Протокол

Протокол — документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і мета проведенню зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх_, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Протоколом оформляється також діяльність слідчих органів, органів охорони громадського порядку і т. д.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, котра за­свідчує той чи інший факт, тобто штатні секретарі відповід­них органів або обрані на засіданні (на зборах, конференції) секретарі, або секретаріати, а підписують голова і секретар робочої президії або голова і всі члени комісії.

За способом і повнотою напису протоколи поділять на групи:

1. Стислі, в яких фіксуються лише ухвали,

2. Повні, які, крім ухвал, містять виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, в яких усі виступи записано дослівно.

Реквізити:

1) назва виду документа (протокол);

2) порядковий номер протоколу;

3) назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

4) назва підприємств, організації;

5) дата, місце проведення зібрання;

6) кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

7) посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конфе­ренції, наради (голови, секретаря, членів президії);

8) порядок денний. Питання має бути сформульовано в називному відмінку;

9) текст;

10) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11) підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Для окремих видів протоколів обов'язкові такі додаткові реквізити, як гриф затвердження та гриф погодження.

Текст протоколу, складений за виступами учасників зібрань, має бути стислим, точним, лаконічним. Він складається з розділів відповідно до пунктів порядку денного. Кожен розділ містить три позиції, які формулюються так: СЛУХА­ЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово СЛУХАЛИ пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання і ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка у називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища ста­вити тире й викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Наявний текст доповіді необхідно позначити виноскою: Текст доповіді додається.

Далі занотовують питання та відповіді на них. Слова УХВАЛИЛИ, ВИСТУПИЛИ, СЛУХАЛИ треба писати (дру­кувати) великими літерами з нового рядка. Після них став­лять двокрапку.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виді­ляють у групи, позначені арабськими цифрами.

Стислі протоколи, в яких містяться тільки порядок ден­ний, прізвища доповідачів, котрі виступили в дебатах, і прий­няте рішення, рекомендується складати, наприклад, на опе­ративних виробничих нарадах. Не потрібні докладні прото­коли в тому разі, коли засідання стенографуються або запи­суються за допомогою магнітофона чи диктофона. Підписа­на головою і секретарем стенограма (фонограма) додається до протоколу. Такий прогресивний спосіб протоколювання (фонозапис за допомогою магнітофонів чи диктофонів) необ­хідно використовувати ширше. Це дає можливість не тільки дослівно записувати доповіді, виступи, питання і відповіді, репліки, а й слідкувати за реакцією учасників засідання. Важливе і виховне значення фонозаписів: у разі необхід­ності можна відтворити промови любителів обіцянок і т.д.

Зразок

Протокол № 10

12.12.98

с. Дібровка району області

Виробнича нарада

працівників бухгалтерії

Голова С.В. Марченко

Секретар А.М. Токарчук

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 1998 р. (інформація головного бухгалтера С.В. Марченка).

2. Вказівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку і звітності (повідомлення заступника головного бухгалтера М.Г. Руденко).

І. СЛУХАЛИ:

С.В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річно­го звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

С.П. Дмитрієв — вказав на проблему якнайретельнішої підготов­ки матеріалів звіту і заповнення таблиць.

Г.С. Яковенко — запропонувала організувати роботу в такий спо­сіб, щоб закінчити складання звіту до 10 січня 1999 р.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити вчасну підготов­ку й високу якість матеріалів звітів з виробничо-фінансової діяльності агрофірм за 1998 рік.

2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 1999 р.

II. СЛУХАЛИ:

М.Г. Руденко — вказівки й пояснення Держкомстату від 07.12.98 з питань бухгалтерського обліку в агрофірмах взяти до відома і ке­руватися ними.

Додаток: реєстраційний список на одній сторінці в одному при­мірнику.

Голова (підпис) С.В. Марченко

Секретар (підпис) А.М. Токарчук

Вправи на закріплення вивченого

Вправа 54. Напишіть протокол зборів студентів вашої групи з таким порядком денним:

1. Звіт старости групи про результати зимової екзаменаційної сесії.

2. Про розподіл стипендії.

Вправа 55. Виправте помилки в оформленні документа

Протокол № 3

12 квітня 2002р.

Присутні:

Відсутні:

Повістка дня:

1. Затвердження складу комісії по контролю дисципліни.

Слухали: Інформацію голови Лисенко В.І. про стан дисципліни в колективі та необхідність створення комісії по контролю дисципліни.

Виступили: Гавриленко І.Я., Іванова Г.Н.. Коваль А.П., Петренко А.Р.

Ухвалили: До 20.04.2002р. створити комісію по контролю дисципліни в колективі в складі 15 осіб. Список додається

Дата добавления: 2015-07-18