, що відповідають займаним посадам за умови виконання ними рекомендацій атестаційних комісій, повторна атестація яких має бути призначена через рік після проходження чергової атестації;

б) провести атестацію працівників, у яких закінчився строк звільнення від чергової атестації.

Затвердити графіки проведення атестації працівників, що підлягають повторній атестації, і працівників, що не проходили чергової атестації.

Начальникові відділу кадрів _______________________________

начальникам __________________________________________________

^{(підрозділи підприємства)}

у роботі з підготовки та проведення атестації керуватися наказом по підприємству (організації) про проведення атестації керівників і спеціалістів від „___” ______________ 200х р.

5. Затвердити заходи щодо виконання рекомендацій атестаційних комісій, розроблені ________________спільно з ____________________________________

^{(назва підрозділу підприємства) (назви інших підрозділів)}

за участю громадських організацій.

Контроль за виконанням цього наказу покласти на _____________ _______

__________________________________________________________________

^{(прізвище, ім'я, по батькові відповідальної особи)}

Керівник підприємства

^{(підпис) Розшифрування підпис}

Тема 8. Оформлення документів для призначення пенсій

8.1. Пенсійне забезпечення: основні поняття та правове регулювання

8.2. Солідарна система пенсійного страхування

8.3. Пенсії в солідарній системі

8.4. Порядок оформлення документів по призначенню пенсій

Рис. 8.1. Система пенсійного забезпечення

Рис. 8.2.. Рух коштів пенсійного фонду

Основні документи, які надають підприємства працівникам для оформлення пенсії:

1.Заява про призначення/перерахування пенсії

2.Подання

3. Довідка про заробітну плату

Нижче подані зразки цих документів

Зразок

Зразок

р.2 продовження

р.3 продовження

Зразок

Тема 9. Звітність, що складається працівниками кадрових служб

9.1.Статистична звітність

9.2.Звітність, що подається в державну службу зайнятості

Статистична звітність

Перелік статистичних форм з статистики праці

№№ з.п.	Найменування форм	Індекс форми	Періодичність	Хто подає	Кому подається	Строк подання
17.1. Статистика чисельності, заробітної плати та робочого часу найманих працівників
1.	Звіт з праці (17.07.2007 №223)	1-ПВ	місячна	Юридичні особи, відокремлені підрозділи, визначені за переліком органів державної статистики	Органу державної статистики за місцезнаходженням	не пізніше 7-го числа після звітного періоду
2.	Звіт з праці (17.07.2007 №223)	1-ПВ	квартальна	Юридичні особи, відокремлені підрозділи, визначені за переліком органів державної статистики	Органу державної статистики за місцезнаходженням	не пізніше 7-го числа після звітного періоду
3.	Звіт про використання робочого часу (11.12.2007 №445)	3-ПВ	піврічна	Юридичні особи, відокремлені підрозділи, визначені за переліком органів державної статистики	Органу державної статистики за місцезнаходженням	не пізніше 7-го числа після звітного періоду
4.	Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання (17.07.2007 №223)	6-ПВ	річна	Юридичні особи, відокремлені підрозділи, визначені за переліком органів державної статистики	Органу державної статистики за місцезнаходженням	не пізніше 31 січня року, наступного за звітним
5.	Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів станом на 31 грудня 200__ року (15.10.2007 №383)	9-ДС	річна	Установи (організації), на працівників яких поширюється дія законів України "Про державну службу" та "Про службу в органах місцевого самоврядування"	Органу державної статистики за місцезнаходженням	не пізніше 8-го січня
6.	Звіт про стан умов праці, пільги та компенсації за роботу із шкідливими умовами праці (17.07.2007 №223)	1-ПВ (умови праці)	один раз у два роки	Юридичні особи, відокремлені підрозділи, що здійснюють такі види економічної діяльності: сільське господарство, мисливство та пов'язані з ним послуги (виключаючи мисливство); добувна промисловість; переробна промисловість; виробництво та розподілення електроенергії, газу та води; будівництво; діяльність транспорту та зв'язку, визначені за переліком органів державної статистики	Органу державної статистики за місцезнаходженням	не пізніше 31 січня року, наступного за звітним
7.	Анкета вибіркового обстеження населення з питань економічної активності (15.10.2003 №344)	1-ЕАН	один раз на місяць	Статистики з проведення вибіркових обстежень населення (домогосподарств)	Головним управлінням статистики в Автономній Республіці Крим, областях, місті Києві та Управлінню статистики у місті Севастополі	до 5 числа після звітного місяця
8.	Анкета домашнього господарства (15.10.2003 №344)	2-ЕАН	один раз на місяць	Статистики з проведення вибіркових обстежень населення (домогосподарств)	Головним управлінням статистики в Автономній Республіці Крим, областях, місті Києві та Управлінню статистики у місті Севастополі	до 5 числа після звітного місяця

Дата добавления: 2015-07-18